Hoe ga je als kantoor daadwerkelijk over naar inzet van legal tech? #legaltechtuesday

| AE 11942 | Innovatie | 1 reactie

Sinds de coronacrisis begon, lees ik veel over advocatenkantoren en bedrijfsjuristen die legal tech inzetten. Het begon met massaal digitaal ondertekenen van contracten, wat natuurlijk een heel logische stap is, en nu zijn we bij Zoom-onderhandelingen en gebruik van Google Docs om samen documenten door te nemen of te reviseren. Een virus als de grote aanjager van innovatie, hoe raar wil je het hebben. Maar gaan we nu werkelijk doorpakken? Of waait dit weer over zodra een grotere maatschappelijke vrijheid weer terugkeert?

Het zetten van een elektronische handtekening waar voorheen een ‘natte’ nodig was, is een mooi voorbeeld van de voordelen van legal tech. Maar het is meteen een van de weinige echt goeie: simpel, duidelijk en met een heel precies voordeel. Daarvan kun je het zakelijk nut vrijwel uitrekenen. Een downside is er niet, afgezien van de kosten van de tooling. Maar training is nihil, wat er gebeurt kun je zien en dat het legaal is, is ook evident.

Voor verdergaande stappen, van contractgeneratoren tot het inzetten van chatbots voor intakes of wizards die adviesbrieven schrijven, ligt het vaak lang niet zo eenvoudig. En de reden daarachter is eigenlijk simpel: it’s the economy, stupid. Oftewel: het is niet duidelijk hoe je geld verdient door met zulke tools te gaan werken. En dat komt weer met name omdat organisaties ingesteld zijn om op een bepaalde manier hun diensten te leveren, en nieuwe technologie een andere manier van werken met zich meebrengt.

De partnerstructuur is bij advocatenkantoren vaak genoemd als dé reden waarom legal tech er niet zou komen: dan verdienen de partners minder aan billable hours (omdat die tools sneller zijn en er dus minder uren gewerkt wordt). Ik denk niet dat het zo simpel is. Het argument is wel een exponent van die achterliggende reden: vrezen voor minder opbrengsten van de klant is een economisch bezwaar. Of dat nu letterlijk is dat je urenstaten korter worden of dat de klant überhaupt minder wil betalen of iets anders, doet er dan minder toe.

Het algemene probleem is natuurlijk wel een hele taaie om aan te pakken. Zeker omdat het zelden expliciet op tafel wordt gelegd: sorry, deze tool gaan we niet doen want het kost ons heel veel en we zien weinig opbrengsten. Zeker bij legal tech, want “we moeten er iets mee” en dan wordt de tool uitgerold met veel fanfare (beter gezegd: een speciaal team of een champion) waarna we enige interesse mogen zien en daarna het gebruik een langzame dood sterft. Gewoon, omdat het niet nuttig genoeg voelt.

Er moet dus een externe prikkel komen om die verandering met zich mee te brengen. In de juridische sector zijn dat vaak de klanten: grote bedrijven die uurtje/factuurtje niet accepteren maar een fixed fee per klus of per jaar willen, of zelfs gewoon eisen dat er met tooling wordt gewerkt. Het lastige is alleen dat als de meerderheid van de kantoren nog niet op dat niveau is, zo’n klant toch moeilijk haar zin door kan drijven. Ergens is natuurlijk een omslagpunt maar wanneer dat wordt bereikt, is nog maar de vraag.

De zorg om de inkomsten vanwege de coronacrisis kan wel eens het omslagpunt forceren. Want veel kantoren en dienstverleners zien de inkomsten teruggaan en de productiviteit dalen. Als er dan een oplossing lijkt te zijn die met name dat laatste kan verhogen, dan is dat nu het moment om daarmee aan de slag te gaan.

Alleen: je blijft zitten met het punt dat een juridische dienstverlener behoorlijk goed is in z’n werk, en de workflow ook heeft ingericht om zo goed mogelijk op die manier te werken. Hoe je het ook wendt of keert, legal tech invoeren komt neer op veranderen van de bedrijfsvoering, en daar moet dan een duidelijke economische reden voor zijn. Waarom zou je nu, uitgerekend nu op een nieuwe manier gaan werken?

Daar staat tegenover dat we nu al op een andere manier zijn gaan werken. Vrijwel iedereen in de juridische sector werkt thuis waar dat kan, we Zoomen waar voorheen een fysiek gesprek de enige optie was en we onderhandelen op afstand zonder noemenswaardige problemen. Dat schept een mindset die openstaat voor veranderingen. Dus misschien is juist nu het moment?

Arnoud