Via Reddit:
Mijn werkgever (Europa, niet in NL) wil dat alle meetings in ons team worden bijgewoond door een intern gemaakte AI transcriptie tool, die de meeting transcripties samenvat. Vervolgens moet deze transcriptie-samenvatting gedeeld worden met management. Mijn vraag: mag dit? En zo ja, onder welke voorwaarden?De vraagsteller noemt drie wat mij betreft nogal generieke redenen, namelijk een beter begrip krijgen van prioriteiten, uitdagingen en beslissingen, het vergemakkelijken van follow-up en betere support kunnen bieden aan medewerkers.
Klinkt leuk, en mogelijk is dat een aanzet om de AVG-grondslag van gerechtvaardigd belang mee te onderbouwen. Want die begint bij waarom je dit zou mogen.
De vervolgvraag is waarom dit noodzakelijk en proportioneel is, en hoe je de belangen van je werknemers bewaakt. Ik weet dat we sinds jaar en dag vergaderingen notuleren, maar dat is wat anders dan iedere letter transcriberen, zeker wanneer daar een computertool bij wordt gebruikt waarvan je als werknemer niet kunt zien wat die precies nog meer doet.
(Ik weet niet of ik nou bezorgd of blij moet zijn over dat het een eigen tool is. Mag ik daaruit concluderen dat de data in-house blijft, of vooral dat je pas na drie lagen diep kijken erachter komt waar de verbinding met Amerikaanse Big Tech loopt?)
Om die zorgen van werknemers weg te kunnen nemen, kent de OR instemmingsrecht bij regelingen op het gebied van verwerking van persoonsgegevens. Dat is dus los of dit van de AVG mag; het feit dat je structureel werknemergegevens verwerkt betekent dat je de OR moet vragen of dat wel oké is vanuit werknemersperspectief.
Bij die instemmingsprocedure kun je dan bespreken of gegevens écht intern blijven, en wat er moet gebeuren als iemands stem consequent niet goed getranscribeerd wordt. Ik ken een geval van een stotteraar waarbij dat maar mis bleef gaan, bijvoorbeeld. Mensen moeten zo’n systeem bij kunnen sturen.
Toestemming van werknemers is niet aan de orde. Volgens de AVG kunnen die dit niet geven. (De OR geeft ook geen toestemming namens de werknemers of iets dergelijks.) De werkgever moet dit rondbreien met gerechtvaardigd belang, en als dat lukt dan moet de werknemer dat accepteren – tenzij deze zwaarwegende persoonlijke bezwaren kan aanvoeren (artikel 21 AVG).
Arnoud