Is e-mail nou rechtsgeldig of niet?

Het blijft een regelmatig terugkerend onderwerp: de rechtsgeldigheid van e-mail. Voor veel mensen blijkt de digitale post toch een ongrijpbaar en daarmee onbetrouwbaar middel. Zeker bij techneuten denk ik dan, omdat die weten hoe triviaal e-mail te vervalsen is en hoe veel er fout kan gaan bij verzending van e-mail.

Hoofdregel uit de wet is: je maakt afspraken door het onderling eens te worden. De vorm waarin je dat doet, is niet relevant. Mondeling afspreken, per sms tot overeenstemming komen, via Whatsapp contracteren, bij de notaris een formele akte laten opmaken – hartstikke mooi allemaal maar in alle gevallen is er gewoon een overeenkomst.

De enige reden om dingen op schrift te zetten (met handtekening) is omdat je dan duidelijkheid hebt over wát de afspraken zijn. Een ondertekend geschrift heet een akte, en levert in principe dwingend bewijs op. De inhoud van de akte is de afspraak, klaar. Een akte kan ook digitaal, maar dat is wel moeilijker.

Wellicht is het een stukje cargocultisme dat voor de gedachte “bindende afspraak vereist papier” heeft gezorgd. Het begon dan met “laten we het op papier zetten, dan hebben we duidelijkheid & stevig bewijs”. En dan wordt de bedrijfsinterne regel of gewoonte ineens “de wet”: ja nee een contract moet op papier anders is het niet rechtsgeldig.

(Dit fascineert me bij facturen ook nog steeds. Met enige regelmaat meldt een afdeling finance me dat men niet openstaat voor e-facturen en of ik een factuur per post wil sturen. De vraag of ze dan even mijn pdf willen printen en in hun postvakje willen leggen levert vaak hilarische reacties op. Terwijl dat, plus een Postnl verzending, toch precies is wat ze vragen.)

Natuurlijk, je kunt als partij prima éisen dat jouw afspraken op papier moeten. Een mondeling akkoord mag dan niet. En in die context kan het relevant zijn of een geëmailleerde afspraak telt als “op papier”. In de praktijk zie ik daar eigenlijk nooit problemen mee bij de rechter. Je moet wel heel expliciet opschrijven “Elektronische geschriften beschouwen wij niet als ‘papier'” om een e-mailreactie te mogen negeren en papier te eisen.

En als laatste: ja e-mail is triviaal te vervalsen maar nee dat is géén argument om e-mail dan maar niet als communicatiemiddel of bewijs te erkennen bij de rechter. De rechter wil niet weten of e-mails vervalst kunnen wórden, hij wil weten of deze specifieke e-mail vervalst is. En daar kom je niet aan met “het kán”. Want dit is IT: alles kan. De discussie moet dus zijn, wie zou de vervalser dan zijn, waarom zou die dat doen, waar kunnen we dit aan zien en hoe reconstrueren we dan wél de werkelijkheid?

Arnoud

24 reacties

  1. Tegewoordig is het technisch gezien toch ook niet heel moeilijk om een papieren overeenkomst te vervalsen. Scannen, GIMP-en, printen. Iets meer werk dan een iemeel, maar vooral psychologisch, volgens mij.

  2. Is “cargocultisme” niet dubbelop? Als je het “cargo cult” noemt, betekent het al precies het zelfde.

    Want dit is IT: alles kan.

    Soms is het lastig dat alles kan, en zou je juist willen dat sommige dingen niet kunnen. Ik denk dat de waarde van cryptografie is dat het er voor zorgt dat niet alles kan.

    Denk je dat het goed zou zijn als mensen meer gebruik zouden maken van cryptografische hulpmiddelen, zoals digitale handtekeningen? Dit is misschien niet standaard nodig voor de rechtsgeldigheid, maar zou je dit toch kunnen afdwingen door in de algemene voorwaarden o.i.d. op te nemen dat je de geldigheid van digitale overeenkomsten niet erkent tenzij voorzien van een digitale handtekening?

    En hoe sterk sta ik als consument? Als ik gewoon zeg “nee hoor, ik heb niet via jullie website een duur abonnement afgesloten”, heb ik dan by default gelijk? Kan ik als consument ook algemene voorwaarden maken waar ik naar kan verwijzen?

    Misschien probeer ik hier een probleem op te lossen dat niet werkelijk (in significante mate) bestaat. Maar wat niet is kan nog komen: net zoals bij skimmen kan het een tijdje duren voordat criminelen een bepaalde vulnerability in het systeem beginnen uit te buiten.

  3. De vraag of ze dan even mijn pdf willen printen en in hun postvakje willen leggen levert vaak hilarische reacties op. Terwijl dat, plus een Postnl verzending, toch precies is wat ze vragen

    De factuur zoals deze in eerste instantie binnen komt geldt voor de belastingdienst als ‘brongegeven’ en moet als zodanig (in de originele vorm) binnen de administratie bewaard worden. Binnen een administratie die ingesteld is op papieren facturen is zo’n enkele digitale dus best lastig. Zelf printen van zo’n enkele factuur is geen optie, dat is geeft zogenaamde ‘afgeleide gegevens’, het originele digitale exemplaar moet dan nog steeds bewaard worden en (lastiger) makkelijk binnen de administratie terug te vinden zijn. Dus administratief gezien is zelf even printen en in het postvak leggen niet hetzelfde als op papier ontvangen.

    1. Ik zie echt met de beste wil van de wereld het verschil niet tussen dat ik zeg “gooi de mail weg” en de pdf uitgeprint per post stuur, en dat ik zeg “print de pdf en gooi de mail weg”. In beide gevallen zit het bedrijf met een factuur op een stuk papier. Dát is dan het brongegeven lijkt mij. (Nog even afgezien van hoe de belastingdienst er ooit achterkomt wie de pdf printte en in de map facturen stopte.)

      Bedoel je dat een zelf uitgeprinte factuur niet het “brongegeven” is en dus niet gebruikt mag worden? Maar dan gaat het óók mis als ik daarna de pdf per post stuur. Immers dat is dan een kopie van de reeds uitgebrachte digitale factuur.

      1. Ik zie echt met de beste wil van de wereld het verschil niet tussen dat ik zeg “gooi de mail weg” en de pdf uitgeprint per post stuur, en dat ik zeg “print de pdf en gooi de mail weg”. In beide gevallen zit het bedrijf met een factuur op een stuk papier. Dát is dan het brongegeven lijkt mij. (Nog even afgezien van hoe de belastingdienst er ooit achterkomt wie de pdf printte en in de map facturen stopte.)

        Waar jij (en velen met jou) volledig aan voorbij ga is het feit dat je als ontvanger aan moet kunnen tonen dat de factuur Autentiek en Integer is. Dat print de factuur en gooi de mail weg lijkt mij onverstandig omdat je op die manier de enigste wijze waarop je ook maar enigszins aannemelijk kan maken dat die factuur daaraan voldoet verwijder. Met de headers kan je in ieder geval aantonen dat de kans groot is dat jij die factuur niet naar jezelf hebt gestuurd.. Ik heb overigens aan een accountant wel eens gevraagd hoe je dat met zo’n gewone pdf dan zou moeten doen… het antwoord moet ik nog krijgen.

        Aan een factuur op origineel briefpapier wordt niet getwijfeld. Voor mij voldoende reden om van leveranciers te eisen dat zij op die wijze factureren. Wie het niet doet krijgt gewoon niet betaald. En dat werkt goed 😉

        De hele argumentatie achter digitaal factureren is een farce, het gaat alleen om besparen van kosten (postzegel+envelop+velletje papier). Voor de rest print iedereen die dingen nog gewoon uit. Pas als er daadwerkelijke digitale uitwisseling van gegevens bestaat gaat het voordelen krijgen. Dan ontvang je de factuur digitaal in je boekhoudpakket en kan je deze goed of afkeuren. Dus eigenlijk zoals vooral grotere bedrijven al met hun factuurstromen omgaan, maar zij scannen die veelal in. Overigens zijn er wel boekhoudpakketten die dappere initiatieven ontwikkelen, maar verder dan onderling zijn die vaak niet uitwisselbaar. Afijn.. laatste alinea’s soort van off-topic.. dat dan weer wel 🙂

        1. Merkwaardig. Een stuk papier met gedrukt bedrijfslogo is dus authentiek en integer, maar een PDF aan een mail vanaf bedrijfsmailadres is dat niet.

          Ik zit nog even in de wet te speuren. Art. 35b WomzB noemt die eisen van authentiek en integer, wel met een leuke twist:

          De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn gewaarborgd. De ondernemer bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd.
          Oftewel de bewijslast ligt bij jou dat jouw proces zorgt voor adequate authenticiteit.

          Jouw proces is dus “briefpapier is moeilijk te vervalsen dús deze factuur komt van het bedrijf dat erop staat”. Zit wat in. Mijn proces is “dit is een secure PDF die komt vanaf administratie@ictrecht.nl dús die komt van ons”.

          Verder zie ik nog

          Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.

          Dit lijkt erop te wijzen dat als je met inkoopnummers zou werken en geregistreerde leveranciers, je prima zelf de pdf van die leverancier mag printen. Immers dat inkoopnummer levert een betrouwbaar controlespoor op. Je wéét dat je ICTRecht moet betalen (inkoopnummer 481) en je hebt een pdf die dat zegt, onder verwijzing naar inkoopnummer 481. Dus klaar.

          1. Oftewel de bewijslast ligt bij jou dat jouw proces zorgt voor adequate authenticiteit.

            Dat is juist een deel van het probleem, je moet dus als klant je bedrijfsprocessen hierop aan gaan passen. Op zich geen punt voor een grotere onderneming, die werkt men vaak al met inkoopnummers. Alhoewel even snel telefonisch bestellen ook daar gebeurt. Maar in het MKB wordt dit vaak niet gedaan. Daar wordt een bestelling per e-mail of telefonisch geplaatst en heb je geen enkele manier om dat proces sluitend te maken. Dus ga je terugvallen op het bewaren van het bericht wat per e-mail is gekomen. Dat is dan ook nog eens te vervalsen of aan te passen..

            Jouw proces is dus “briefpapier is moeilijk te vervalsen dús deze factuur komt van het bedrijf dat erop staat”. Zit wat in. Mijn proces is “dit is een secure PDF die komt vanaf administratie@ictrecht.nl dús die komt van ons”.
            Met een factuur op papier wordt er in het geheel niet over authentiek gesproken. Men gaat er dan vanuit dat die factuur authentiek is. Ik zie genoeg pdf’s langs komen, het percentage ondertekend zit ergens tussen 0 en 1. Dat jullie dat wel doen wil niet zeggen dat iedereen dat doet. Kennelijk vond men het te lastig om dat als vereiste op te nemen terwijl ik dat eigenlijk een minimum standaard zou vinden.

            In geval van een controle kan je dus in principe tegen een fors probleem op gaan lopen als de inspecteur van mening is dat er een onvoldoende betrouwbare manier is om authenticiteit en integriteit vast te stellen. Kan je m.i. behoorlijk nat op gaan.

        2. Aan een factuur op origineel briefpapier wordt niet getwijfeld. Voor mij voldoende reden om van leveranciers te eisen dat zij op die wijze factureren.

          Veel leverancier kennen helemaal geen eigen briefpapier meer en printen gewoon een logo mee dat ook al in de PDF staat.

          Verder kun je met jou methode ook zowat niks meer on line kopen want daar krijg je gewoon geen papieren factuur. Soms krijg je achter nog een bon meegeleverd bij het product maar dat is niet de factuur maar ofwel een afleverbon ofwel een kopie van de originele digitale factuur (en dus niet de authentiek factuur waarop je betaald hebt).

        3. Kan je als klant wel eisen dat een leverancier op een specifieke manier zijn factuur indient? Als dat zo is dan ga ik eisen dat facturen voortaan op een stuk huid van de leverancier geschreven worden zodat met DNA testen de authenticiteit aantonen. Ik heb zo’n vermoede dat ik daar niet mee weg ga komen.

          1. Je mag eisen dat een factuur voldoet aan de wettelijke eisen. Zomaar extra eisen opleggen kan eigenlijk niet, hoewel je wel redelijke dingen in je algemene voorwaarden kunt opnemen. Oh, en natuurlijk de dingen die gebruikelijk zijn in de branche. Zoals dat ze je inkoopnummer op je factuur zetten.

          2. Kan je als klant wel eisen dat een leverancier op een specifieke manier zijn factuur indient?

            Ja dat kan. Ik heb klanten die van hun leveranciers eisen dat ze een bepaald type pdf per e-mail naar een bepaald adres sturen. Dan wordt het gehele traject van inlezen en inboeken automatisch verwerkt inclusief match aan inkooporders.

            Ook bij hun accountant heb ik de vraag omtrent bewijslast voorgelegd.. Hij had er geen verstand van omdat het niet zijn afdeling is 🙂

            Je kan dan wel alles eisen, maar het moet wel in het redelijke blijven. Op een stuk huid printen wordt vermoedelijk niet als redelijk gezien.

            1. Kan je als klant wel eisen dat een leverancier op een specifieke manier zijn factuur indient?

              Je kan het wel eisen maar een leverancier hoeft alleen maar te voldoen aan eisen die in de wet en regelgevign staan. Dus ook als je die factuur niet kan verwerken dan moet je die nog steeds gewoon betalen en ook binnen de afgesproken betaaltermijn. Een leverancier kan natuurlijk de factuur aanpassen om bijvoorbeeld een klant ter wille te zijn maar dat is dan een vrijwilige keuze binne een zakelijke relatie.

  4. De discussie moet dus zijn, wie zou de vervalser dan zijn, waarom zou die dat doen, waar kunnen we dit aan zien en hoe reconstrueren we dan wél de werkelijkheid?

    De 1e 2 zijn makkelijk lijkt me: Wie het aanpast zal er baat bij hebben omdat ze er baat bij hebben. Blijven dus de laatste 2 (belangrijker m.i.) over: HOE kun je zien of het is aangepast en wat was dan de oorspronkelijke text? De laatste is denk ik ook niet meer relevant in een rechtzaak, want als het dus geen juiste weergave van de werkelijkheid is is het toch geen bewijs meer?

    1. Ik had de situatie in gedachte dat A een e-mail overlegt en B zegt “dat mag niet, want e-mail is triviaal te vervalsen dus mag geen bewijs zijn”. Dát accepteert de rechter niet. Het argument “die mail die A overlegt is vals want” kan wél worden geaccepteerd, met concrete aanwijzingen dat deze mail vervalst is.

      En dan kom je uit bij wie en waarom. “Een hacker brak in mijn pc in en stuurde een dreigmail naar mijn baas” is niet heel sterk, maar “als u de vervolgmail erbij pakt die ze óók hebben ingebracht, dan ziet u onderaan de mailketen de échte eerste mail bungelen en die wijkt af van de zogenaamde eerste mail die ze hier overleggen”. Heb dat een keer als deskundige mogen zeggen, zelden zo’n verbouwereerde advocaat gezien.

      1. Als A een email naar B stuurt dan hoort in de map “verzonden items” van A een mail met dezelfde inhoud te staan als B ontvangen heeft. (Headers zijn geen deel van de inhoud.) Als B een vervalst mailtje als bewijsstuk introduceert, kan A zijn kopie laten zien, waarna experts zich mogen buigen over wie van de twee liegt. (En dan worden de headers wel van belang!)

  5. Een aantal mensen hapt precies in het argument dat in de openingspost staat. Als het mogelijk is om de factuur te vervalsen, dan is daarmee DUS automatisch de factuur niet meer bruikbaar als bewijs in je boekhouding.

    Ik lees juist uit Arnouds post dat dat niet zo is: Alleen omdat iets te vervalsen zou zijn, is het nog niet totaal onbruikbaar. Hetzelfde geldt nl voor faxen, fotokopiën, etcetera. Allemaal makkelijker te vervalsen dan het origineel. Toch vaak ruim voldoende voor de belastinginspecteur.

    1. Bij facturen geldt ook dat leverancier en ontvanger beiden een exemplaar met gelijkluidende inhoud horen te hebben. Neem bij ieder bedrijf een kleine steekproef die je bij de andere partij in de transactie controleert; waarschuw de FIOD wanneer er een verschil gezien wordt.

  6. Probleem is sowieso dat alles te vervalsen is. Een email is eigenlijk lastiger te vervalsen dan b.v. een papieren factuur. Immers, een beetje laserprinter kan briefpapier prima nabootsen. Maar de headers van een email vervalsen is iets waar je toch enige kennis bij nodig hebt. Aan de andere kant, het begrijpen van email headers is voor velen ook best lastig. Mijn moeder van 71 kan dat bijvoorbeeld niet. Maar we moeten niet vergeten dat het hier vrijwel uitsluitend over civiele zaken gaat. Bij het criminele recht (klinkt leuker!) wordt bewijs meestal wel aan wat zwaardere eisen getoetst. Als er enige twijfel is over de echtheid van een email of papieren factuur dan zal het niet gebruikt kunnen worden. Toch?

Geef een reactie

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren, <UL>/<OL> voor lijsten, en <em> en <strong> voor italics en vet.