Een lezer vroeg me:
De school waar ik werk bestaat binnenkort 100 jaar. Ter gelegenheid daarvan wordt onder andere een reünie georganiseerd. Ter gelegenheid daarvan diepte een van mijn collega’s oude administratiemappen op met adresgegevens van oud-leerlingen: naam, adres en telefoonnummer en, van de recentere lichtingen, e-mailadressen. Wellicht verouderd, maar toch handig, vonden we. De FG kreeg een hartverzakking en zei dat we die gegevens allang hadden moeten vernietigen. Dit zou het ons onmogelijk maken vele oud-leerlingen blij te maken met de reünie. Is de wet echt zo hard?De AVG kent inderdaad de harde regel dat persoonsgegevens weg moeten tenzij er nog een reden is om ze te behouden. En die reden moet in je beleid uitgewerkt zijn, enkel op het moment zelf een gelegenheidsargument verzinnen of algemene “handig voor je weet nooit” uitspraken zijn daarbij niet genoeg.
Zo te lezen gaat het hier om documenten van voor 2018, en mogelijk zelfs van voor 2001 toen de Wet bescherming persoonsgegevens in werking trad. Goed begrijpelijk dat die mappen dan al die tijd over het hoofd gezien zijn, maar dat betekent niet dat ze nu buiten de AVG vallen. Ze moeten dus vernietigd.
Echter, ik zou weinig kwaads zien in het eerst nog eenmalig sturen van een brief of mail van die oud-leerlingen gezien het bijzondere karakter van een 100-jarig jubileum. De gegevens zijn geen radioactief afval dat onmiddellijk weg moet, maar persoonsgegevens waar wat mee moet gebeuren.
Een honderdjarig jubileum is uitzonderlijk, en een eenmalige uitnodiging voor een reünie is voor een oud-leerling ook geen volstrekt onverwacht gebruik van zijn oude adresgegevens. Zeker bij naam en adres zie ik weinig privacyrisico. Ik zou daarom een korte belangenafweging vastleggen en de lijst uitsluitend voor deze ene uitnodigingsronde gebruiken. Geen verrijking via databrokers, geen adressen gaan napluizen als mensen verhuisd blijken, geen opname in een permanente alumnimarketingdatabase.
Zet in de uitnodiging bovendien gewoon eerlijk waar het adres vandaan komt: “Uw contactgegevens komen uit onze oude leerlingenadministratie. We gebruiken deze eenmalig vanwege het honderdjarig bestaan; daarna verwijderen we ze.” Adressen die niet blijken te kloppen gaan meteen weg. Na afloop wordt de hele lijst vernietigd, behalve van mensen die zelf aangeven voortaan als alumnus op de hoogte te willen blijven.
Historisch relevante stukken hoeven niet per se mee de papierversnipperaar in. Denk aan oude klassenfoto’s of een enkel representatief schoolrapport, zaken die een beeld geven van de geschiedenis van de school. Ook foto’s waarop nog levende oud-leerlingen staan, kunnen prima in een zorgvuldig beheerd historisch schoolarchief worden bewaard.
Dat betekent overigens niet dat je ze vervolgens zonder nadenken op de jubileumwebsite mag zetten: bewaren in een archief en opnieuw publiceren zijn twee verschillende verwerkingen. Een compromis dat ik zelf wel heb gezien, is dat de klassenfoto’s uitvergroot op de reünie zelf worden opgehangen zodat de aanwezigen zichzelf en elkaar terug kunnen zien.
Arnoud
Als dit om fysieke papieren mappen gaat, dan valt dit toch niet onder de AVG? Probleem is echter wel dat zodra je een mail probeert te versturen je de gegevens alsnog in een digitaal systeem stopt. Handgeschreven brieven lijkt me daarentegen weer overdreven om de AVG te vermijden.
Valt er gewoon onder.
Eh, waarom niet? Papieren mappen zijn, mits aan de criteria wordt voldaan, toch gewoon bestanden zoals bedoeld in de AVG?
“bestand”:
Ik dacht dat de AVG alleen gold bij geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens. Maar kennelijk is het dus ook van toepassing op niet-automatische verwerking.
Correct. Artikel 2 AVG:
Is dit een juridisch antwoord of die van de proceseigenaar?
Prima dat jij het niet privacygevoelig vindt, maar daar gaat de AVG in deze niet over. Dat is geen juridisch antwoord, dit is het antwoord van de proceseigenaar die graag nieuwsbrieven wil sturen.
Dit moet je langs de lat van 6(4) leggen. En hoe zit het alle verouderde data die er tussen zit, en zijn er niet veel betere andere manieren om de mensen te bereiken. “adressen die niet kloppen, gooien we meteen weg”. Dus ze hebben er al die jaren er niet gedacht om het juist houden van die adressen? Nog een AVG-overtreding.
Terug naar de tekentafel met dit verhaal, klopt juridisch niks van. Maar ik hoor mijn manager wel hetzelfde zeggen 😉
En als laatst
Ik zie niet direct een probleem qua verdere verwerking (het gebruik van persoonsgegevens verkregen voor inschrijving van een school gebruiken voor een reünie van diezelfde school lijkt me verdedigbaar), maar wél in het gebruik van gegevens waarvan de bewaartermijn (mogelijk al héél lang) verstreken is (en waarvan de verwerking dus onrechtmatig is) daarvoor.
Ik snap de FG wel (en eigenlijk niets van de redenatie van Arnoud, die de facto neerkomt op ‘we weten dat het niet mag, maar we doen het nog even snel en geven aan dat we het erna beter gaan doen’).
Het is niet “dit mag niet” maar “deze gegevens hadden weg gemoeten”. Ik vind dat een belangrijk verschil. Als er in 1995 was gezegd “we bewaren dit voor eventuele reünieen” dan was er niets mis geweest met wat we nu doen. Daarom voelt “dit mag niet” als een te zware tegenwerping, we verkopen de adressenlijst niet aan de Quote 500.
De gegevens zijn er. De verwerking voldoet aan de inhoudelijke eisen en dient duidelijk belang van de oud-leerlingen. De gegevens moeten weg. Is dat laatste zó zwaarwegend dat dat belang niet meer gediend mag worden? Wat is de schade van eenmalig die brief sturen en dan alles weggooien?
Ik zou zeggen dat (toch nog) iets doen met gegevens die al lang weg hadden moeten zijn, en waarvan de verantwoordelijke wéét dat die weg hadden moeten zijn, rechtmatig noch behoorlijk is. Maar fair enough, dat is niet per definitie ‘mag niet’ en je kúnt er nog iets mee doen, óók als de FG negatief adviseert.
Je lijkt snel te springen naar stap 3 (de afweging van belangen van verantwoordelijke versus betrokkene). Het gerechtvaardigde belang (stap 1) zie ik wel, maar bij de noodzakelijkheid (stap 2) zie ik in potentie wel moeilijkheden. Als je aanneemt dat mensen nog op hun voormalige adres bereikbaar zijn (waarom stuur je de brief daar anders heen?) kun je ook in plaats daarvan in lokale (of regionale) media adverteren. Minder invasief, want geen persoonsgegevens voor nodig. Als stap 2 faalt, kom je aan 3 helemaal niet toe.
De kans dat adresgegevens nog actueel zijn, neemt af naarmate de gegevens ouder zijn. Uit niets blijkt dat gegevens tussentijds geactualiseerd zijn. Als een school al toegang heeft tot het BRP, dan zal dat niet voor reünie-doeleinden zijn 🙂
In combinatie met een (forse?) overschreden bewaartermijn snap ik wel waarom de FG het spannend vindt.
Ja kijk, dit DNA materiaal van deze onherroepelijk vrijgesproken oud-verdachte had vernietigd moeten worden. Maar ja, we hebben een fout gemaakt en nu blijken we het alsnog te hebben. Als we het destijds hadden mogen bewaren dan zouden we nu niets verkeerds doen. Het DNA is er, en het dient nu een duidelijk opsporingsbelang, dus is het ooit vernietigd moeten hebben zo zwaarwegend dat we nu niet dit opsporingsbelang mogen dienen? Wat is de schade van dit ene DNA-testje nu echt?
Dit is ongeveer wat ik lees, en ik besef me dat het vernietigen van oude persoonsgegevens en DNA-materiaal van verdachten in twee totaal verschillende domeinen zit en in verschillende wetten is geregeld. Het is wel het soort scenario dat gelijk bij me op komt op het moment dat we toe gaan staan dat informatie die vernietigd had moeten zijn toch gebruikt wordt. Het genereert een stimulans voor allerlei partijen om informatie “per ongeluk” niet op tijd te vernietigen.
Het materiaal had al lang vernietigd moeten zijn. Op het moment dat je daar achter komt, moet je die fout zo snel mogelijk herstellen door het materiaal zo snel mogelijk te vernietigen, en niet eerst nog even doorspitten om te kijken of je er iets leuks of handigs mee kan doen. Handig is geen grondslag. Je kan toch niet zomaar besluiten dingen te gaan doen met gegevens die je niet had mogen hebben?
OK, even meegaand in je DNA-analogie. Stel nou dat dit gevonden DNA bewijst dat iemand die nu voor een misdrijf vast zit, het niet gedaan kan hebben. Toch niets mee doen want had al vernietigd moeten zijn?
Als je voor een misdrijf vast zit, dan zit je DNA met recht in de databank. Dat is wat de wet voorschijft; als je wordt veroordeeld voor bepaalde categorieen misdrijven, dan wordt er DNA afgenomen en dat kan worden gebruikt bij het opsporen van andere misdrijven. Of begrijp ik je vraag verkeerd, de formulering was me niet helemaal duidelijk.
De kans dat het adres van een leerling dat op een school bekend was en blijkbaar al tientallen jaren oud is (aangezien het nog uit mappen komt) nog klopt is toch gewoon bij benadering 0. Om te beginnen zijn het vermoedelijk adressen waar de ouders tientallen jaren geleden woonden. De kans dat die er nog wonen is wellicht iets groter en soms zullen kinderen wellicht later het ouderlijk huis kopen. Maar als je er 1000 aanschrijft zou het mij verbazen als je er een handvol correct hebt… Dus nog los van het juridische, puur praktisch is dit toch een volstrekt kansloze onderneming.
Mee eens dat zeker de oudere adressen niet meer zullen kloppen. Maar toch jammer dat zo’n map niet gebruikt mag worden voor een reünie.
En soms klopt het wel of is het in ieder geval nuttig.
Bij mij zou de brief bij mijn moeder komen die hem doorstuurt.
Ik zie net als Arnoud het bezwaar niet nu de gegevens er toch nog zijn en mits er belangen afweging wordt gemaakt. En de gegevens verwijderd worden als onjuist of als geen toestemming tot bewaren wordt gegeven.
Ik heb voor de AVG al zo een leuke reünie gehad. De AVG verwoest zo langzamerhand tot het kind met het badwater weggooien.
Een aanvulling: Toen de AVG werd ingevoerd werd ik benaderd door de universiteit of ik in het alumni bestand wilde, anders werden mijn gegevens verwijderd.
Ik zie niet in waarom zo’n actie niet alsnog toegestaan zou zijn als een bestand nu alsnog gevonden wordt. Als je het maar bij de eerste gelegenheid doet en ook echt gegevens verwijderd als je geen toestemming krijgt en niet zoals een sommige partijen gedaan lijken te hebben de status op verwijderd zetten.
Moesten de gegevens wel vernietigd worden? Scholen moeten bepaalde zaken behoorlijk lang bijhouden.
De vraag is ook wanneer het retentiebeleid moet opgesteld worden. Kan het nog bij ontdekking -oude pre AVG- gegevens, in die zin dat het effectief een ontdekking is?
Deze blog gaat denk ik wat kort door de bocht met de stelling dat de “mappen weg moeten”. Voor scholen gelden lange bewaartermijnen voor de administratie, kan zo 75 jaar zijn, voor zover die betrekking hebben op examenresultaten en diploma’s, in sommige gevallen moeten die gegevens zelfs permanent bewaard worden. De vraag is dan of zulke adresgegevens in een map zitten die helemaal losstaat van de schoolresulaten – kan, maar onwaarschijnlijk. Waarschijnlijker zijn zulke mappen leerlingdossiers die niet triviaal te ontkoppelen zijn van de verplicht te bewaren informatie, en zeker niet zonder meer vernietigd kunnen en mogen worden conform de archiefwet.
Natuurlijk is dan nog steeds de vraag of je dergelijke archieven voor je reünie mag gebruiken, maar dat is dan wel een andere afweging dan als je conclusie was dat je die gegevens überhaupt al niet meer had mogen hebben.