Is een betalingsherinnering per e-mail eigenlijk legaal?

email-e-mail-elektronische-post-envelopEen lezer ontving een nogal dreigend klinkende mail, waarvan hij zich afvroeg of het wel legaal is:

U heeft factuur NCC1701 nog niet betaald, ondanks onze eerdere herinnering(-en), aanmaning(-en) en incassobrief(-ven). Via deze e-mail verzoeken wij u dringend het openstaande bedrag per direct te betalen. Alleen dan voorkomt u het opstarten van een gerechtelijke procedure met alle bijkomende kosten die dan voor uw rekening komen.

Ik heb bij zulke vragen altijd als eerste tegenvraag wat men bedoelt met ‘legaal’. Mensen indringend en dreigend met kosten aanzeggen dat je gaat procederen, is bijvoorbeeld legaal: als er betaald moet worden en dat gebeurt niet, dan mag je boos worden. En dreigen “ik ga naar de rechter en jij moet dan alle kosten betalen” is ook legaal.

Hier gaat het vooral over het feit dat de mail per eh mail werd verstuurd, in plaats van als plakje dode boom. Formele communicatie over incasso en rechtszaken moet toch via de post? Inderdaad: de wet eist dat een aanmaning schriftelijk gebeurt, en pas na zo’n aanmaning kun je gaan dagvaarden – en ja, die dagvaarding moet dan ook weer schriftelijk. (Er zijn een paar zaken geweest waarin een aanmaning per e-mail rechtsgeldig werd geacht, maar dat lijken toch echt uitzonderingen te zijn geweest.)

Als je de dreigtekst goed leest, dan klopt dat hier: “ondanks onze … aanmaningen en brieven”. Er zijn dus kennelijk brieven gestuurd.

Maar wat nu als alles per mail is gegaan? Formeel klopt het dan dus niet, maar ik heb daar steeds meer moeite mee anno 2015. We dóen alles per mail, en persoonlijk erger ik me steeds rot aan clubs die me papier sturen met belangrijke zaken. Waarom kan ik niet ergens tekenen en zeggen, doe me alles maar elektronisch, ook aanmaningen? (Dit gebeurt ook steeds vaker in die berichtenboxen en “kijk in Uw Mijn BladieBla punt ennel” diensten.)

Natuurlijk is er het risico dat e-mails kwijtraken. Maar dat vind ik het risico van de afzender. Dus, wat is het probleem met alles per e-mail of berichtenbox doen in plaats van met dode bomen?

Arnoud

33 reacties

  1. Natuurlijk is er het risico dat e-mails kwijtraken. Maar dat vind ik het risico van de afzender. Dus, wat is het probleem met alles per e-mail of berichtenbox doen in plaats van met dode bomen?

    Exact dat dus. Kwijt raken, niet ontvangen.. Toon maar aan dat de beoogde ontvanger het daadwerkelijk in de mailbox kreeg en er kennis van kon nemen.

    Ergo, dergelijk brieven doen wij nog braaf aangetekend + per gewone post + per e-mail.

    Het voordeel van een berichtenbox is dan weer wel dat de verzender aan kan tonen dat het bericht gelezen is, althans, als de ontvanger ingelogd is geweest en het bericht heeft gekregen.

    Nog even dit, met de toenemende hoeveelheid spam zgn van intrum justitia etc neemt de kans dat herinneringen/aanmaningen per e-mail niet worden gelezen toe. Dit lijkt mij slechts een beter argument om dan toch maar per post te versturen.

    1. Nog even dit, met de toenemende hoeveelheid spam zgn van intrum justitia etc neemt de kans dat herinneringen/aanmaningen per e-mail niet worden gelezen toe. Dit lijkt mij slechts een beter argument om dan toch maar per post te versturen.

      Niet alleen dat, de kans voor phishing e-mail neemt ook sterk toe. Zeker gezien de verzendmethode van bedrijven zoals interim (bulk e-mail provider). Zelf wordt ik helemaal gek van al die sites waar ik in moet loggen om facturen etc. te downloaden. De ABN is bijvoorbeeld een groot drama hierin. Stuur me gewoon een factuur en normaal bericht (per e-mail). Ik lees juist de berichten in bijv. de Financiele inbox never nooit niet. Kunnen ze zien dat ik het nooit heb gelezen en kan ik bij een eventuele geschil dit aantonen.

  2. Dat vind ik een goed argument: door de spam en fishing zijn de “echte” aanmaningen inderdaad niet meer als zodanig te herkennen. Persoonlijk gooi ik alles wat riekt naar bank, pakketpost en incasso onmiddelijk ongelezen in het digitale ronde archief. Aan de betreffende incassant de schone taak om communicatie via een zekerder methode aan te wenden. Je kunt me bellen, of inderdaad aangetekende post sturen.

      1. Mosterd na de maaltijd natuurlijk, maar ik zie deze posting vanwege een andere thread-upper: Starfleet Command stuur überhaupt geen facturen. “We work to better ourselves and the rest of humanity” en “Star Trek shows a post-scarcity society – the combination of practically unlimited energy (from antimatter/matter reactions focused through dilithium crystals) and replication technology means that in the Star Trek universe almost every want of humans can be produced without the need for capital or labour. “

        Er is dus helemaal geen reden om geld te vragen voor je eventuele arbeid, an ook geen reden om te betalen bij de bakker voor je brood. Dus waarom facturen sturen? Zie: https://www.quora.com/How-can-the-world-function-without-money-in-Star-Trek

  3. berichten boxen vind ik ondingen. Ik heb bijvoorbeeld 3 bankrekening accounts en moet bij alle 3 apart inloggen om de berichten te zien. Ik weet niet eens wanneer er een nieuw bericht is tenzij ik daar een berichten alert voor aanmaak (kan iig bij de rabo). Ze weten mijn email adres, dus wat is het probleem om het dan gelijk naar mijn email adres te sturen? Alleen kunnen zij dan niet controleren of je het gelezen (=lees geopend hebben) hebt. Doe dan maar per gewone post : lekker makkelijk dat alles op dezelfde deurmat valt. En inderdaad per email zal het eerder als spam worden gezien.

    1. Alleen kunnen zij dan niet controleren of je het gelezen (=lees geopend hebben) hebt.

      Dat is natuurlijk niet helemaal waar. Via email kun je een aflever- en leesbevestiging ontvangen. Dat laatste is door de eindgebruiker te blokkeren (doe ik ook, het gaat de verzender niets aan wanneer ik zijn/haar bericht lees), maar de afleverbevestiging wordt in mijn ervaring bijna door geen provider geblokkeerd, en daar kun je als eindgebruiker meestal niets aan veranderen. Je kunt dan in ieder geval met zekerheid zeggen dat een mail is afgeleverd op het beoogde emailadres. Ik vind dat een eindgebruiker zelf verantwoordelijk is voor het (regelmatig) controleren op de juiste werking van bijvoorbeeld een spamfilter. Je moet je mijns inziens nooit kunnen beroepen op ‘ik heb het niet gelezen want het was in de spambox terechtgekomen’.

      1. Ik denk dat het eerder in de beveiliging van de verbinding zit. Het gaat vaak wel om ‘gevoelige’ informatie waarvan je niet wilt dat het in verkeerde handen valt (al valt te betwisten hoe veilig een aparte inbox van bedrijven/overheid is)

  4. Email heeft een groter risico dan een Real-World adres omdat mensen vaak een email account bij hun provider krijgen en gebruiken maar geen “verhuisbericht” versturen als ze van provider wisselen en dus een nieuw email adres krijgen. Of mensen gebruiken hun werk-adres voor prive-mail en wisselen vervolgens van baan. Of mensen registreren een HotMail account en deze wordt vervolgens gehackt en ze nemen gewoon een ander email adres. Kortom, mensen veranderen hun email adres vaker dan dat ze verhuizen! En wie verhuist kan bij het postkantoor een verhuisbericht doorgeven en dan komt de post meestal weer bij het juiste adres aankomt. Bij email kan dat kennelijk niet of word er gewoon geen gebruik van gemaakt. Als je b.v. bij je werkgever of provider weggaat dan gaat deze meestal niet alle emails die na je vertrek binnenkomen nog even doorsturen naar je nieuwe adres. Bij je ex-werkmail mag je al blij zijn als niet je collega meteen door al die aanmaningen heen gaat bladeren… Kortom, als je aanmaningen per email verstuurt dan is de garantie dat deze ook aankomt meteen een stuk kleiner. Aan de andere kant, als iemand via Internet en email een bestelling heeft gedaan dan lijkt mij communicatie per email ook heel normaal. Dan heb je als klant het risico genomen dat je mailbox onbereikbaar kan worden.

    1. En wie verhuist kan bij het postkantoor een verhuisbericht doorgeven en dan komt de post meestal weer bij het juiste adres aankomt.

      😀 Wel eens geprobeerd die dienst van PTT Post? Ik wel, en ik meen dat ik er ook nog voor moest betalen, maar het resultaat was dat meer dan de helft van mijn post gewoon op het oude adres werd bezorgd. Een aanfluiting dus, die service. Het is beter om gewoon zelf een email of briefje naar iedere betrokkene te sturen. Grotere kans dat dat werkt naar mijn mening.

  5. Een berichtenbox lijkt me juist dubieus. Dan ligt het hele dossier bij de verzender. Die kan ook berichten verwijderen. Hij kan anti-dateren. Maar heel praktisch is de boodschap: kom langs dat we u een laatste waarschuwing kunnen geven. De verzender moet toch verzenden, niet zeggen ‘hier ligt een berichtje voor u klaar’?

  6. Ergo, dergelijk brieven doen wij nog braaf aangetekend + per gewone post + per e-mail.

    De enige keer in mijn leven dat ik een aangetekende brief verstuurde, een opzegging van een verzekering, ongeveer in 1981, kwam die nou net NIET aan. Alle andere post altijd wel. (Beetje gechargeerd, maar toch; met ontvangstbevestiging, dat is beter.)

  7. Inderdaad: de wet eist dat een aanmaning schriftelijk gebeurt, en pas na zo’n aanmaning kun je gaan dagvaarden – en ja, die dagvaarding moet dan ook weer schriftelijk. (Er zijn een paar zaken geweest waarin een aanmaning per e-mail rechtsgeldig werd geacht, maar dat lijken toch echt uitzonderingen te zijn geweest.)

    Bij het verschil tussen smaad en smaadSCHRIFT geldt toch ook een website? (Goed, strafrecht, niet civiel, is anders.) Dat is ook geen plakje boom maar lichtflitsjes of net iets uit het lood geslagen gezoem of gefluit of gepiep of wat het ook is.

    1. Lijkt me niet verstandig. Voor je het weet staat zo’n herinnering “per ongeluk” op zijn tijdlijn, en krijg je weer met smaad te maken. Bovendien zijn noch facebook noch forums communicatielijnen waarvan je blindelings kunt uitgaan dat ze dagelijks gebezigd worden.

  8. Heb hier een mail ontvangen waar ik echt het idee heb dat het een grote oplichting is, ik moet voor de 12de januari een bedrag van Jaarlijkse kosten: €11,49 Wettelijke incassokosten: €40,-

    Totaal: €51,49 met als afzender Vordering van: E-mail provider Nederland uit goederenlevering Factuurnummer(s): 4QZQ0-H3G78-9S5 7O0R0-H5F57-1H5 Wist tot nu toe niet dat je voor je emailaccount moest betalen,heb ook nooit enigelei rekening ontvangen, ben nog maar starter met de computer en weet niet wat ik hiermee aan moet,heeft iemand een goed antwoord voor me mvg marie-jose

    1. Vanwege je vraag neem ik aan dat je geen zaken hebt gedaan met een bedrijf dat zo heet.

      Ik neem aan dat je een internetabbo hebt; daar zit eigenlijk bijna altijd wel een emailadres bij. Dat adres wordt jou door je provider toegekend. En ik kan mij niet voorstellen dat jouw provider apart jouw emailadres in rekening brengt. Daarnaast, de afzender: Email-provider Nederland? Tja….dat doet ook al niet vertrouwd aan. En de Kamer van Koophandel kent geen bedrijf dat zo heet. Tot nu toe zou ik zeggen dat het (poging tot) oplichting is. Andere zaken waaraan je zulk soort oplichtingsmails kunt herkennen:

      • het afzenderadres. Dat zou normaliter een adres van de verzender moeten zijn (hier zou je iets verwachten van administratie@epn.nl, maar dat is al in gebruik door een ander (betrouwbaar) bedrijf). Staat daar een raar antwoordadres (bij hotmail, gmail, etc.) dan is het meestal foute boel.

      • als er links in het mailtje staan (niet op klikken natuurlijk) zullen bijna altijd alle links – dus ook die naar ‘vragen?‘, ‘uw factuur bekijken‘ enz. – naar hetzelfde internetadres wijzen.

      • oplichters zijn in mijn ervaring (ze worden helaas wel steeds beter) geen goede spellers. Controleer het mailtje op onlogische zinsopbouw en spelfouten. Geen garantie, want ook bij legitieme bedrijven heb je slechte spellers 🙂

      • wordt er aangeboden direct per UCash of UPay (er zijn er vast nog wel meer) te betalen? Dan is het zeker nep, want in Nederland gebruiken volgens mij alle bedrijven waarbij je online kunt betalen iDeal. Ik ken in ieder geval geen enkel fatsoenlijk bedrijf dat betalingen via zulk soort (schimmige) routes laat lopen.

      Hopelijk kun je hier iets mee. Je zult zelf moeten controleren of je echt geen contract bij een dergelijke aanbieder hebt. Ik weet niet wanneer je de mail hebt ontvangen, maar meestal heb je toch wel 14 dagen de tijd om te betalen. Als jij direct na ontvangst dit bericht hebt geschreven….een betalingstermijn van pakweg 2 dagen is wel erg verdacht. Voor meer informatie over wat wel (en ook niet) mag, zie hier: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/schulden/vraag-en-antwoord/hoogte-incassokosten. Kort gezegd: als jij geen eerdere aanmaning hebt gehad mogen geen incassokosten in rekening worden gebracht.

      1. Mijn emailaccout te verwijderen ,en verdere gerechtelijke stappen te ondernemen waarvan de kosten natuurlijk op mij terug vallen. Bij fraude helpdesk waren inmiddels ook verschillende telefoontjes en mails binnen gekomen van mensen die ook deze mail hadden ontvangen

        mvg marie

    2. Je kan ook even direkt (niet als antwoord op de mail, maar via de servicemail van de provider) navragen of deze mail bonafide is. Niets in de mail openen of direkt op de mail reageren.

      Wat bij mij de indruk wekt dat er hier frauduleus gehandelt wordt is het factuurnummer. Bovendien, de gezette termijn voor betaling is gewoon te kort. Waarmee dreigt men overigens, indien niet betaald wordt?

  9. En wat als je meterstanden hebt doorgegeven en daarvoor een amper gebruikt emailadres hebt ingevuld (verplicht veldje) naast uiteraard het klantnummer? Mag een schuldeiser dan-als de automatische incasso mislukt is- herinneringen sturen naar dat emailadres dat je ooit hebt ingevuld, terwijl dat niet de afgesproken/gangbare wijze van communiceren was? Is zo’n herinnering dan rechtsgeldig en mogen er na 14 dagen incassokosten in rekening gebracht worden? Zo kun je bijvoorbeeld ook meterstanden invullen voor een ander, bijvoorbeeld een oudere zonder computer en internet?

  10. Geachte heer Engelfriet, in 2009 heeft u een ander antwoord gegeven. Ik citeer: “Juridische vraag: Aanmaning per e-mail rechtsgeldig? woensdag 19 augustus 2009, 12:16 door Arnoud Engelfriet, 42 reacties

    Heb jij een uitdagende vraag over beveiliging, recht en privacy, stel hem aan ICT-jurist Arnoud Engelfriet en maak kans op zijn boek “De wet op internet”.

    Arnoud is van alle markten thuis, maar vindt vooral in technische / hacking vragen een uitdaging. De Juridische vraag is een rubriek op Security.nl, waar wetgeving en security centraal staan. Elk kwartaal kiest Arnoud de meest creatieve vraag, die dan zijn boek zal ontvangen.

    Vraag: Afgelopen weekend ontving ik een aanmaning van een incassobureau per e-mail op een hotmail.com account. Ik vroeg mij af in hoeverre zo’n e-mail rechtsgeldig is, mede gezien omdat men stelt dat men verdere juridische actie onderneemt indien er niet binnen 5 dagen gereageerd wordt op zo’n e-mail.

    Antwoord: “E-mail is niet rechtsgeldig” hoor je vaker, en het is bijna altijd een onzinnige opmerking. Er zijn namelijk in de wet vrijwel nooit eisen over hoe men met elkaar moet communiceren. Wie een bestelling wil plaatsen met rooksignalen, zit aan de afspraak vast zodra hij “10 kilo inktvis” rooksignaleert. Wie het liever op papier met kroontjespen en inkt doet, zit er aan vast zodra de afspraak op papier staat.

    Bij incasso geldt eigenlijk hetzelfde. Je moet je schuldenaar herinneren aan de openstaande vordering, en ook dat mag op elke manier. Nou ja, behalve op manieren die feitelijk neerkomen op stalking of bedreiging met fysiek geweld. Een e-mail is dus een prima medium om dat te doen. Er is één uitzondering en dat is de zogeheten ingebrekestelling. Wie meent dat iemand wanprestatie pleegt, moet die iemand “in gebreke stellen” voordat hij schadevergoeding kan claimen. En zo’n ingebrekestelling moet schriftelijk (art. 6:82 BW).

    Een ingebrekestelling per e-mail is dus “niet rechtsgeldig”, oftewel voldoet niet aan de wettelijke eisen en “telt” dus niet. Hoewel, er was 1 rechter die eigenlijk vond van wel. Op zich terecht wat mij betreft: we communiceren zo vaak per e-mail dat ik werkelijk niet zie waarom die ene brief nu per se op papier moet.

    Natuurlijk is er dan een risico dat de mail niet aankomt, of beter gezegd dat je dat niet kunt bewijzen. Maar dat risico vind ik niet genoeg om dan toch maar verzending van een dode boom te eisen. Er zijn allerlei manieren om te bewijzen dat een mail is aangekomen – al was het maar omdat de wederpartij reageert met “haha je stuurde e-mail, dat is lekker niet rechtsgeldig”.

    Arnoud Engelfriet is ICT-jurist, gespecialiseerd in internetrecht waar hij zich al sinds 1993 mee bezighoudt. Hij werkt als partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht. Zijn site Ius mentis is één van de meest uitgebreide sites van Nederland over internetrecht, techniek en intellectueel eigendom. In 2008 verscheen zijn boek “De wet op internet”.”

    1. Die blog uit 2009 was uit de tijd waaraan ik refereer met ” (Er zijn een paar zaken geweest waarin een aanmaning per e-mail rechtsgeldig werd geacht, maar dat lijken toch echt uitzonderingen te zijn geweest.)” In 2009 leek het er nog op dat dat de nieuwe lijn zou worden, maar dat viel tegen. In de praktijk kun je nog steeds een eind komen als je kunt aantonen dat de mail ontvangen is, maar juridische zekerheid is het niet.

  11. ik kwam in aanraking met huurwoninginnedereland [en ben een abonnement aangesmeerd waar ik niet om vroeg ]ik kon afmelden[binnen 7 dagen anders zat je eraan vast] via e mail maar mijn mail kwam niet aan via de telefoon netjes gemeld dat ik geen abonnement wens nu krijg ik aanmaning na aanmaning van een door hun ingehuurd incasso bureau genaamd stopdeurwaarde.nl[via de mail]. inmiddels weet ik dat heel veel mensen zo voor soms wel honderden euro,s het schip zijn ingegaan bij dit bedrijf moet ik dit zomaar betalen ?

Geef een reactie

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren, <UL>/<OL> voor lijsten, en <em> en <strong> voor italics en vet.