Een lezer vroeg me:
Op het forum van Security.nl las ik de vraag over een werkgever die in mailboxen van personeel zit en van daaruit ook in hun naam mail verstuurt. Mag dat zomaar?
Er is natuurlijk geen wet die letterlijk dit verbiedt. Dit is iets waar je vanuit de norm van goed werkgeverschap samen uit moet komen, en helaas is dat bij dit soort types vaak wat lastiger dan zou moeten.
Hoofdregel is dat de werkgever bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd. Hij moet daarbij rekening houden met de privacy van de werknemer, maar als hij alle uitgaande berichten wil screenen of zelfs wil dicteren wat er in je brieven moet staan, dan is dat binnen de redelijkheid gewoon zijn recht. Ook als jouw naam er onder staat.
Ongevraagd en zonder inspraak mails versturen uit naam van de werknemer vind ik een ander verhaal. De werknemer moet wel ongeveer weten wat er namens hem of haar wordt gezegd. Ik denk dus niet dat dat kan, tenzij er expliciet bij staat “verzonden door X uit naam van Y” of iets dergelijks.
Toegang tot de mailbox kan nodig zijn om die mails van klanten op te vangen, of om in oude mails te zoeken wat er in het verleden is gezegd. (Natuurlijk, dat kan ook in een centraal CRM-systeem of ticketsysteem zitten maar niet elk bedrijf heeft dat.) Daar moeten dan regels over worden gemaakt in het ICT-reglement, zodat de werknemer weet hoe en wanneer de werkgever toegang mag krijgen tot de mailbox. En die regels mogen niet zijn “de baas mag op ieder moment alles”, er moet wel enige nuance in zitten.
Arnoud
Als de baas je kan dwingen je naam onder een door hem opgestelde brief, of email, te zetten, dan kan hij je dus dwingen te liegen. Serieus, denk je echt dat dat, zelfs binnen bepaalde grenzen, mag?
En als hij uit jouw naam de klanten 95% korting belooft, en het dan op jou komt verhalen?
Natuurlijk kan je werkgever je niet dwingen om te liegen. Maar hij kan wel zeggen, hierbij de instructie de offerte van X te accepteren, stuur jij even bericht? Dan moet jij een bericht sturen dat je akkoord bent, ook al vind jij die offerte idioot en X een slecht bedrijf. Dat is toch dwang maar normaal?
Natuurlijk zit niet jij eraan vast en natuurlijk is er geen schade op jou te verhalen als X het verprutst. HEt bedrijf stuurt de brief. Je baas wil alleen dat jij als contactpersoon daar bekend bent. X wil dat ook, “op 5 juli zei uw medewerker CG dat jullie akkoord waren, dus graag betalen bedrijf!” Zonder naam bekt dat toch wat gek.
Hoe zit het eigenlijk als je werkgever zonder jouw medeweten uit jouw naam brieven verstuurt naar klanten, en je pas daarna vertelt dat hij dat gedaan heeft?
Mag je als werkgever een fictieve werknemer gebruiken? Ofwel, verzin een willekeurige naam en geef deze een email account, titel en doe alsof dit een echt persoon is binnen het bedrijf. En diverse medewerkers kunnen dan deze mail-account gebruiken om klanten aan te spreken…
Lijkt mij wel een interessante kwestie. Hoe belangrijk is het dat een echte naam onder een email staan?
In veel bedrijven is het gebruikelijk dat een ict reglement wordt opgesteld en voor goedkeuring aan de personeelsvertegenwoordiging wordt aangeboden. Tot nu toe heb ik als regel gezien dat ook al is het een bedrijfsmailbox in het kader van audittrail en verantwoordelijkheid mail vanuit een persoonlijke mailbox door de persoon zelf wordt gestuurd en mail die extern aan klanten wordt gestuurd ondertekend met de verantwoordelijke, meestal een manager. En ja dat was bij grotere bedrijven. Je noemt het goed werkgeverschap. In mijn beleving is het privacy. Want als er een verzoek van een derde komt en mail ter beschikking moet komen van de aanvrager is het vanuit avi gebruikelijk dat er aan andere betrokkenen die in de mail worden genoemd toestemming wordt gevraagd. Het juiste antwoord op een van de standaard iapp vragen van CIPP/E.
Ik heb in deze situatie gezeten. Bij mijn vorige werkgever hadden we 1 gezamenlijke mailbox. Ik zag een reactie van een opdrachtgever op een email van mij, waar mijn naam onder stond, maar ik niet gestuurd had. De e-mail zat vol taalfouten (mijn werkgever was niet Nederlands). Ik ben van mening dat dit volgens de wet niet mag, al hoewel ik niet weet om welke wet het zou gaan. Iemand gebruikt jouw naam zonder jouw toestemming. Of hij mijn baas, de min.pres. of God is. Volgens mij is dat niet toegestaan zonder mijn toestemming.
Brieven die je schrift in de kontext van je werk zijn niet van jou maar van je werkgever. Dat wordt duidelijk als het gaat om b.v. afspraken m.b.t. levertijden. Niet jij, maar het bedrijf moet zich aan die afspraken houden. Dat het niet verstandig is van een werkgever om post met de naam van een werknemer te versturen (in het kader van het werk!), zonder dat deze ervan op de hoogte is, is een andere zaak.
Maar als een ander tekent in jouw naam is dat dan niet valsheid in geschrifte? Nergens mag iemand mijn naam gebruiken en een werkgever wel. Dat is makkelijk in mijn naam wat bestellen product niet goed zijn. Míj en officiële waarschuwing geven want mijn naam staat eronder en het bedrijf lijd schade door die bestelling.
Niemand heeft het over dingen op jouw naam bestellen. In het geval je werkgever een mail in jouw naam uitstuurt, is dat een mail van het werk waarvoor de werkgever altijd als enige aansprakelijk is. Ongeacht de inhoud. Als het bedrijf schade lijdt, dan heeft de werkgever die schade te vergoeden. Hij kan dat niet verhalen op de werkgever, gewoon niet.
Ok maar buiten dat allemaal wie verantwoordelijk is voor schade enzovoort. Wat zegt het strafrecht over het gebruik van iemand zijn naam? Wat iemand al aangeeft is lijkt het mij identiteitsfraude dan wel valsheid in geschrifte, zeker zonder machtiging van de persoon waar de naam van wordt gebruikt. Míj lijkt dan ook nog eens als ik daar achter zou komen dat ik alle contracten en afspraken kan ontbinden met het bedrijf en diens eigenaar dat met een naam van een personeelslid mij mails stuurt.
Ps voor een werkgever wordt het dan wel makkelijk fouten te maken in naam van dat personeelslid, en vervolgens dossier opbouwen om hem te ontslaan.
Als je uitlegt dat iedereen in het email systeem kan en een mail uit naam van iemand anders kan versturen dan zal een rechter daar bij het bepalen van de bewijswaarde van de emails in het dossier rekening mee houden.
ja maar dan kan de werkgever net zo goed een fictieve naam gebruiken. Waarom moet hij dan jouw naam gebruiken? Er is een verschil tussen opdrachten geven aan personeel, en de naam van het personeel gebruiken.
Ik ben werkgever van jou( Arnoud). Ik wil van Arnoud af, en wil ontslag aanvragen maar moet een dossier hebben met gemaakte fouten. Maar Arnoud maakt geen fouten, maar ik kan wel mails sturen in Arnoud zijn naam. Ik mail klanten uit zijn portefeuille net als Arnoud de deur uitgaat met bewust grove fouten. Nu ben ik aansprakelijk voor de schade maar de schade ontstaat steeds door de ” fouten” van Arnoud. Functioneren van Arnoud is daardoor ver beneden peil. Succes dan aan Arnoud om dat te bewijzen dat ik dat heb gemaild.
Welk verbetertraject heb je voorgesteld aan mij, welke afspraken liggen daarbij vast? Zonder dossier geen ontslag.
En als je ook maar één keer zo’n mail hebt gestuurd terwijl ik even bewijsbaar niet kon typen, dan zit je natuurlijk gigantisch verwijtbaar in de berekening van ontslag- en transitievergoeding. Alles kan natuurlijk, maar ik zou dit riskant vinden.
Dat is precies mijn punt. Het moet gewoon niet mogen. Jij zegt al alles kan mar jij vind het riskant, maar veel werkgevers denken niet zo ver na. Ik heb al veel gekkere dingen gezien van werkgevers, en de rechters hebben er een goede boterham aan door dit soort trucjes. Als ik het zou merken dat een werkgever dit bij mij doet krijgt hij 1 en aangetekende brief hierover. Bij nog een keer doe ik aangifte, niemand mag uit mijn naam handelen zonder toestemming.
Ik maar denken dat het wettelijk is vast gesteld dat je je niet als een ander persoon mag voordoen omdat er dan sprake is van identiteit fraude. Als mijn baas vanuit bedrijfsbelang wel op emailtjes wilt reageren die aan mij geadresseerd zijn, zou hij deze ook moeten ondertekenen met zijn naam. Wanneer een secretaresse een mail verstuurd namens iemand, zie je vaak ook dat de mail verstuurd is ‘in opdracht van’ of ‘namens’.
Mijn rechtsgevoel heeft ook grote moeite met het versturen van berichten onder een ander zijn naam, zonder toestemming/medeweten. Dat staat m.i. los van de bedrijfsverantwoordelijkheid voor de acties van de medewerkers. Zonder dat er afspraken zijn gemaakt (en dus is de medewerker hierover ingelicht en stemt toe), lijkt het mij juridisch onmogelijk dat een ander onder mijn naam (of ik onder een ander zijn naam) berichten stuur of beantwoord. Ik kan me de behoefte voorstellen, maar regel dat dan even in een personeelsreglement. Dan is het duidelijk.