Een lezer vroeg me:
Op mijn werk gaat het hardnekkige gerucht dat het management monitort wat we met elkaar bespreken via Lync, het chatprogramma dat onderdeel is van Microsoft Office. Stel dat dit waar is, wat kunnen we daaraan doen?
In theorie zou het gerucht eenvoudig te verifiëren moeten zijn. Om ICT-handelingen van werknemers te mogen monitoren, is een ICT-reglement waar dat in uitgelegd staat verplicht. Je kunt dus het reglement erbij pakken en nagaan of erin staat dat men Lync (of in het algemeen, chatdiensten etc) mag monitoren.
Natuurlijk kan men dingen doen zonder dat gedocumenteerd te hebben maar dat is toch echt tegen de wet. Een werkgever mag geen privacy van werknemers schenden zonder een duidelijke gedocumenteerde basis. Doen ze dat toch, dan kan de werknemer een schadeclaim indienen mits hij kan onderbouwen welke financiële schade hij heeft.
Daarnaast is er altijd de eis dat de schending gerechtvaardigd wordt door een dringende noodzaak én dat de maatregel proportioneel en subsidiair is: het kon niet anders dan op deze manier.
Bij gericht monitoren van een medewerker die al is aangesproken op bv. ongepast taalgebruik of overmatig chatten kan ik me daar wat bij voorstellen. Maar bij het algemeen loggen en monitoren van iedereen zijn of haar chats eigenlijk niet. Het is haast per definitie niet proportioneel om alles te loggen of met alles mee te luisteren.
Het verbaast me wel eens dat dit soort dingen binnen een ICT context normaal lijken te zijn. Terwijl als je het vertaalt naar een analoge context het snel bizar wordt: welke directie gaat onder elk bureau een verborgen microfoon ophangen of met richtmicrofoons de kantine afluisteren?
Arnoud
Wat een wassen neus die wet. Natuurlijk heeft een werknemer geen directe financiële schade. Is dat echt de enige manier om het aan te pakken of kan zo’n bedrijf ook strafrechtelijk vervolgd worden?
Dat was ook mijn eerste gedachte. Het zou nuttiger zijn als er gewoon wettelijke boete bedragen vastgelegd worden voor dit soort activiteiten zodat ze het eerder uit hun hoofd laten. Maar dan nog, hoe bewijs je overtuigend dat er gemonitord wordt?
De werknemer heeft directe aannemelijke schade, op het moment dat aannemelijk is gebleken dat hij of zij door de surveillance is ontslagen, bijvoorbeeld. Alleen een boete volstaat dan niet.
Maar eens, de fikse boete zou bovenop de schadevergoeding moeten komen.
Maar hij heeft alleen die financiële schade als hij ontslagen wordt (of een promotie misloopt). Kortom, je mag inbreuk maken op de privacy van je werknemers als je er maar niets mee doet….
Er kan wel degelijk financiele schade ontstaan! Zo kan het zijn dat men de werknemer ontslaat of dat de werknemer zijn promotie of salarisverhoging misloopt. Ook kan het gebeuren dat de werknemer een negatievere beoordeling krijgt of dat men de werknemer gewoon probeert weg te plagen door allerlei rotklusjes aan hem uit te delen.
Alleen, als werknemer zul je vervolgens moeten aantonen dat dit alles ook daadwerkelijk gebeurt. En dat is lang niet altijd even eenvoudig.
In geval van ontslag op basis van dergelijke afgeluisterde gesprekken kan de kantonrechter een forse ontslagvergoeding opleggen. En deze kan hoog oplopen wegens een privacy-schending. (De vraag is natuurlijk ook of je nog wilt werken voor een werkgever die jou afluistert.)
Maar zoals altijd, als je werkgever “off the record” je chatsessies afluistert/monitort, dan kunnen ze dat niet rechtstreeks gebruiken om stappen te ondernemen, maar je wel extra in de gaten houden. En iedereen doet wel eens wat fout (een pen in je borstzakje laten zitten, is dat al bedrijfsdiefstal? ;))….
Ik vind ongevraagd in tekst van anderen neuzen echt in strijd met de beroepsethiek van de ICT-beheerder. Die gaat verder dan je je aan alle regels houden van de wet en je werkgever, Je zou een paar algemene regels kunnen formuleren, zoiets als de Eed van Hippocrates, maar dan voor ICT, en ICT-beroepsverenigingen doen dat ook wel … is er hier iemand die zoiets wel eens gebruikt?
Ok, ik zag de andere kant van de munt: Het chatprogramma is onderdeel van een programma gebruikt op het werk. Dit is geen MSN messenger waarbij je aan het chatten bent met een vriend in Belgie, alleen je collega’s hebben toegang tot dit chatprogramma. Ik neem dan ook aan dat dit chatprogramma bedoeld is voor gemakkelijk samenwerken aan documentatie of slides in MS Office. Lync is corporate software. Windows Live (voorheen MSN Messenger) is er voor privé gebruik.
Daarmee wordt het inzien van deze chats, hetzelfde als het lezen van notities gemaakt op een Word document (“hey, dit kan beter een kopje worden! — Marloes”). Ik vind dit redelijkerwijs onder ieder ander werk vallen wat door management/eigenaar nog even nagekeken wordt.
Even chatten in de pauze met een vriend in Belgie? Geen probleem, en volledig uw privacy honoreren. Wat je met je collega’s bespreekt aangaande Office documentatie hoeft geen geheim te zijn, mits je niet zit te klieren en kletsen over die chatfunctionaliteit.
Kortom, chatfunctionaliteit gekoppeld aan een werkprogramma, is als de oude papieren bulletin-board dat naast het koffieautomaat hing: Puur bedoeld voor open communicatie tussen werknemers.
Dus niet meer die rare opmerkingen over de stagaire over de Office chat: ze kunnen meegelezen worden. Buschauffeurs zullen ook niet gaan klagen als de centrale meeluisterd met de oproepen over de radio. Wel als prive-berichten naar huis worden afgeluisterd.
Zoals Arnoud al vroeg:
Hoewel Lync bedrijfs-software is, is het management nog wel steeds het personeel aan het afluisteren, wat niet veel anders is dan bewakingscamera’s en microfoons plaatsen door het gehele kantoor.Ik vind dit niet te vergelijken. Is het management ook het personeel aan het afluisteren door de Word documenten op de shared server in te zien? Hier staan ook notities op. Hier is vast de relevante chat- en maildiscussie aan gekoppeld.
Het is geen verborgen microfoon, het is een digitaal bulletin-board bedoeld voor werkgerelateerde discussies. Daar hoort geen privé discussie op. Doe je dat wel, dan ben je aan het klieren in de baas haar tijd.
En ja, al hangt er geen richtmicrofoon in de kantine, als je je daar negatief uitlaat over management, of een gevoelige privé-opmerking maakt, dan komt dit wel uit. We hebben nog altijd roddelen op de werkvloer.
Afluisteren van MSN privé chats? Niet keurig. Inzien van werkgerelateerde chats? Keurig werk.
Stel men neemt een vergadering op, zodat men geen notule’s hoeft te maken. Is dat afluisteren? Of gewoon modern werken? Zolang je geen privé verhalen gaat ophangen tijdens een werkvergadering is er niets aan de hand. Zolang je de Office chatfunctionaliteit niet misbruikt om privé gesprekken te gaan voeren of je betaalde tijd te doden, is er niets aan de hand.
Een duidelijk ICT-reglement is hier op de plaats. Ik zou dan Lync niet meenemen onder privé-chat software en duidelijk stellen dat dit bedoeld is voor werkgerelateerde communicatie tbv Office documenten.
Niemand schrikt ervan als deze communicatie wordt gemonitored, mits ze niet hebben lopen klieren. Er is in deze ook een verantwoordelijkheid voor en “common sense” nodig bij de werknemer.
Ik ben totaal tegen afluisteren, en heb in deze ook een collega onterecht ontslagen zien worden, toen haar MSN gebruik gemonitored werd (niet in de zin van het lezen van berichten, maar de activiteit die liet zien dat ze tot 2 uur per dag bezig was met MSN). Maar om nu alle werkgerelateerde communicatie als potentieel afluisterbaar te beschouwen gaat mij veel te ver.
Maar daar zit de kern. Je wéét dat er soms privégesprekken plaatsvinden op die chat. Net zoals er wordt gechat in collega’s hun kamers, in vergaderzalen of bij de koffieautomaat. Als we nu in een vergaderzaal een microfoon ophangen “want vergaderzalen mag je niet misbruiken voor privéconversaties” dan zou dat toch een tikje gek overkomen.
Ik denk dat ik een lagere verwachting van privacy heb (bij gebruik van werk software). Omdat ik niet verwacht dat een Office chatprogramma privé zal zijn, zal ik die privé gesprekken daar niet voeren.
U ziet daarentegen de pragmatische kant: Dit wordt gebruikt voor gesprekken en sommige daarvan zullen nu eenmaal privé zijn. Ik kan mij hier ook wel in vinden.
Ik vindt de vergelijking met de buschauffeur nog wel een goede. Deze voeren privé gesprekken in de kantine en in de bus met collegas. Echter ze weten dat het radionetwerk puur voor oproepen is bedoeld, en dat ze een waarschuwing krijgen als ze dat misbruiken voor een privé-gesprek, daar de centrale (mangement) meeluisterd. Daar is dus een duidelijke scheiding aangebracht: babbelen met collegas of thuis gaat over een app geinstalleerd op een eigen device.
Privacy verwachtingen moeten goed gemanaged worden. Het is natuurlijk ook geen fijn idee als afluisteren als een gerucht over de werkvloer spookt. Het management moet eerlijk zijn en open kaart spelen. Zolang deze duidelijk stellen dat deze communicatie werkgerelateerd is, en gemonitored wordt, moet dit kunnen. Open kaart spelen werkt dan ook twee kanten op: een werkvloer moet geen geheimen hebben voor management.
Privacy is niet iets dat je aan en uit kunt schakelen. Privacy heb je in principe 24/7. Natuurlijk moet je oppassen als je negatieve opmerkingen maakt over je werkgever of collega’s maar dat moet je sowieso, of het nou wel of niet op enige wijze wordt opgenomen. Maar of je nou Lync gebruikt om met een collega te chatten over je kinderen of dat je dit in de kantine doet, dat zou in principe niet veel moeten uitmaken. En dan kun je wel beweren dat je kletst tijdens werktijd, maar je hebt gewoon recht op pauses. Daarnaast, tegenwoordig hebben veel mensen een baan waarbij ze niet continu hoeven te werken. Een telefoniste heeft even tijd over zolang er maar niemand belt. Een baliemedewerker heeft dat ook als er even geen klanten zijn. En zelfs een software ontwikkelaar heeft momenten waarbij hij moet wachten op het resultaat van een compilatie of een test waarin hij even iets anders kan doen. Zelfs een buschauffeur kan tijdens de rit een babbeltje maken met een passagier of even handsfree bellen met een collega, vriend of partner. De werkgever zal richtlijnen moeten opstellen voor de situaties waarbij de werknemer dus geen privacy heeft. Chats via lync, email en andere zaken kunnen daaronder vallen, mits het voor de werknemer duidelijk is. Maar als er niets is vastgelegd, dan gelden al die communicatiemiddelen als prive, ook al behoort het tot de zakelijke software. De werknemer heeft dan een gevoel van privacy, dat je als werkgever onterecht ontneemt door alsnog af te luisteren.
Overigens kan een werkgever nog steeds een werknemer ontslaan op basis van het heimelijk opnemen van dergelijke gesprekken. Ook al is de opname illegaal, het kan nog wel als bewijs worden gebruikt. Je zou dit dan misschien bij de kantonrechter kunnen verklaren dat je een dringende reden had om heimelijk de gesprekken vast te leggen. Maar of de kantonrechter het accepteert?
Er zijn overigens prima redenen om “geheimen” te delen op de werkvloer. Bedrijven worden regelmatig overgenomen of moeten bezuinigen. En roddelen over collega’s die het “met elkaar doen” kan ook voorkomen. Het roddelcircuit binnen een bedrijf schept een band tussen collega’s en kan helpen om teams te versterken. Maar ik ga er van uit dat de meeste managers hier niet willen gaan meeluisteren omdat wat ze dan horen niet al te fraai hoeft te zijn… Voor de duidelijkheid, ik heb bij bedrijven gewerkt die failliet gingen en dan merk je dat het personeel extra onrustig wordt en er meer geroddeld gaat worden. Maar de werkgevers weten dat ze moeten besparen op de onkosten dus proberen ze allerlei excuses uit om personeel te kunnen dumpen. Bij voorkeur zonder dat dit een ontslagvergoeding vereist. Zo werkte ik voor een bedrijf dat diverse personen voor allerlei nep-redenen probeerde te ontslaan. Helaas voor dat bedrijf gingen die ex-werknemers allemaal naar de kantonrechter en kregen van de rechter gelijk. Het resultaat was dat ze nu zoveel aan ontslagvergoedingen moesten uitbetalen dat het bedrijf gewoon sneller failliet ging. Gelukkig zorgde het interne geroddel ervoor dat veel medewerkers allang op zoek waren gegaan naar een andere baan, nadat ze van de ex-werknemers hoorden hoe slecht het uiteindelijk ging met het bedrijf. Als medewerker is dat geroddel dus belangrijk om een indruk te krijgen van de gezondheid van je bedrijf. En als je werkgever zich daarin mengt ga je valse signalen ontvangen, dus privacy is zeer wenselijk bij dergelijke discussies…