Wat moet je geregeld hebben als je als ICT-ondernemer komt te overlijden

Misschien een luguber onderwerp, maar wel iets waar je zakelijk over na moet denken als je een bedrijf hebt. Zeker als je ook personeel of partners hebt, want die worden dan geraakt in hun bedrijfsvoering. Natuurlijk speelt dit bij iedere ondernemer wel, en niet alleen bij ICT-ondernemers, maar er zijn wel een paar speciale aandachtspunten die voor ICT-dienstverlening uniek zijn. Maar het belangrijkste is: denk er over na en regel het ruim voordat het een issue zou kunnen gaan worden. Want anders is het voor je collega’s, personeel of nabestaanden een bijzonder complex, confronterend en ook duur traject.

Het hangt van de rechtsvorm af wat er gebeurt met je bedrijf als je overlijdt. Ben je een eenmanszaak, dan houdt deze op te bestaan na overlijden. Je kunt dat anders regelen, door in je testament op te nemen hoe het verder moet met de onderneming en de bijbehorende bedrijfsmiddelen. (Die zijn namelijk deel van je privévermogen.) Bij een vennootschap onder firma hoort in het VOF-contract te staan wat er gebeurt als een vennoot overlijdt. En bij een besloten vennootschap gaat het primair over de eigendom van je aandelen. Vaak is vastgelegd dat deze naar de andere vennoot gaan, al dan niet tegen een afkoopsom. Maar ga na hoe je wilt dat het verloopt, en leg dat vast.

Een speciaal punt van aandacht voor ICT-ondernemers is je auteursrecht. Wanneer je als directeur software maakt, of andere werken waar auteursrecht op rust, dan is niet gezegd dat die rechten aan je bedrijf toekomen. Je bent geen werknemer, dus de gewone regel “het is voor werk, dus het is van werk” gaat hier niet op. Heb je niets geregeld in je testament of in een aparte ondertekende akte, dan is het mogelijk dat je auteursrechten naar je erfgenamen gaan in plaats van naar de collega of partner die het bedrijf voortzet. Dat is natuurlijk bepaald onhandig.

Regel dus expliciet (en met handtekening) dat de rechten bij de juiste entiteit komen te liggen. En let op: een algemene zin in je VOF- of managementcontract dat alle bedrijfsmiddelen of “resultaten van vlijt en inspanning” overgaan naar het bedrijf, is niet genoeg. Een auteursrecht draag je alleen over als concreet is vastgelegd om welk werk het gaat. En er moet een handtekening onder staan.

Daarnaast heb je als bedrijf vaak de nodige accounts bij diensten van derden. Dat kan iets simpels als de bedrijfs-Twitter zijn tot een SaaS-dienst waar je als bedrijf van afhankelijk bent. Misschien betaal je die nog steeds met je privé-creditcard, omdat dat handiger was toen je begon. Zet dat even om naar een zakelijke betaalmogelijkheid, net als het gekoppelde telefoonnummer voor accountherstel. En bedenk een manier om het wachtwoord veilig beschikbaar te hebben voor je zakenpartner(s) die met je bedrijf doorgaan.

Bij je zakelijke social media wil je misschien het wachtwoord niet delen. Wat moet een collega immers met jouw Linkedin? Maar wat moet er dan met die dienst gebeuren? Wie gaat namens jou dan het account bevriezen of opheffen? Er is een procedure voor maar misschien is het makkelijker om toch het wachtwoord ergens vast te leggen, zodat iemand bij overlijden snel het account weg kan halen, of juist een bericht kan plaatsen van overlijden.

Hebben jullie nog meer tips?

Arnoud

10 reacties

  1. Hmm lijkt erop dat mijn vorig werkgever het toch goed gedaan heeft. Vorige week weer eens negatief in het nieuws. heeft zijn hele onderneming 16 000 man verdeeld over twee stichtingen. Ict en ingenieer-bureaus, zodat bij zijn overlijden er geen of zeer weinig geld naar de staat gaat en de bedrijven ‘gewoon’ door kunnen draaien zonder dat de belastingen een spaak in het wiel kunnnen steken.

  2. Denk ook na hoe de dienstverlening voor je klanten door kan gaan. Ook als je alleen werkt in het bedrijf of een rol hebt die moeilijk over te nemen is. Denk daarnaast niet alleen aan overlijden, maar ook aan situaties dat je een periode niets voor het bedrijf kunt doen.

  3. Ik ben eigenlijk wel benieuwd naar wat je zelf allemaal geregeld hebt voor je site en je bedrijf. 😉 Wie gaat straks namelijk verder met blogposts schrijven als jij er niet meer bent?

    Maar uiteindelijk moet je je ook afvragen of je digitale eigendommen wel enige waarde hebben voor je erfgenamen. Focus alleen op de meest waardevolle accounts en dan langzaam verder naar de minder waardevolle accounts. En hou er rekening mee dat je opvolger er wel mee om moet kunnen gaan.

  4. Wanneer je als directeur software maakt, of andere werken waar auteursrecht op rust, dan is niet gezegd dat die rechten aan je bedrijf toekomen. Je bent geen werknemer, dus de gewone regel “het is voor werk, dus het is van werk” gaat hier niet op.

    Wel toch? In de aanduiding directeur-grootaandeelhouder (DGA) is het element ‘directeur’ toch een werknemersrelatie? Zo iemand moet zichzelf uit de BV toch salaris betalen, en daarover loonheffing en premies afdragen? Het loon mag niet te laag zijn, anders accepteert de belastingdienst het niet, dacht ik.

    1. De DGA heeft geen baas, hij is de baas. Als je naar de tekst van de auteurswet kijkt: er is niemand die hem zegt wat hij en hoe hij het moet maken, dus hij is persoonlijk eigenaar. (Zodra je in een BV met een meerhoofdige directie zit kun je het bestaan van een gezagsrelatie misschien aannemelijk maken.)

    1. Ik denk dat een bedrijf sneller gedupeerd is als ze feitelijk de dag na overleiden ineens met de nabestaanden om tafel moeten om te regelen dat ze de software (etc.) nog wel mogen gebruiken. Daarom dus ook; goed over nadenken en dingen afspreken.

      1. Het kan best dat het bedrijf gedupeerd is maar als je zaken overdraagt aan je bedrijf dan worden mogelijk je erfgenamen gedupeerd. Het lijkt me voor je erfgenamen beter als die wat voordeel hebben in bijvoorbeeld hun onderhandelingen met de overgebleven businesspartners over de financiele afwikkeling van de erfenis.

        1. Die onderhandelingen zouden toch gewoon niet eens nodig moeten zijn? Juist dat moet je dus geregeld hebben voor je mogelijke overlijden. Auteursrecht naar bedrijf (net als voor normale werknemers). Maar een belang in het bedrijf als erfenis aan je nabestaanden overdragen. Of zoiets.

  5. “Het hangt van de rechtsvorm af wat er gebeurt met je bedrijf als je overlijdt. Ben je een eenmanszaak, dan houdt deze op te bestaan na overlijden.”

    Is dat zo, want formeel is een eenmanszaak niets, maar werk je als privépersoon voor iemand. Kunnen de nabestaanden dan niet geconfronteerd worden met de kosten van niet nagekomen contracten.

Geef een reactie

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren, <UL>/<OL> voor lijsten, en <em> en <strong> voor italics en vet.