Op 13 november organiseert de Vereniging Informaticarecht Advocaten een studiemiddag/avond over open source software (meelezende advocaten: 5 PO punten!). Drie keer raden wie er over GPLv2 versus GPLv3 mag komen vertellen.
De organisatie was zo vriendelijk mij na de borrel en het diner in te plannen, dus dat kan nog leuk worden.
Arnoud
Op 1 november 2008 organiseert Wikimedia Nederland de vierde
Wikimedia Conferentie Nederland, en ik ben uitgenodigd om te spreken over het auteursrecht onder de titel “Verleden en toekomst”.
Ik vind dat ook een mooie titel. Nu nog een mooie presentatie erbij. Hebben jullie suggesties? Waar moet het naartoe met het auteursrecht?
Arnoud
Mijn boek mocht een prominente rol spelen in de presentatie Delen 2.0 van Liesbeth en Marina, gemaakt voor de OCN 2008 conferentie. Bekijk de slides en maak uw volgende Powerpoint presentatie ook zo!
Marina en Liesbeth leggen uit:
Het is een verhaal over de manier waarop wij informatie 2.0 - die WIJ maken en gebruiken - móeten delen volgens de wet. Niet om het heffende vingertje op te heffen maar om internetgebruikers een steuntje in de rug te geven om ook daadwerkelijk actie te ondernemen als hun rechten met voeten getreden worden. Naast een vogelvlucht langs onze rechten en plichten wilden wij met deze presentatie vooral de geest prikkelen. Wat voor rol spelen jij en ik eigenlijk in de vorm die het internet nu heeft en vooral ook: welke rol kúnnen we spelen?
Arnoud
Powerpoint zondag: een serie artikelen over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.
Deze keer een wat kortere Powerpoint zondag. Op het fantastische presenteerblog Presentation Zen verscheen onlangs de prachtige observatie dat IKEA billboards eigenlijk hele goede slides voor een presentatie zijn. Een mooi voorbeeld:
Weinig tekst, een grote afbeelding en vooral veel ruimte om alles tot zijn recht te laten komen. Het is meteen duidelijk wat hier de boodschap is. En datzelfde principe is ook erg nuttig bij presentaties. Vraag je bij elke sheet af, wat is de boodschap voor mijn publiek en hoe visualiseer ik dat met weinig tekst?
En doe het vooral niet zo:
(Deze is natuurlijk nep.)
Arnoud
Powerpoint zondag: een serie artikelen over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.
Niemand zit te wachten op iemand die “iets gaat vertellen”. Je geeft een presentatie om een bepaalde boodschap over te brengen.“Iets vertellen” is geen boodschap. Je publiek moet iets gaan doen met wat je ze vertelt. Niet alleen maar een warm gevoel krijgen van het nieuwe mission statement of te weten komen wat de jaarcijfers zijn. Je wilt ze ergens van overtuigen.
De cruciale vraag is dus: waar komt je publiek voor? Welke vragen hebben zij, wat willen zij weten?
Voor je dus ook maar één sheet maakt, moet je dus weten wat je hoofdboodschap zal zijn. Waar moeten ze mee naar buiten gaan? Waarom moet het publiek weten wat ik ga vertellen? Dat wordt de centrale focus van je presentatie. Om een boodschap goed over te laten komen is herhaling essentieel. De hoofdboodschap moet dus steeds terugkomen.
De vuistregel voor de opbouw is vertellen, vertellen, vertellen. Vertel wat je gaat vertellen, vertel het en vertel wat je net verteld hebt.
Een veel gebruikte manier om die lijn in je boodschap te krijgen, is de verhaaltechniek. Stel dat je afdeling gaat verhuizen naar een nieuw gebouw en het jouw taak is om mensen te “informeren over hun nieuwe werkplek.” Hoe breng je daar nu structuur in aan? Zet een fictieve werknemer centraal en bespreek diens dag in het nieuwe kantoor.
Maria is een 32-jarige medewerkster van de administratie. Ze komt ‘s ochtends met de auto of de fiets: waar parkeert ze? Of als ze met de bus komt, hoe ver is het lopen vanaf de halte? Laat de parkeerplaats, de halte en het nieuwe gebouw zien op een satellietfoto van Google Earth.
Op haar nieuwe werkplek heeft ze nu eindelijk de ruimte voor al haar dossiers. Foto van haar oude werkplek met stapels paperassen, en de nieuwe met keurig geordende stapeltjes. Natuurlijk begint ze de dag met een kop koffie. Foto van de nieuwe automaat. Door naar het kopieerapparaat. Het lunchrestaurant. Het park voor de wandeling. Dit geeft een logische structuur aan je verhaal en gaat uit van het publiek. Zo wordt voor hen meteen duidelijk wat het nieuwe kantoor hen op zal leveren.
Deze aanpak heeft één nadeel: je moet oefenen, oefenen, oefenen in wat je gaat zeggen. En met oefenen bedoel ik niet: door je sheets bladeren en zeggen “hier ga ik vertellen over onze nieuwe producten, hier iets over het nieuwe kantoor en hier sluit ik af met de verwachte verkoopcijfers.” Zeg het. Zet de presentatie aan en houd je verhaal. Dan merk je wat eigenlijk overbodig is, wat de onlogische overgangen zijn en waar een extra sheet toch wel handig zou zijn.
Arnoud
(Foto teleprompter: Luc van Braekel)
(Foto bureau: koneude)
Powerpoint zondag: een serie artikel over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.
Sheets moeten laten zien waar je over praat. Dat betekent niet dat je alleen maar letterlijk mag tonen wat je vertelt. Je kunt je publiek juist beter prikkelen door een sheet te tonen die enig denkwerk vergt. Ik geef veel presentaties over octrooien en uitvindingen. Ik wil daarbij de juridische eis uitleggen dat een uitvinding niet voor de hand mag liggen, met andere woorden dat deze niet triviaal is. Dat onderwerp visualiseer ik zo:
Een andere manier om je publiek te prikkelen is het gebruik van citaten. Een relevant citaat �ver je boodschap is veel krachtiger dan een zin met je boodschap. Het dwingt je publiek om na te denken over waarom het citaat relevant is, en dat helpt ze bij het verwerken van je boodschap. Houd citaten wel kort. Je moet een citaat immers voorlezen, of uit je hoofd opzeggen.
Als je iets wilt laten zien bij het citaat, zorg dan dat de afbeelding relevant is voor het onderwerp van het citaat. Dus als je bijvoorbeeld Einstein?s citaat ?Alles moet zo simpel mogelijk gemaakt worden, maar niet simpeler? wilt gebruiken, laat dan eerder een apparaat met maar ��n knop zien dan Einstein?s hoofd. Of juist een apparaat dat overdreven simpel is:
Doorbreek clich�s. Een clich�beeld zet je publiek niet aan tot nadenken. Sterker nog, het kan storend werken omdat mensen het clich� herkennen en er op afknappen. Het grootste clich� over uitvindingen is natuurlijk de gloeilamp. Zulke presentaties beginnen dan ook altijd met een foto van een gloeilamp. Om dat clich� te doorbreken, begin ik zelf liever met deze afbeelding:
Dit zet mensen aan het denken. Eerst stellen ze zich voor dat iemand probeert met een lucifer zijn gloeilamp aan te steken. Dat roept het beeld op dat een uitvinding iets nieuws is, waar mensen nog helemaal geen verstand van hebben.
Arnoud
Presenteren is een show. Maar shows zijn lastig te geven als je de hele tijd achter je computer moet staan om op het knopje ?Volgende sheet? te moeten drukken. Gebruik daarom een presenter zodat je vrij rond kunt lopen. Deze handige apparaatjes passen precies in je hand en hebben losse knopjes voor ?volgende sheet?, ?vorige sheet? en vaak ook een laserpointer. Ze werken draadloos via een ontvanger die je gewoon in de USB-poort van je laptop steekt.
Presenters zijn er in vele soorten en maten. Mijn persoonlijke favoriet is de Atek Tote presenter. Deze is klein, ligt goed in de hand en heeft een wieltje aan de zijkant waarmee je door de presentatie navigeert. De meeste andere presenters hebben hier knopjes voor, wat het nadeel heeft dat je je vinger moet verplaatsen als je een andere knop wilt indrukken. Dat maakt het allemaal net iets minder intu�tief.
Drie andere populaire modellen zijn de Libra, Labtec en Keyspan presenters:
Het belangrijkste is om een apparaat te kiezen dat voor jou intu�tief werkt. Door je presentatie lopen moet zo glad mogelijk gaan.
Er zijn er ook met veel meer knopjes, zoals de Targus wireless multimedia presenter:
Ze doen me altijd denken aan de afstandsbediening van mijn televisie. Zo?n groot ding springt in het oog bij je publiek, en dat is nu net niet de bedoeling. Bovendien is bij zo veel knopjes de kans groot dat je op het verkeerde knopje drukt. En dat is wel het laatste wat je wilt middenin je presentatie.
Naast een draadloze presenter heb je natuurlijk ook een draadloze microfoon nodig als je rond wilt lopen. Probeer als het even kan een clip-on microfoon te regelen. Anders sta je met je presenter in je ene hand, en een microfoon in je andere hand, en dat is niet handig als je handgebaren wilt maken.
Bovendien krijg ik bij zo?n draagbare microfoon altijd het idee dat het publiek me voor Frans Bauer zal aanzien.
Arnoud
Plaatjes in een presentatie zijn erg verstandig. Wie de Powerpoint zondag-serie volgt, weet ondertussen wel dat ik het belangrijk vind om afbeeldingen te gebruiken in presentaties in plaats van tekst. Een afbeelding versterkt wat je zegt; een bolletje met tekst herhaalt het alleen maar. Gelukkig zijn er veel mensen die hier rekening mee houden en elke sheet opvrolijken met één of meer leuke plaatjes. Maar het is wel uitkijken met auteursrecht op afbeeldingen.
Ook het in het openbaar vertonen van een (kopie van een) afbeelding is namelijk inbreuk op het auteursrecht. Dat is een vorm van openbaarmaken. Je hebt daar dus toestemming voor nodig, tenzij je het echt in zeer beperkte kring doet:
Onder een voordracht, op- of uitvoering of voorstelling in het openbaar wordt mede begrepen die in besloten kring, tenzij deze zich beperkt tot de familie-, vrienden- of daaraan gelijk te stellen kring, en voor de toegang tot de voordracht, op- of uitvoering of voorstelling geen betaling, in welke vorm ook, geschiedt. Hetzelfde geldt voor een tentoonstelling (art. 12 lid 4 Auteurswet).
Het citeren van een stukje van een afbeelding mag natuurlijk wel, als je iets over die afbeelding gaat vertellen in je presentatie.
Als je afbeeldingen als hoofdonderwerp of versiering van een sheet gaat gebruiken, dan moet je toch echt toestemming vragen. Of gebruik gratis stockfotosites zoals stock.xchng die je die toestemming bij voorbaat geven. Creative Commons-afbeeldingen bij Flickr zijn ook een dankbare bron voor beeldmateriaal in presentaties. En zolang je het beeld alleen laat zien en niet uitdeelt, hoef je alleen een bronvermelding te geven.
Meer tips en uitleg in mijn videopresentatie “Plaatjes op je website”:
Arnoud
Powerpoint zondag: een serie artikel over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.
Met de juiste grafiek kun je een boodschap snel en duidelijk aan je publiek overbrengen, schreef ik schreef ik vorige maand. Je kunt trends laten zien, verhoudingen of absolute aantallen. Hoef je eigenlijk maar één cijfer te laten zien, vraag je dan af of je niet beter een sheet met alleen dat ene cijfer kunt laten zien.
Als je trends of verdelingen wilt laten zien, dan kunnen staafdiagrammen of taartdiagrammen een goed middel zijn. De meeste andere diagrammen lenen zich niet goed voor sheets.
Staafdiagrammen gebruik je om aantallen te vergelijken, bijvoorbeeld verkoopcijfers per regio of bevolking per land. Verticale staven kunnen langer zijn dan horizontale, wat de impact vergroot. Met een zogeheten gestapeld staafdiagram laat je de opbouw van de afzonderlijke staven zien. Gebruik dan liever horizontale staven.
Gebruik staafdiagrammen als de gegevens duidelijk aan een moment of evenement te koppelen zijn. Bijvoorbeeld verkoopcijfers per kwartaal of per regio, of bevolking per land. Lopen de gegevens door de tijd heen, gebruik dan liever een lijngrafiek.
Met een taartdiagram laat je zien hoe groot de delen van een geheel zijn. Beperk je daarbij tot de vier of vijf grootste delen. Voeg in de grafiek zelf met grote, duidelijke letters toe wat we zien. Bij “Overig” of “rest” hoeft geen legenda, dat snapt je publiek vanzelf. Laat het belangrijkste deel er uit springen. Pas op voor het Pacman-effect.
Met lijngrafieken laat je trends zien. Een lijngrafiek is alleen vaak erg lastig leesbaar door de dunne lijnen. Je zou het gebied onder de lijn van een kleur kunnen voorzien, zodat je de groei duidelijk zichtbaar maakt. Heb je meerdere lijnen die door elkaar lopen, dan wordt het erg lastig daar een goede sheet van te maken. Visualiseer dan liever de conclusie en bewaar de lijngrafiek voor het bijbehorende artikel.
Lijngrafieken werken alleen als je op de horizontale as de tijd of iets dergelijks laat zien. Bij verkoopcijfers per regio is een lijngrafiek niet zo zinvol. Gebruik dan liever een staafdiagram.
Lijngrafieken zijn niet geschikt om precieze cijfers te laten zien. Als er één of twee hoogtepunten (of dieptepunten) in de grafiek zitten, kun je deze markeren met een tekstballon. Maar vraag je dan wel af of het zin heeft de hele lijngrafiek te tonen.
Een variant van de lijngrafiek is de stapelgrafiek. Deze splitst een trend uit naar de verschillende bijdragen. Zo kun je bijvoorbeeld laten zien hoe de omzet gegroeid is over tijd, en tegelijk waar deze omzet vandaan komt. Stapel niet te veel categorieën in je stapelgrafiek. Houd het bij de vier of vijf belangrijkste.
Een bellengrafiek gebruik je als je drie variabelen hebt. Op de X- en Y-assen komt bijvoorbeeld tijd en omzet, of omvang bedrijf en investering in duizenden euro’s. De grootte van de bellen geeft de derde variabele aan. Stel je meet van een aantal bedrijven het aantal octrooien dat ze hebben, en je wilt laten zien hoe dat zich verhoudt tot zowel de omvang van het bedrijf als hun investering in onderzoek en ontwikkeling (R&D). In een bellengrafiek ziet dat er dan zo uit:
De grootte van de bellen laat dus het aantal octrooien zien, en de positie in de grafiek geeft aan hoe groot het bedrijf is en hoe veel het investeert. Bellengrafieken kunnen snel complex worden, dus wees hier terughoudend mee.
Arnoud
Powerpoint zondag: een serie artikel over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.
Grafieken kunnen helpen overtuigen. Een grafiek kan je boodschap ook ondersneeuwen met irrelevante gegevens. De eerste vraag bij een grafiek is daarom altijd of je die wel echt nodig hebt. Vaak heb je uiteindelijk maar één cijfer nodig.
Stel je presenteert over parttime werken, en je wilt de boodschap kwijt dat 75% van de parttimers vrouw is. Dan kun je wel een grafiek laten zien met alle gegevens van het CBS, maar het kan ook zo:
Bij grafieken moet je duidelijk aangeven wat we zien. Powerpoint laat daarom standaard een losse legenda zien. In veel gevallen is het duidelijker om in de grafiek zelf met grote, duidelijke letters toe te voegen wat we zien. Bij “Overig” of “rest” hoeft geen legenda, dat snapt je publiek vanzelf.
Vermijd 3D-effecten. Door het perspectief wordt het vaak juist lastiger om te zien waar het om gaat in de grafiek. Staven kunnen bijvoorbeeld achter elkaar wegvallen.
Zet je belangrijkste observatie in de titel. Titels zijn vaak veel te beschrijvend. Dus niet “Verkoopcijfers derde kwartaal 2006” maar “Snijmachines: 3 miljoen verkocht”. En vraag je dan meteen af of je de grafiek nog wel nodig hebt.
Ook bij grafieken geldt: laat zien wat je vertelt. En dan bedoel ik niet er een stukje clipart naast zetten. Stel je wilt laten zien waar medewerkers hun tijd aan besteden. Een taartdiagram is dan de logische keuze. Om dat krachtiger te maken, kun je een plaatje van een klok de achtergrond van het taartdiagram te maken. Projecteer de taartpunten daar overheen.
Gaat het om geld, dan kun je de staven bijvoorbeeld vervangen door stapels munten, of de staven vervangen door zakken met geld die net zo hoog zijn als de staaf.
Laat geen tabellen zien. Nooit. Niemand kan dat lezen, sterker nog niemand wìl dat lezen. Maak er een grafiek van. Wil iemand per se de cijfers zien, dan kun je een geprinte versie van de tabel uitreiken.
De volgende keer: welke soort grafiek is wanneer het meest geschikt?
Arnoud
Copyright Arnoud Engelfriet - Some rights reserved - Powered by WordPress
