Powerpoint zondag: een serie artikel over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.
Grafieken kunnen helpen overtuigen. Een grafiek kan je boodschap ook ondersneeuwen met irrelevante gegevens. De eerste vraag bij een grafiek is daarom altijd of je die wel echt nodig hebt. Vaak heb je uiteindelijk maar één cijfer nodig.
Stel je presenteert over parttime werken, en je wilt de boodschap kwijt dat 75% van de parttimers vrouw is. Dan kun je wel een grafiek laten zien met alle gegevens van het CBS, maar het kan ook zo:
Bij grafieken moet je duidelijk aangeven wat we zien. Powerpoint laat daarom standaard een losse legenda zien. In veel gevallen is het duidelijker om in de grafiek zelf met grote, duidelijke letters toe te voegen wat we zien. Bij “Overig†of “rest†hoeft geen legenda, dat snapt je publiek vanzelf.
Vermijd 3D-effecten. Door het perspectief wordt het vaak juist lastiger om te zien waar het om gaat in de grafiek. Staven kunnen bijvoorbeeld achter elkaar wegvallen.
Zet je belangrijkste observatie in de titel. Titels zijn vaak veel te beschrijvend. Dus niet “Verkoopcijfers derde kwartaal 2006†maar “Snijmachines: 3 miljoen verkochtâ€. En vraag je dan meteen af of je de grafiek nog wel nodig hebt.
Ook bij grafieken geldt: laat zien wat je vertelt. En dan bedoel ik niet er een stukje clipart naast zetten. Stel je wilt laten zien waar medewerkers hun tijd aan besteden. Een taartdiagram is dan de logische keuze. Om dat krachtiger te maken, kun je een plaatje van een klok de achtergrond van het taartdiagram te maken. Projecteer de taartpunten daar overheen.
Gaat het om geld, dan kun je de staven bijvoorbeeld vervangen door stapels munten, of de staven vervangen door zakken met geld die net zo hoog zijn als de staaf.
Laat geen tabellen zien. Nooit. Niemand kan dat lezen, sterker nog niemand wìl dat lezen. Maak er een grafiek van. Wil iemand per se de cijfers zien, dan kun je een geprinte versie van de tabel uitreiken.
De volgende keer: welke soort grafiek is wanneer het meest geschikt?
Arnoud
Mij leid die klok af. Ik zou bij de taart diagram percentages zetten.