Legal tech laten werken gaat vooral om verandermanagement #legaltechtuesday

Legal tech, ik schrijf er het hele jaar al over. Technologie die de juridische sector gaat veranderen. Niet alleen maar efficiënter werken, maar op een heel nieuwe manier werken. Het maakt bijvoorbeeld nogal wat uit of je sneller in je standaardcontract kunt werken, of dat je standaardcontract gewoon staat met twee klikken en je daarna tijd over hebt voor het échte aanpaswerk in dat contract. En de grap is: dat enorme voordeel, die belofte van legal tech, is meteen ook de grootste zwakte. Want je vraagt dan aan mensen om hun werk anders te doen.

Ja, dan heb ik het over verandermanagement. Een van de taaiste onderwerpen binnen bedrijven. Je kunt nog zo veel mooie shiny tools het bedrijf binnenrijden, als mensen er niet aan willen omdat ze hun oude hulpmiddelen zo prettig vinden, dan gebeurt het niet. Dan blijft dat nieuwe ding aan de kant staan stof te happen. In menig organisatie is ooit een prachtig customer relationship management-tool ingevoerd, waar weliswaar de basisgegevens staan maar alle échte informatie zit in een Excelsheet, Outlookpagina of achterhoofd van de medewerkers. Dat werkt namelijk al 20 jaar prima, en die nieuwe tool kost echt even veel tijd en moeite. Idem voor legal tech tools die bijvoorbeeld contracten genereren met een vragenlijst; leuk ding maar menig collega pakt toch even dat Word document van de vorige keer.

Ergens is dat raar. Je zou zeggen, als de hoogste baas zegt, dit gaan we nu doen met tool X, dan gaat iedereen dat doen. Instructie van de werkgever is wet, nietwaar? Maar helaas voor vele gefrustreerde werkgevers werkt het niet zo, zeker niet met tools voor het dagelijks werk. Mensen zijn gewend aan een manier van werken, en verwachten dat de nieuwe tool dat ook doet. Dat is natuurlijk niet zo, dus dat roept frustratie op. Wordt die niet opgepakt, dan grijpen mensen terug naar de oude manier van werken. En als je dáár dan niet hard op wordt afgerekend, dan is er natuurlijk geen reden om veranderen meer.

Specifiek in de juridische sector speelt er nog een extra factor. Wij juristen en advocaten zijn gespitst op het leveren van de hoogste kwaliteit, en vooral op het uitsluiten van risico’s. We kunnen die risico’s ook met de meest bloemrijke taal in de zwaarste akkoorden aanzetten, dat is immers ons werk. Dat maakt het extra lastig om nieuwe tools in deze sector te introduceren, want je moet dan al die risico’s adresseren om überhaupt het ding over de drempel te krijgen. En daarnaast moet je het wantrouwen wegnemen of die tool wel net zo goed werkt als de oude manier van werken.

Neem documentgeneratie (iets waar mijn eigen bedrijf tools voor levert). We willen graag het beste contract neerzetten, ook als het een ‘simpele’ standaardklus is – er is immers geen simpele klus, er zijn alleen verdacht eenvoudige situaties en cliënten die ondoordacht een businessdeal sluiten. Dat contract moet dus gewoon goed. Starten vanuit een model is prima, maar staat er wel in wat ik vind dat nodig is? Worden de risico’s waar ik op stuur, wel geadresseerd in deze tool? Als ik daar geen zekerheid voor kan krijgen, of net zo lang bezig ben dat te controleren, dan doe ik het wel gewoon ouderwets met het vorige contract waar ik de namen uit aanpas.

Hier doorheen breken is buitengewoon moeilijk. Nog los van de tijd die je nodig hebt om mensen de nieuwe tool te leren – allereerst moet de wil er zijn de nieuwe tool te leren kennen. En die wil komt er niet enkel omdat de nieuwe tool er is en “legal tech” heet of met een robot in toga wordt gepromoot. Daar is meer voor nodig; overtuigingskracht en inzicht, vertrouwen dat dat nieuwe systeem echt minstens zo goed is als het oude. En als dat niet werkt, ook negatieve prikkels. Maar ja, welk kantoor durft écht Word eruit te gooien om zo de advocaten te dwingen naar de nieuwe omgeving?

Arnoud