Het bestuur pakt zomaar mijn secretarismailbox af!

| AE 13279 | Ondernemingsvrijheid | 5 reacties

Een lezer vroeg me:

Toen ik lid van het bestuur van de VvE van mijn appartementencomplex, kreeg ik een bestuursmailadres met mijn functie. Onlangs heb ik mij terug getrokken als bestuurslid. Op de datum waarop het terugtreden officieel werd is het e-mailadres geblokkeerd. Er is mij geen gelegenheid gegeven het adres op te schonen, berichten te verwijderen, dingen te downloaden etc. Hoe kan ik afdwingen dat dit alsnog mogelijk wordt?
Ik zie niet echt mogelijkheden om dit voor elkaar te krijgen. Een mailbox die je krijgt om een bepaalde taak te vervullen, is verbonden met die taak, en ik zou het dan ook heel logisch vinden als die mailbox dan overgaat op de opvolger. Of dit nu gaat om een werknemer, een directeur of een bestuurslid van een vereniging of stichting, maakt daarbij voor mij niet uit.

Natuurlijk kunnen er privéberichten in zo’n mailbox zitten, zeker bij een vereniging kan ik me goed voorstellen dat je ook af en toe gewoon “babbelt” met leden of privézaken regelt terwijl je verenigingsdingen aan het doen bent. (Anno 2022 misschien iets minder sterk dan 2005, met iedereen toegang tot webmail of mail per smartphone, maar dat terzijde.) Maar als die er zijn, heeft de verantwoordelijke – hier het bestuur – dan de taak die te wissen op grond van de privacy. Niet om een kopie te maken voor het oude bestuurslid, werknemer et cetera.

In dit geval ging het om een functioneel mailadres, zeg even secretaris@vvenaam.nl. Dat kan natuurlijk ook een persoonsgebonden adres zijn, a.engelfriet@vvenaam.nl. Dat maakt voor mij niet uit in bovenstaande analyse. Hooguit sta je daarmee als bestuurder iets sterker in je argument dat je er privézaken mee mocht doen, het was immers “jouw” mailadres. Bij een functioneel mailadres vind ik een totaalverbod op privézaken verdedigbaar (mits expliciet gecommuniceerd, dat wel).

Primair zou bij een persoonsgebonden mailadres voortgezet gebruik niet aan de orde moeten zijn. De opvolger van secretaris Engelfriet is secretaris Van der Veen, maar die krijgt een apart mailadres natuurlijk. Dat geeft gedoe met de voortgang van het werk, maar dat is nou juist waar je functionele mailboxen voor hebt. Maar hoe dan ook, er is geen reden om de ex-secretaris nog toegang te geven tot de mailbox.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Het grote probleem in dit geval is natuurlijk dat een mailadres en een mailbox hier over een kam worden geschoren.

    Het zou als volgt moeten werken: engelfriet@vve.example.com en vanveen@vve.example.com zijn mailboxen met een dito email adres, en het functionele email adres secretaris@vve.example.com wordt nu niet langer een alias voor engelfriet@vve.example.com maar voor vanveen@vve.example.com.

    Ik vind dit dan ook een wanprestatie van het ICT beheer met onverwachte (!) gevolgen voor deze enthousiaste vrijwilliger. Die hoef je niet meer te bellen als er in de toekomst een plekje vrijkomt. Zonde.

  2. Nou mijn post komt niet door, dus als ie dubbel is dan sorry. Nog een poging.

    Het probleem is hier dat er hier geen verschil wordt gemaakt tussen email boxes en email aliases.

    Je zou verwachten dat er een mailbox engelfriet@vve.example.com is en een mailbox vanderveen@vve.example.com (met dito email-adressen), en dat het email-alias secretaris@vve.example.com verhuist van de mailbox van engelfriet naar de mailbox van van der Veen.

    Dan is er niks aan de hand. Dat er nu wel wat aan de hand is vind ik een wanprestatie van het ICT-beheer : het is onjuist ingericht. De goedbedoelende vrijwilliger kon dit niet verwachten. Die hoef je niet meer te bellen als er nog een functie vacant is.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS