Mag een bedrijf de factuur alleen via een portaal aanbieden?

Een lezer vroeg me:

Is het toegestaan om facturen alleen als download te verstrekken, of moet je op verzoek ze per e-mail (of op papier) verstrekken?

De eerste vraag is of de klant een consument is of een bedrijf. Een consument heeft geen recht op een factuur (en de handelaar is niet verplicht een factuur uit te reiken). De consument moet alleen een betalingsbewijs krijgen. Dat mag natuurlijk opgemaakt zijn als factuur, maar formeel zitten er geen eisen aan hoe dit bewijs eruit moet zien of hoe het moet worden verstrekt.

Een bedrijf moet wel een factuur uitgereikt krijgen, maar de wet laat de keuze bij partijen of die elektronisch of op papier moet worden verstrekt. De klant heeft het laatste woord: elektronisch factureren vereist instemming van de wederpartij (art. 35b lid 1 Wet omzetbelasting 1968). Gelukkig voor de ondernemer kun je die instemming in je algemene voorwaarden bedingen.

Hoe je de elektronische facturatie vervolgens invult, is iets dat je vrij mag beslissen. Een e-mail is dus op zich mogelijk, maar als je de facturen liever in een portaal zet en de klant ze daar moet downloaden, dan is dat ook goed (tenzij de klant piepte toen hij dat in je algemene voorwaarden zag staan).

Zo’n online omgeving wordt door juristen als nuttig gezien, omdat je dan kunt bewijzen dat de factuur is gedownload en dus is uitgereikt. Ook voldoe je dan aan beveiligingseisen ivm privacy, een factuur kan immers persoonsgegevens bevatten. Het is buitengewoon irritant, maar irritatie is niet onrechtmatig.

Arnoud

21 reacties

    1. Het logische antwoord is dat de factuur uitgereikt wordt op het moment dat de klant de factuur downloadt. (De “box” bij de leverancier is wat mij betreft het “post uit” bakje van de leverancier.) Ontvangst bij uitreiking.

  1. Ik denk dat de vraag hier gaat om ‘facturen’ van een organisatie die voornamelijk consumenten als klant heeft, maar alle rekeningen in een online beschermde omgeving heeft staan. Om in die beschermde omgeving te komen moet je als klant vaak registreren en akkoord gaan met ‘aanvullende´ algemene voorwaarden, zoals het doorverkopen van je gegevens aan adverteerders. Ga je daar niet mee akkoord, kom je die omgeving niet in.

    Wat er dan vaak gebeurt is dat rekeningen uitsluitend in die beveiligde omgeving worden gestopt en klanten zelf maar mogen uitvissen of ze nog een openstaande factuur hebben staan, in plaats van herinneringen te sturen per post of e-mail. Als je dan als klant niet inlogt dan kun je gewoon een boze brief van een incassobureau krijgen voor zaken die ‘uit het niets’ ontstaan zijn. Tsja, had je maar in “Mijn Zorgverzekeraar punt enel” moeten kijken.

    De vraag lijkt me dan ook of een betalingsverplichting (of aanmaning) als een push-bericht moet worden aangeboden of dat een pull-model waar de klant zelf naar moet gaan zoeken ook mag. En of aanvullende voorwaarden, zoals een ‘privacyverklaring’ dan ook mogen of niet.

    1. De bewijslast blijft bij de ondernemer dat de factuur de klant bereikt heeft. Push of pull doet er niet toe, het gaat erom of het bericht is aangekomen.

      Het lijkt me dat als de klant aantoonbaar niet geregistreerd heeft, het bedrijf niet kan stellen dat de betaling te laat is. Dan erken je toch als bedrijf dat de facturen de klant niet bereikt hebben, zodat deze niet kán weten dat hem een betalingsplicht opgelegd is?

      (Een alternatieve route is al die voorwaarden vernietigen wegens onredelijkbezwarendheid, maar dan is je privacy al afgetapt natuurlijk.)

      1. Helaas is het dan weer aan de klant om de faktuur te betwisten als de deurwaarder aanbelt en de klant van niets weet. En een klant die al half blut is, heeft weinig geld om een rechtsgang te bekostigen dus die moet maar gewoon bukken en zich laten naaien. Want je zal nooit even veel juridische slagkracht hebben als een grote organisatie die zich met 200 pagina’s aan juridisch jargon hebben ingedekt.

        In zo’n situatie is er een groot verschil tussen je recht hebben en het ook echt krijgen.

          1. En als je “uitspraken.rechtspraak.nl” volgt dan zie je dat een consument (ook zonder advocaat) bij de kantonrechter vaak gelijk krijgt als blijkt dat het bedrijf van de financiële administratie een zootje gemaakt heeft.

  2. Zo’n online omgeving wordt door juristen als nuttig gezien, omdat je dan kunt bewijzen dat de factuur is gedownload en dus is uitgereikt.

    Hoe bewijs je dat dan? Is er sprake van een onafhankelijke getuige?

    1. De klant kan de software van zijn factuurdownloadservice laten voorzien van relevante logging (klant X heeft op tijdstip Y een succesvolle download van factuurbestand Z uitgevoerd) en die functionaliteit laten certificeren door een onafhankelijke audit.

  3. Er ontstaat natuurlijk wel een probleem van bewijslast. De verkoper kan bij wijze van spreken de factuur aanpassen (correctie formele gebreken, kwaadwillende aanpassing van het bedrag) in zijn eigen portal. De koper heeft dan een gedownloade versie. Maar er zijn dan twee verschillende versies van dezelfde factuur. Bewijs maar eens welke de ‘echte’ is.

  4. Een andere vraag: Een bank heeft facturen alleen nog via de digitale omgeving (mijn internetbankieren). Als de klant dat zijn factuur “vergeet” te downloaden, en vervolgens zijn rekening opzegt en geen toegang tot de facturen meer heeft, zijn de facturen dan “uitgereikt”? Met vriendelijke groet, Willem

    1. Ik heb dezelfde vraag (als ondernemer), maar dan met een telecomprovider als leverancier. Een aantal facturen heb ik niet “op tijd” (binnen 18 maanden) gedownload, en nu zijn deze niet (meer) beschikbaar in de digitale omgeving van de telecomprovider. Feitelijk zijn deze facturen dus nooit aan mij uitgereikt, althans, ze hebben mij nooit bereikt. Nu vraag ik de telecomprovider om deze facturen alsnog te verstrekken en wordt ik geconfronteerd met (vrij hoge) administratiekosten omdat het uit een archief zou moeten komen. Ik ben van mening dat ik recht heb op kosteloze verstrekking van deze facturen, te meer omdat ik ze nooit heb ontvangen en hier dus niet sprake is van het opvragen van een kopie omdat ik het origineel zou zijn kwijt geraakt o.i.d. Als deze nou (eveneens) per e-mail waren uitgereikt, dan was het een ander verhaal.

      Is er jurisprudentie of een wettekst dat ik kan gebruiken om de telecomprovider te sommeren mij deze facturen kosteloos te verstrekken?

  5. Vraagje: Wij als bedrijf nemen een abonnement af bij een ander bedrijf. Dit wordt automatisch geïncasseerd. Wij ontvangen hier geen facturen van maar hebben deze wel nodig voor onze boekhouding. Wat vreemd is want het gaat om een abonnement welke enkel door bedrijven gebruikt wordt en niet door consumenten, dus ieder heeft deze factuur nodig. Ik ontvang deze facturen enkel als ik een mailtje stuur naar de klantenservice en moet ze iedere keer zelf opvragen. Het verzoek deze facturen ‘automatisch’ te versturen wordt afgewezen. Mag dit wel?

  6. Facturen beschikbaar stellen (business to business) is mijns inziens niet alleen klantonvriendelijk, maar ook niet werkbaar. Als je als bedrijf (klant) veel leveranciers hebt, moet je ten eerste overal log-in gegevens opslaan (die je weer om de zoveel tijd moet wijzigen) en telkens je facturen ‘gaan halen’ op een platform. Dat schiet niet op en is simpelweg niet te doen. Je moet facturen gewoon kunnen inlezen anders ben inefficiënt bezig. Dan komen de betalingen ook sneller binnen. Daarnaast vind ik het vrij simplistisch als je als leverancier een mail stuurt dat de factuur klaar staat. Oftewel ga zelf maar halen. Stuur de factuur dan gewoon mee als je toch mailt. Het feit dat het ‘stiekem’ in de voorwaarden kan worden opgenomen slaat naar mijn idee ook de plank mis. Zoiets overleg je met je klant en daar ga je niet naar verwijzen. Last but not least. Stel de leverancier gaat failliet; het platform met facturen is ineens onbereikbaar. Een kopietje ophoesten (wat je normaliter vanuit je mail kunt) gaat nu ineens niet meer.

Geef een reactie

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren, <UL>/<OL> voor lijsten, en <em> en <strong> voor italics en vet.