Heeft die consent-balk van Teams bij video-opnames ook maar enige betekenis?

Via Twitter:

als tijdens een videooverleg de organisator ‘opnemen’ aanzet dan lijkt dit me geen AVG-conforme manier om toestemming omdat die ‘vrijelijk’ gegeven moet worden.
Ik verbaas me ook regelmatig over dat balkje bovenin de meeting, met de tekst “This meeting is being recorded. By joining you are giving consent for this meeting to be recorded.” Eh nee, zo werkt het niet. Maar dit is dan weer zo’n ding waar het gewoon zo gaat en we dat met een zucht accepteren. Het lijkt wel het digitale equivalent van dat “de directie stelt zich niet aansprakelijk”-bordje (waar ik nog steeds meer voorbeelden van zoek, trouwens) te worden.

Inderdaad valt het opnemen van zakelijke meetings onder de AVG. In theorie zou het kunnen dat iemand dit voor strikt persoonlijk gebruik opneemt, maar laten we even uitgaan van een zakelijke meeting en een organisator die structureel opneemt en dat in bijvoorbeeld het zaakdossier opneemt.

Met toestemming van je deelnemers mag dat natuurlijk. Alleen: die moet vrijelijk worden gegeven, en bovendien met een actieve handeling. “Door daarnet het gesprek binnen te komen, heeft u toestemming gegeven” is daarbij een tikje laat. Die tekst had vóór het binnenkomen getoond moeten worden om überhaupt in aanmerking te komen voor de kwalificatie van toestemmingsvraag. Maar ik heb nog geen enkele meeting gehad waarbij Teams voorafgaand aan het binnenkomen me meldt dat er opgenomen gaat worden. Raar.

Zonder toestemming een meeting opnemen ligt lastig. Het kan wel: als de opname noodzakelijk is voor het werk, bijvoorbeeld voor collega’s die terug moeten kijken, dan zie ik het wel als legaal. Of als een organisatie een groot belang heeft bij de opname, de videoregistratie van een jaarvergadering wellicht als bewijs van wat er afgesproken is. Hoewel je natuurlijk daar meteen tegenover kunt stellen dat er ook notulen zijn, dus waarom moeten mensen de hele vergadering terugkijken?

(Dat laatste is de innovatieparadox uit de AVG: nieuwe dingen mogen eigenlijk nooit, want er is een bestaand oud ding dat eigenlijk net zo goed is. Dus er is geen noodzaak. En als er geen bestaand ding is dat je vervangt met je nieuwe ding, dan is het hoog risico of geen nut, dus ook geen noodzaak.)

Arnoud

 

29 reacties

  1. Daarnaast, is het niet zo dat toestemming nooit een geldige grondslag kan zijn bij zaken die met het werk te maken hebben, aangezien er daar door de machtsverhouding tussen werkgever en werknemer de facto geen vrijwilligheid kan bestaan?

  2. Maar wat is dan het verschil tussen een teams meeting opnemen en een telefoongesprek/conferencecall opnemen? Als deelnemer van het gesprek mag ik de opname toch maken voor bijvoorbeeld verslaglegging of bewijsvoering? Als ik weet dat een teams meeting opgenomen wordt, kies ik er persoonlijk voor om mijn video uit te schakelen. Ze mogen mijn rotstem best horen, maar hoeven mijn rotkop niet op te nemen zullen we maar zeggen.

    1. Het is dezelfde situatie. Maar het gaat hier over de AVG en niet om de strafwetgeving rondom afluisteren van andermans gesprekken. Als het een eigen gesprek is (ook een groepsgesprek voldoet daar dan aan) dan ben je niet strafbaar door het stiekem op te nemen. De AVG vindt er wel wat van, als je dat zakelijk doet en die opname bijvoorbeeld gebruikt voor evaluatie van personeel of bewijsvoering achteraf. (Het strikt voor je eigen geheugen opnemen van een zakelijk groepsgesprek valt binnen de huishoudelijke uitzondering. Zakelijk huishoudelijk gebruik kan.)

  3. Hoe zit het het dan bijvoorbeeld met de voice chat op de nieuwe Playstation5?

    Hier komt een melding in beeld

    Voice chats may be recorded for moderation. By joining, you agree to being recorded.
    Als ik het goed begrijp is dit wel rechtsgeldig als deze melding wordt gegeven vóórdat je de voice chat betreedt maar niet als die pas wordt getoond op het moment dat je de voice chat in komt?

  4. Het probleem van de AVG is dat deze heel erg spastisch op bepaalde onderliggende handelingen gaat zitten, om andere handelingen te voorkomen die we niet willen: het hebben of verwerken van informatie an sich is geen probleem (en dan gebruik ik “an sich” met een knipoog naar Kant’s “ding an sich”), maar allerlei ongewenste acties die daaruit voortvloeien, zoals discriminatie, lastigvallen, manipulatie, e.d., wel. Het is curieus in deze dat die dingen juist wel publiek zichtbaar zijn, en dus veel makkelijker bewijsbaar, maar dat we daar vaak nog geen effectieve middelen tegen hebben (en de AVG kan zelfs in de weg zijn ze beter zichtbaar te maken — stel ik wil bewijzen dat de politie racistisch is, dan moet ik bij incidenten de ethniciteit van mensen gaan bijhouden die stande worden gehouden: kom je gelijk in conflict met de AVG, en kan dus de politie blijven ontkennen dat er een systematisch probleem is). Daarnaast zit er natuurlijk een gat van jewelste in de AVG, namelijk al die informatie die bij mensen in hoofden zit, dus niet onder de AVG vallen, maar evengoed misbruikt kunnen worden voor ongewenste acties — “nee ik noteer nergens de etniciteit van een sollicitant, maar ik neem hem toch niet aan als de huidskleur te donker blijkt” — dan zit je goed volgens de AVG, maar hardstikke fout volgens de anti-discriminatie wetgeving (uitgezonderd waar het bv om de hoofdrol in een film over Martin Luther King zou gaan). Ik denk dat de wetgeving nog wel een paar rondjes verfijning kan gebruiken voordat dit soort kinderziekten er uit zijn.

    1. Je uitspraken over de AVG zijn onwaar. Je mag wel degelijk etnische informatie registreren om discriminerende patronen bij een derde aan te tonen, al is het maar omdat dat journalistiek is en je dan uitgezonderd bent van het verwerkingsverbod.

      Het klopt dat de AVG niet reguleert wat jij in je hoofd doet. Ik zie dat als een feature, en ben verbaasd dat jij dat als bug signaleert. Wontfix, wat mij betreft.

      1. Helaas zien we op verschillende plekken in de EU de AVG al misbruikt worden om onderzoeksjournalisten te ondermijnen en te bedreigen, een voorbeeld uit Roemenie: https://en.ejo.ch/media-politics/press-freedom/how-the-gdpr-can-be-used-to-threaten-investigative-journalists

        Zelfs al zal de dreiging met hoge boetes waarschijnlijk niet langs de hoogste Europese rechters komen, het blijft een zeer kostbare zaak om je als journalist daartegen te moeten verdedigen. Ook in mijn voorbeeld kan ik mij heel goed voorstellen dat dat gebeurt, ook in Nederland.

  5. Zoom doet het wat dat betreft dus wel goed: zodra ik een meeting in kom (of zelfs als ik al in een meeting zit waarbij opnemen pas later aangezet wordt) krijg ik een melding dat er wordt opgenomen, en moet ik ofwel ‘Doorgaan’ klikken, of ik kan er voor kiezen de meeting te verlaten. Werkt prima eigenlijk.

        1. Maar je zou het wel zo kunnen maken dat je toesemming gebruikt als grond. Voor het betreden of starten van de opname word je om toestemming gevraagd. Zolang iedereen heeft ingestemd wordt er opgenomen. Als iemand de toestemming interkt wordt verdere opname gestaakt (maar de bestaande niet gewist).

          Dit zou denk ik best als grondslag kunnen werken voor een heel aantal situaties. Nu moet iemand het nog even zo bouwen…

            1. In sommige gevallen zou je zo’n opname kunnen krijgen, dat is inderdaad een logisch gevolg van de opzet. Maar de praktijk zal toch zijn dat er veel prima opnames zijn omdat partijen een gezamenlijk belang hebben bij een opname of het gezien het onderwerp en de gesprekspartners acceptabel vinden. Het is geen garantie en dus vooral bruikbaar voor die (m.i. grote!) set van gesprekken waarin een opname ‘handig’ kan zijn om bv iets terug te kijken of met een collega te delen, maar het acceptabel/onbezwaarlijk is om het achterwege te laten als iemand niet wil.

              Zoals in het echte leven je ook wel eens de vraag krijgt “ok als ik dit opneem?” waarbij het vaak prima is om nee te zeggen als je je er niet comfortabel bij voelt. Geen panacee dus voor alle situaties, wel een manier om om te gaan met het gros van de informerele opnames.

  6. Hoewel het misschien de omgekeerde wereld is: je kunt toch prima de camera uitzetten voor die melding komt? Of de de uitnodiging weigeren waar het -naar ik mag hopen- al is genoemd?

    Directie stelt zich niet aansprakelijk: och, ik stel u t.z.t. wel aansprakelijk.

    1. Als die melding komt ben je al te laat met het uitzetten van je camera, dan is het opnemen al begonnen. En het wordt standaard niet in uitnodigingen gezet, heb ik in ieder geval nog nooit gezien. Opnemen kan ook prima pas na een half uur aangezet worden bijvoorbeeld.

      Bij ons wordt de opnamefunctie met name gebruikt bij kennisoverdrachtsessies van klanten. Daarbij wordt vaak door engineers uitleg gegeven en daarbij ook het scherm gedeeld om te laten zien, en is het dus erg praktisch om dat later nog een keer terug te kunnen zien als je iets niet meer weet, of voor collega’s die er niet bij konden zijn. Ook daarbij wordt het niet vooraf aangekondigd overigens.

  7. Ik verbaas me er nog steeds over dat notulen opslaan van een vergadering waarin met naam en toenaam wordt aangegeven wie wat zegt minder inbreuk op de privacy zou zijn als de vergadering opnemen in de opname als notulen bewaren.

    Ik hoor dan dat er met beeld meer informatie is, handicaps kunnen zichtbaar zijn of afkomst. Maar dat is informatie die je er zo bij kan zoeken als je dat wil.

    Als ik dan meeneem dat een IP adres volgens sommige al een persoonsgegeven is, omdat je er allerlei persoonlijke informatie bij kan vinden dan zie ik dus echt niet in waarom in het ene geval het erbij kunnen zoeken iets een persoonsgegeven maakt en dus privacy gevoelig. En in het andere geval dat je informatie erbij moet zoeken betekent dat het geen privacy probleem meer is.

    Het ontbreekt aan consistentie.

    1. Ik ben het opzich eens met je punt dat er consistentie ontbreekt, maar juist in dit voorbeeld zie ik wel onderscheid tussen een opname en notulen.

      Als ik bijvoorbeeld bij een meeting informeel opmerk dat me vrouw net gediagnosticeerd is met een ziekte zal dat door een goede notulist natuurlijk nooit in de notulen worden opgenomen. Terwijl dat redactioneel vermogen er bij een opname in zijn geheel niet is.

      1. Goed punt, dat zal bij een aandeelhoudersvergadering of iets vergelijkbaars niet zo snel spelen, maar binnen team vergaderingen in bedrijven inderdaad wel.

        Dan zou je dat er dus uit moeten knippen/weg piepen, maar initieel zit het natuurlijk wel in de opnamen. Op andere punten is een opname natuurlijk ook een mogelijk betere samenvatting. Een notulist die een sarcastische toon mist schrijft wellicht iets heel anders op als uit de opname blijkt. Ik weet dat er een flink aantal bedrijven zijn die directievergaderingen naast notulen ook op laten nemen (vrijwel altijd alleen audio overigens) juist vanwege dat soort vaak belangrijke details.

  8. Hoewel je natuurlijk daar meteen tegenover kunt stellen dat er ook notulen zijn, dus waarom moeten mensen de hele vergadering terugkijken?

    Notulen zijn een interpretatie, en het komt vaak genoeg voor dat er dingen opzettelijk uit de notulen worden gelaten.

    Maar eigenlijk is dat juist een reden om het niet op te nemen maar juist op de notulen af te gaan. Want de inhoud van de notulen is precies wat de deelnemers aan de vergadering willen dat er bekend wordt over wat er is gezegd in de vergadering.

  9. Maar als je Teams gebruikt weet je van tevoren dat de organisator op een gegeven moment de video kan opnemen. Als je dat wilt tegengaan dan kun je Teams niet gebruiken. De waarschuwing dat het wordt opgenomen geldt ook meer als een herinnering, naar mijn mening. Je was al akkoord gegaan met het feit dat de video opgenomen kon worden.

      1. Maar wat kan je er aan doen? Het is volkomen legaal om voor eigen gebruik (bijvoorbeeld om de notulen later uit te werken en de aandacht bij de meeting te houden) een vergadering op te nemen.

        Ik neem thuis bijvoorbeeld elke telefonisch gemaakte overeenkomst op, zodat ik later bewijs heb van waar ik akkoord mee ben gegaan. Die gooi ik pas weg als ik schriftelijk een bevestiging heb gekregen van de afspraken die overeenkomt met wat er besproken is. Als er geen overeenkomst uitkomt gooi ik het meteen weg, ik ga mijn opslag er dan niet mee vervuilen.

        Als secretaris van een sportvereniging nam ik vergaderingen op zodat ik later de notulen goed uit kon werken (en daarna gooide ik het weg).

        Zakelijk moet je (zo is mij bij een avg cursus verteld) een melding maken dat je het gesprek opneemt en aangeven waarvoor je de opname gebruikt (bijv maken notulen verder niets, dus daarna worden opnamen verwijderd) en de grondslag is dan een legitiem belang (ik beheers geen steno dus kan niet live notuleren) ipv toestemming, dus die hele zin dat je door deelname toestemming geeft is niet van belang (en eigenlijk alleen maar slecht, omdat dat niet de grondslag is) . Op verzoek moet je de data beschikbaarstellen of wissen. Dat laatste doe ik sowieso nadat ik de notulen heb uitgewerkt.

Geef een reactie

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren, <UL>/<OL> voor lijsten, en <em> en <strong> voor italics en vet.