Een lezer vroeg me:
Als FG bij ons bedrijf vroeg ik me af hoe we moeten omgaan met Sinterklaas in deze coronatijd. Traditioneel koopt iedereen cadeautjes voor elkaar (lootjes trekken), en koopt de werkgever ook nog iets van een chocoladeletter. Dat mensen elkaars postadres krijgen lijkt me niet de bedoeling, maar mag de werkgever het allemaal opsturen namens de collega’s? Of denk jij dat er toestemming nodig is?Het is inderdaad zeer niet de bedoeling dat collega’s elkaars postadres (huisadres) krijgen zodat ze Sinterklaascadeaus kunnen opsturen.
Een werkgever mag zijn personeel natuurlijk cadeautjes geven, zeker rond de feestdagen. De AVG vindt het prima als je die dan opstuurt in een tijd van pandemie en/of thuiswerken. Dat valt gewoon onder goed werkgeverschap, oftewel uitvoering van de arbeidsovereenkomst. En als je een wat preciezere FG bent, dan gooi je dit op eigen gerechtvaardigd belang. Dat betekent praktisch gezien alleen dat werknemers bezwaar kunnen maken.
Vaak zie je dat zulke cadeau’s ingekocht worden bij een organisatie die ze ook verstuurt. Dan krijg je altijd de discussie of die organisatie verwerker of verantwoordelijke is. Ik zou daar niet te veel tijd aan besteden maar vooral afspreken dat deze organisatie geen eigen reclame gaat sturen naar het personeel, iets waar zulke clubs nog wel eens een handje van hebben.
Als de werknemers surprises voor elkaar maken, dan ontkom je er niet aan dat dit centraal verstuurd wordt vanuit de werkgever. Het lijkt me te ingewikkeld dat iedereen elkaars adres krijgt, behalve als er bezwaar is en dat getoetst wordt in alle vrijheid en weet ik veel. Doe jezelf en iedereen (behalve de office manager) een pleziertje en laat de office manager dat centraal doen.
Tentamenvraag: is Sinterklaas (een zzp’ende acteur die je daartoe inhuurt) een verwerker of een verwerkingsverantwoordelijke voor wat betreft de Grote Boek-informatie die de werkgever over de collega’s verschaft?
Arnoud