Vrijwel iedere ondernemer heeft het in de voorwaarden: opzegging dient schriftelijk te gebeuren. Handig als bewijs, maar soms ook leuk om de klant aan te wrijven. Nee, u had me wel gebeld/gechat maar nooit een mail gestuurd, dus hierbij de factuur voor de verlenging, helaas ja sorry. Rechters accepteren dat lang niet altijd, zoals ook in dit arrest over ict-dienstverlening.
In 2016 hadden de partijen een overeenkomst gesloten voor levering van een softwareapplicatie. Deze liep af in 2021 maar zou worden verlengd (met steeds 5 jaar) behoudens schriftelijke opzegging. Nadat de klant in 2020 meldde te willen opzeggen, is een tijdelijke verlenging afgesloten, met als doel de klant
extra tijd te gunnen om tot een gedegen afweging te komen voor een strategische keuze voor een organisatie brede applicatie welke toekomstbestendig is.Wat ik – cynisch als ik ben – lees als, we willen niet dat je weggaat dus blijf nog even zitten en dan hoop ik dat je van gedachten verandert.
Die verlenging had wel een addertje:
Wanneer deze overeenkomst niet tijdig (voor 1 oktober 2021) wordt opgezegd loopt deze automatisch door voor de overeengekomen periode in de hoofdovereenkomst.De klant besloot in die verlengingsperiode toch met een andere partij verder te gaan, en verzocht de leverancier mee te werken aan een overdracht. Wat niet in dat verzoek stond, was de formele zin “bij deze zeg ik de overeenkomst op”.
Het Hof begint met de vraag waarom we ook weer schriftelijkheidseisen hebben. Dat is vrij simpel:
Een dergelijk schriftelijkheidsvereiste heeft tot doel om te voorkomen dat bij partijen onduidelijkheid bestaat over de vraag of en zo ja op welke datum is opgezegd.Als die onduidelijk er om andere redenen niet is, dan is er geen reden meer om alsnog te hameren op een schriftelijk stuk. Oftewel: als je al wéét dat en wanneer de klant weggaat, dan mag je niet meer een brief verlangen waarin dat nog een keer staat.
Door in het kader van dat selectieproces mondeling op 4 juni 2021 aan [leverancier] mee te delen dat zij niet de partij zou zijn die de nieuwe applicatie mocht gaan leveren en daarna op 8 juni 2021 een e-mail te sturen over de gewenste samenwerking met [leverancier] voor de overgang naar de nieuwe applicatie van een andere partij, heeft [afnemer] er geen twijfel over laten bestaan wat haar bedoeling was.Dat ze het had begrepen, volgt ook uit wat er daarna gebeurde: men stuurde een offerte voor read-only toegang tot de applicatie, want dat zou nodig zijn voor het overgangstraject. Dat doe je alleen als je weet dat de klant over gaat naar een andere leverancier, immers.
Natuurlijk is er discussie mogelijk over hoe iemand iets bedoelt. Maar dat vertaalt zich eerder naar de plicht even navraag te doen (“wil je echt weg, of is dit ter oriëntatie?”) dan om te blijven zitten en gewoon een factuur voor opnieuw 5 jaar te sturen.
Arnoud