Als je een legal tech kantoor wilt hebben, moet je klein beginnen #legaltechtuesday

De grootste fout die softwareontwikkelaars maken: versie 3.  Dat is namelijk de versie waarbij men besluit de oude rommel eens weg te gooien en hélemaal opnieuw te beginnen. Lekker een schone lei, al die rare dingen het raam uit en een mooie, strakke set code. Dat kost alleen ontzettend veel tijd en je gaat alle oude fouten nog eens tegenkomen. Die oude code was namelijk zo raar en rommelig omdat er ontzettend veel fouten mee ondervangen moesten worden. Ditzelfde fenomeen zie je wanneer organisaties besluiten tools zoals legal tech software in te zetten. Laten we alles opnieuw invullen, de hele workflow aanpakken en alles netjes opnieuw neerzetten. Dat werkt dus net zo min.

Legal tech is software die een juridisch proces ondersteunt – maar meestal het proces op een nieuwe manier invult. De neiging van software is om groter en groter te worden (“totdat het ook kan e-mailen”, was ooit het mantra) en dat betekent dat je als klant dus een enorme verandering over je heen krijgt wanneer je zulke software inzet.

En vooral: je krijgt dan dus een enorme organisatieverandering wanneer je zulke software inzet. Zie mijn column van vorige maand: legal tech is een cultuurverandering. Hoe groter die is, hoe lastiger het is om die met succes door te voeren. Want je krijgt meer weerstand, en sowieso moet je meer moeite doen om iedereen al die veranderingen te laten doen. Dat verkleint serieus je kansen op succes.

Ik spreek ondertussen best veel mensen over legal tech (en krijg in de mail ook vele vertrouwelijke oorlogsverhalen, blijf ze sturen meiden&jongens), en de teneur is inderdaad vaak dat er een groot en glimmend ding naar binnen gereden wordt, mensen in frisse polo’s flitsende demo’s laten zien en de directie dan zegt “en vanaf nu alles hiermee”. Om vervolgens mensen aan te spreken op declarabele uren en niet te meten hoe vaak er met de nieuwe tool wordt gewerkt. Ja, vind je het gek.

En het grappige is, er is juist al héél veel winst te halen uit kleine stapjes. Zo veel laaghangend fruit, in het Engelse jargon, dat je kunt plukken. Zet een documentgenerator naast je oude set met templates. Voeg een knopje toe aan Word waarmee je jurisprudentie snel kunt opzoeken. gebruik tools die een specifieke klus versnellen, enzovoorts. Zo leren mensen proeven van dit soort vernieuwingen, en dat smaakt naar meer.

Arnoud

4 reacties

  1. Eigenlijk dus zoals je iedere vernieuwing wilt implementeren. Eerst draagvlak vinden, dan kleine stapjes maken waarmee je mensen geïnteresseerd krijgt om daarna stap voor stap verder te gaan.

    Ik heb op dezelfde manier vele ITIL implementaties zien mislukken. Er moet iets van incident management worden geïmplementeerd, komt een man in pak een flitsende demo geven aan directie en management, er wordt een krabbel gezet, alle bestaande processen worden geanalyseerd en veranderd, zodat het min of meer voldoet aan ITIL (maar net iets meer aan de interpretatie van de implementeerder), mensen krijgen de opdracht “je moet vanaf nu zo werken” zonder enige uitleg. Mensen snappen niet waarom, doen het wel (want het moet), vinden alles op deze manier te omslachtig en te lang duren, dus gebruiken het oude proces nog gewoon als schaduwproces en na 2 jaar is de hele ITIL implementatie alleen nog op papier aanwezig.

    Mensen zijn wars van verandering, zeker als ze daarbij zelf moeten veranderen. De enige manier waarop ze willen veranderen, is als ze er zelf voordeel uit kunnen halen. Begin dus met het uitleggen van de voordelen en zorg ervoor dat de medewerkers de andere voordelen ook begrijpen. Dan kweek je draagvlak en dan kun je inderdaad de organisatie veranderen.

    1. Hmm, komt me heel bekend voor. Heb je al eens gedacht aan de mensen die donders goed weten dat ze zich verstoppen in de organisatie en hun werk eigenlijk door anderen gedaan word? En als dat dan toevallig een manager met beslissingsbevoegdheid is…pffftt. Niet alleen draagkracht ook mandaad is belangrijk, als eerste eigenlijk.

  2. versie 3 de grootste fout? Als je Joel mag geloven. Daarom is MS Office ook zulke waardeloze software – mensen die het tegendeel beweren zijn m.i. ten prooi gevallen aan het Stockholmsyndroom. (” ja maar je kunt er zo makkelijk X mee”) Die hele cultuur van elk half jaar een update met nog meer nieuwe features is de oorzaak dat we het met zulke slechte software moeten doen. En die cultuur is wel degelijk door (de bazen van) Spolsky c.s veroorzaakt.

Geef een reactie

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren, <UL>/<OL> voor lijsten, en <em> en <strong> voor italics en vet.