Een lezer vroeg me:
Vanwege de coronacrisis is het bij restaurants, pretparken en dergelijke verplicht om je naam en/of adres op te geven. Geldt daarvoor ook de AVG en wat moeten ze je hierover informeren? En mogen die gegevens voor marketing worden gebruikt?
Als hygiënemaatregel geldt inderdaad sinds kort dat men verplicht is vooraf te reserveren (en dat een gezondheidscheck plaats moet vinden). Althans bij grotere zalen of ruimtes waar 100 man of meer kan zitten. Kleine cafés hoeven dus niet met reservering te werken.
De meeste bedrijven kiezen voor online reserveren, en de bouwers van zulke sites kiezen dan voor de standaard aanpak waarbij mensen naam en contactgegevens opgeven. Dat is immers hoe het altijd ging. Je zou ook per reservering een random getal kunnen genereren dat mensen kunnen noemen; mogelijk doet men dit niet omdat klanten die getallen kwijtraken.
Maar je valt inderdaad onder de AVG als je mensen laat reserveren. Dat het wettelijk verplicht is, maakt dat niet anders. Dat betekent alleen dat je in je privacyverklaring aangeeft dat je het vraagt omdát het wettelijk verplicht is.
Alleen: het ís niet verplicht om contactgegevens te vragen. De noodverordening eist alleen dat plekken op reservering worden uitgegeven, niet dat je weet hoe die personen heten of hoe je ze kunt benaderen. Ja, de minister wil die gegevens daarvoor gebruiken maar dat kan alleen met aparte toestemming.
Als je dus contactgegevens vraagt bij een reservering, dan moet je uitleggen waarom je die nodig hebt. Dus niet “om uw reservering te beheren” maar concreet, wat doe je met die naam en met dat mailadres? Bevestig je het daarmee (en gaat het mailadres dus daarna weg) of kan men daarmee inloggen en annuleren? Stuur je informatie naar het 06-nummer dat je vroeg? Hoe lang bewaar je die gegevens, hoe krijgt men inzage en wanneer gooi je ze weg?
Er mag veel, maar je moet het wel aangeven. Ook direct marketing op die gegevens is toegestaan, maar daar moet je wel een opt-out bij aanbieden (op het reserveringsformulier dus, niet in de privacyverklaring) en je moet in de privacyverklaring uitleggen wat je ermee doet.
Maar let wel: als je zegt dat het wettelijk verplicht is om die gegevens te verstrekken, dan hang je. Dat is niet zo, en dan verwerk je ze onrechtmatig (want je gebruikt de verkeerde grondslag). En dan mag je niet zeggen “oh ja ik bedoelde uitvoering overeenkomst” of “het was stilzwijgende toestemming”.
Waarom werkt niemand eigenlijk met iets anders dan naam en contactgegevens bij reserveren?
Arnoud