Waarom mogen wij geen archiefdocumenten op onze genealogie-website publiceren?

Een lezer vroeg me:

Wij zijn een kleine genealogie-vereniging die de geschiedenis van mensen uit onze streek wil vastleggen. Van elk brondocument vragen wij van de aanleverende leden toestemming voor naamsvermelding, bron en eventuele eisen van de bronsite. Nu kan één lid met de volgende tekst die hij te horen had gekregen in Rotterdam:
U mag, na vragen van toestemming, met een digitale camera opnamen maken van archiefstukken. Digitale opnamen zijn uitsluitend toegestaan voor eigen gebruik. Publicatie in welke vorm dan ook is pas toegestaan na toestemming van Archief Rotterdam en/of de auteursrechthebbende van de betreffende stukken. Een goede bronvermelding is verplicht.
Dit doet raar aan. Het gaat toch om openbare stukken? Waarom is toestemming nodig?
Op archiefstukken kunnen auteursrechten rusten, denk aan brieven, manuscripten of tekeningen/foto’s. Dergelijke stukken mag u niet publiceren zonder toestemming van de maker daarvan, tenzij die al meer dan 70 jaar overleden is. (Tijdstip van opname in archief of publicatie brondocument is niet relevant.)

Het maakt niet uit dat bijvoorbeeld een foto legaal in een archief zit, dan nog blijven auteursrechten van kracht en mag u geen kopie daarvan op uw website opnemen.

Het doet raar aan dat het Archief zelf toestemming wil geven, zij hebben geen rechten. In theorie kan het: men kan als huisregel voor bezoekers alles eisen dat men wil. Zo zegt de NS (Prorail) dat je op het station niet mag fotograferen als professional, denk aan bruidsfotografie. Die regel mogen zij stellen omdat de stations hun eigendom zijn, ook al vinden wij de stations openbare ruimte.

Mogelijk is de “toestemming archief” situatie voor kwetsbare documenten? Denk aan flitsen dat originele kan beschadigen, of documenten die bij nader inzien privacygevoelig zijn. Het archief kan dan op dat moment een snelle check doen en dan weigeren vanuit privacyzorgen.

Arnoud

6 reacties

  1. Er kan nog een argument spelen: Het archief weet (van een aantal dokumeten) dat ze niet bevoegd zijn de rechten te geven. Door te vorderen dat je voor verdere publicatie eerst het archief om toestemming vraagt vermijden ze mogelijke problemen zij het tussen het archief en de rechten hebbende danwel tussen de (her)publicerende en de rechte hebbende.

  2. Er staat ook “na toestemming van Archief Rotterdam en/of de auteursrechthebbende”

    • in geval van auteursrecht gaat de “en” clausule in werking en is toestemming van de auteursrechthebbende voldoende.
    • in geval van geen auteursrecht gaat de “of” clausule in werking en is toestemming van Archief Rotterdam voldoende. Ik kan me voorstellen dat dat een auteursrecht-check inhoudt waarmee meteen de keuze tussen “en” en “of” kan worden gemaakt.

    Mogelijk is de “toestemming archief” situatie voor kwetsbare documenten? Denk aan flitsen dat originele (sic) kan beschadigen
    Nee, dat staat apart genoemd:

    Je mag fotograferen na toestemming archief, en dan publiceren na toestemming archief en/of auteursrechthebbende.

    Met een analoge camera mag je niks, blijkbaar.

  3. Tekst publieksreglement van het Stadsarchief van Rotterdam https://stadsarchief.rotterdam.nl/over-ons/bezoekersinformatie/publieksreglement/

    Je zou in deze context openbaarheid kunnen omschrijven als beschikbaarheid van gegevens zonder enige restrictie op de raadpleging of het gebruik. Restricties zijn mogelijk op grond van – Vertrouwelijkheid – Bescherming persoonlijke levenssfeer (privacy) – Bescherming van rechten van derden (intellectueel eigendom)

  4. De Wet Hergebruik van Overheidsinformatie geldt ook voor archieven. Als het gaat om rechtenvrij materiaal (zoals bij de meeste archiefstukken die genealogen gebruiken) is dus geen toestemming van het archief nodig om de archieven te hergebruiken, inclusief online publicatie. Veel archieven claimden vroeger gebruiksrechten, ook op materiaal zonder auteursrechten, maar volgens mij kan dat sinds de WHO niet meer.

  5. Een reactie namens het Stadsarchief Rotterdam. Het is niet duidelijk waar de cursief gedrukte tekst inde blogpost vandaan komt. Ik heb deze tekst ook verder nergens kunnen achterhalen. In ons publieksreglement, waarnaar Rienk Jonker hierboven al linkt, staat in elk geval iets anders. Dit reglement is vastgesteld in 2018. In Artikel 9, lid e, staat: “Reproductie door de bezoeker met een digitale camera of mobiele telefoon is toegestaan onder toezicht van een studiezaalmedewerker. Daarbij mag geen flits worden gebruikt. Ter voorkoming van schade aan de bescheiden zijn hiervoor op de studiezaal hulpmiddelen aanwezig. Van bescheiden met een raadpleegbeperking mogen door de bezoeker geen reproducties worden gemaakt. Er mogen uitsluitend reproducties worden gemaakt voor eigen gebruik of studie. Deze reproducties mogen, indien auteursrechtelijk beschermd, niet verder worden verspreid (noch commercieel, noch niet-commercieel) of gepubliceerd.” Daarbij is de bijzin ‘indien auteursrechtelijk beschermd’ natuurlijk de kern van het verhaal. Als een afbeelding níet auteursrechtelijk is beschermd (en als er geen beperking aan de openbaarheid van het materiaal is gesteld) mag deze uiteraard zonder toestemming worden verspreid en/of gepubliceerd. Dat artikel 9, lid e, best wat helderder geformuleerd zou kunnen worden is ons duidelijk. Dat gaan we op korte termijn doen.

Geef een reactie

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren, <UL>/<OL> voor lijsten, en <em> en <strong> voor italics en vet.