Mag mijn werkgever uit mijn naam mails versturen voor het werk?

| AE 11354 | Security | 18 reacties

Een lezer vroeg me:

Op het forum van Security.nl las ik de vraag over een werkgever die in mailboxen van personeel zit en van daaruit ook in hun naam mail verstuurt. Mag dat zomaar?

Er is natuurlijk geen wet die letterlijk dit verbiedt. Dit is iets waar je vanuit de norm van goed werkgeverschap samen uit moet komen, en helaas is dat bij dit soort types vaak wat lastiger dan zou moeten.

Hoofdregel is dat de werkgever bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd. Hij moet daarbij rekening houden met de privacy van de werknemer, maar als hij alle uitgaande berichten wil screenen of zelfs wil dicteren wat er in je brieven moet staan, dan is dat binnen de redelijkheid gewoon zijn recht. Ook als jouw naam er onder staat.

Ongevraagd en zonder inspraak mails versturen uit naam van de werknemer vind ik een ander verhaal. De werknemer moet wel ongeveer weten wat er namens hem of haar wordt gezegd. Ik denk dus niet dat dat kan, tenzij er expliciet bij staat “verzonden door X uit naam van Y” of iets dergelijks.

Toegang tot de mailbox kan nodig zijn om die mails van klanten op te vangen, of om in oude mails te zoeken wat er in het verleden is gezegd. (Natuurlijk, dat kan ook in een centraal CRM-systeem of ticketsysteem zitten maar niet elk bedrijf heeft dat.) Daar moeten dan regels over worden gemaakt in het ICT-reglement, zodat de werknemer weet hoe en wanneer de werkgever toegang mag krijgen tot de mailbox. En die regels mogen niet zijn “de baas mag op ieder moment alles”, er moet wel enige nuance in zitten.

Arnoud

Kan de werkgever anno 2019 verwachten dat je beschikbaar bent op WhatsApp?

| AE 11350 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 34 reacties

Maandag blogde ik over de vraag of een werkgever je kan verplichten een smartphone aan te schaffen. Daarop kreeg ik een paar vervolgvragen, met name over WhatsApp dat in het mkb en onderwijs veel gebruikt wordt voor werkoverleg en andere zakelijke communicatie. Mensen ‘moeten’ dan hun 06 doorgeven, of dat wordt gewoon in de groep gezet en daarna kan iedereen het zien en met iedereen overleggen. Aangenomen dat je een smartphone hebt en WhatsApp al gebruikt, in hoeverre kun je daar dan nog nee tegen zeggen?

Het installeren van WhatsApp is praktisch gezien weinig gedoe en vergt niet veel van je telefoon, dus daar heb je alleen je privacy-argument nog over. Dat zei ik maandag. En dat geldt natuurlijk des te meer als je WhatsApp al hebt en gebruikt om te chatten – dan vind je de privacyzorgen rond WhatsApp dus kennelijk niet onoverkomelijk, en waarom zou dat bij je werkgever daar dan ineens wél een probleem moeten zijn?

Het enige argument dat ik dan nog overhoud, is dat je niet wil dat je privé 06 nummer bij collega’s terecht komt. Allereerst omdat ze je dan voor werkdingen gaan appen buiten werktijd, en niet iedereen stelt daar prijs op. En ten tweede omdat ze dan misschien dat privénummer voor niet-werkgerelateerde dingen gaan gebruiken, zoals de babbelgroep of gewoon “hee Wim kun jij zaterdag helpen verhuizen je woont in m’n buurt” wat je misschien niet wilt.

De werkgever moet in principe zorgen voor de gereedschappen, waaronder ook de communicatiemiddelen als communicatie op afstand deel van je werk is. Dus als de werkgever wil dat jij in een groepsapp chat, dan moet hij zorgen voor een smartphone met groepsapp. Maar als het gebruikelijk is dat mensen dat zelf meenemen (zoals de chefkok met zijn messenset) dan mag de werkgever verlangen dat een goed werknemer zijn smartphone meeneemt en de chatapplicatie aanslingert voor het werk. Gezien de dekkingsgraad van WhatsApp in Nederland vind ik het lastig daar wat tegenin te brengen.

Wel is het zo dat de collega’s dan netjes en alleen werkgerelateerd je 06-nummer mogen gebruiken. Buiten werktijd je benaderen mag alleen wanneer het überhaupt gerechtvaardigd is dat je buiten werktijd wordt benaderd (zouden ze je ook op je vaste lijn bellen?). Dat hangt af van je branche – is er een vergoeding voor overwerk, zijn er piketdiensten, heb je flexibele uren en ga zo maar door.

Collega’s benaderen voor privézaken is een stuk lastiger. Enerzijds, dat is iets dat gebeurt (ook in de kantine kan Hans Wim vragen om te verhuizen, of hij stuurt een groepsmail naar alle kantooradressen). Anderzijds is dat nummer wel net iets meer privé dan de werkcommunicatiemiddelen. Als werkgever heb je dan een zorgplicht (ook vanuit de AVG, maar vooral vanuit goed werkgeverschap) dat die 06-nummers niet zomaar worden misbruikt. Ik zou dus zeggen dat een werkgever op klachten “ik krijg privéberichten van collega’s” moet ageren, en bij voorkeur dit vooraf al verbieden in zijn social media reglement.

Arnoud

Mag je werkgever je verplichten een smartphone met chatapp te kopen?

| AE 11341 | Ondernemingsvrijheid | 36 reacties

Een lezer vroeg me:

Mijn werkgever wil dat ik mobiel bereikbaar ben, niet alleen om te bellen maar ook via een chat-app. Ik heb geen smartphone en wordt dus zo gedwongen die te kopen én een account bij Apple of Google te nemen. Kan een werkgever me dit werkelijk verplichten?

Anno 2019 is dit niet 100% duidelijk. In de kern moet de werkgever aan de werknemers de gereedschappen beschikbaar stellen voor het werk, maar als het in de branche gebruikelijk is dat die het zelf meeneemt, dan kan de werkgever zich daarop beroepen. Dit speelt bijvoorbeeld bij kappers en chefkoks die eigen scharen en messen meenemen zodat het het beste bij hun hand past. Een restaurant kan dan zeggen, bij ons krijg je geen eigen messen, die moet je zelf meenemen.

Het gaat voor mij echter te ver om te zeggen, koop als ‘gewone’ werknemer maar een smartphone van vele honderden euro’s en zet daar onze app op. Een dergelijke investering kun je niet verlangen van werknemers. En ja, ik weet dat messensets ook duur kunnen zijn maar dat zijn werknemers die ook navenant beloond worden en unieke skills hebben. Als je als werknemer in een met chefkoks vergelijkbare situatie bent én het normaal is dat iedereen met eigen smartphones rondloopt, dan wil ik dit standpunt nog wel herzien.

De meeste mensen hebben een eigen smartphone, en dan kun je dat ‘duur’ argument natuurlijk niet meer gebruiken. Dan gaat het in de praktijk vooral over het gedoe rondom die chat-app en wat er nog meer bij komt kijken. Het installeren van WhatsApp is praktisch gezien weinig gedoe en vergt niet veel van je telefoon, dus daar heb je alleen je privacy-argument nog over. Een custom chat-app inclusief MDM en remote wipe optie is op zich alweer een hele burden voor de werknemer.

Dat privacyargument is wel iets wezenlijk extra’s ten opzichte van die messen- of scharenset. Daar gaat die vergelijking dan ook scheef op, wat mij betreft. Je kunt denk ik best verlangen dat mensen eigen spullen meenemen die hen op het lijf zijn gesneden, zeker als iedereen dat al jaren doet, maar eisen dat ze ook bij jou hun privacy te grabbel gooien is volgens mij geen goed werkgeverschap.

Arnoud

Help, mijn marketeers zetten klanten op de foto op Linkedin!

| AE 11271 | Ondernemingsvrijheid | 10 reacties

Een lezer vroeg me: Recent kreeg ik als commercieel directeur bij een IT-adviesbureau een klacht van een klant: die zag zichzelf terug op een groepsfoto op Linkedin, gepost door een van mijn marketing/sales-medewerkers. De foto was gemaakt op een intern event bij ons waar ongeveer 40 klanten bij aanwezig waren. Weliswaar was het event openbaar… Lees verder

Activision betaalt medewerkers om zwangerschappen te volgen via gezondheidsapp

| AE 11239 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 6 reacties

Activision Blizzard betaalt vrouwelijke medewerkers om gegevens over hun vruchtbaarheid en zwangerschap in te voeren in de gezondheidsapp Ovia. Dat meldde Tweakers onlangs. De medewerkers die vrijwillig kiezen hieraan mee te doen, krijgen hiervoor dagelijks een kadokaart ter waarde van een dollar. De gegevens worden geanonimiseerd en als statistieken weergeven, met als doel -hou je… Lees verder

Mag mijn werkgever eisen dat ik mijn Excel model aan ze geef?

| AE 11189 | Intellectuele rechten | 16 reacties

Een lezer vroeg me: Ik heb ooit als zelfstandig ondernemer een Excel model gemaakt om op heel efficiënte manier investeringsanalyses te doen. Dit model gebruik ik sindsdien al jaren bij diverse werkgevers tot volle tevredenheid. Mijn huidige werkgever eist nu echter dat ik dit model aan hen beschikbaar stel, en dit dreigt een arbeidsconflict te… Lees verder

Op je LinkedIn liegen over je functie kan leiden tot ontslag op staande voet

| AE 10667 | Informatiemaatschappij | 17 reacties

Wie een onjuiste functietitel koppig blijft handhaven op LinkedIn ondanks herhaalde sommatie van zijn werkgever, kan daarvoor ontslag op staande voet krijgen. Dat maak ik op uit een recent vonnis van de rechtbank Midden-Nederland. In deze zaak was de werknemer sinds 2015 actief in de functie van accountmanager New Business. Op zeker moment in 2016… Lees verder

Mag je bij ontslag je zakelijke laptop geformatteerd inleveren?

| AE 10527 | Ondernemingsvrijheid | 12 reacties

Wanneer je als werknemer op non-actief wordt gesteld, moet je op verzoek je telefoon en laptop inleveren. Dat deed een werknemer in deze rechtszaak dan ook, zij het dat hij alle data van de laptop en bijbehorende externe schijf had gewist. Dat was voor zijn privacy gaf hij aan, maar de werkgever zag dat als… Lees verder

Mag Slack een werkgever toegang geven tot chats van personeel?

| AE 10473 | Privacy | 9 reacties

De zakelijke chatdienst Slack laat werkgevers voortaan de privégesprekken van personeel inzien, las ik bij Nu.nl. De chatdienst, die populair is bij veel IT-werknemers en programmeurs, heeft haar exportfunctie voor chatberichten herzien. Het is nu makkelijker om je eigen chats te downloaden (dat moet immers van de AVG), maar wie een Plus- of Enterprise Grid-abonnement… Lees verder

Mag mijn werkgever me persoonlijk aansprakelijk stellen (met boete) op AVG-overtredingen?

| AE 9931 | Ondernemingsvrijheid | 27 reacties

Een lezer vroeg me: Mijn werkgever eist dat ik een addendum op mijn arbeidscontract teken waarin opgenomen is dat ik persoonlijk aansprakelijk ben voor datalekken en niet-naleving van de AVG, inclusief een boetebeding voor 5.000 euro per geval. Ben ik verplicht dit te tekenen? Ik vind het wel héél ver gaan en overweeg serieus ontslag… Lees verder