Rechtsgeldige communicatie naar een oude mailbox

| AE 4789 | Privacy | 22 reacties

e-mail rechtsgeldigNog een nagekomen variant op de vraag Is e-mail rechtsgeldig? die ik nog steeds bijna wekelijks krijg. Wat nu als een contractuele wederpartij mails stuurt naar een oud mailadres dat je niet meer leest? Is dat dan toch rechtsgeldig?

Als hoofdregel in het recht geldt dat je toezeggingen (overeenkomsten) en andere mededelingen via elk kanaal mag doen dat je goeddunkt, zolang je maar kunt bewijzen dat het is aangekomen bij de wederpartij. Je mag daar van afwijken, zo kun je in je algemene voorwaarden opnemen dat je offertes pas bindende contracten worden nadat deze ondertekend op papier zijn teruggefaxt. In dat geval is een toezegging per mail niet meer rechtsgeldig, want aan het vormvereiste is niet voldaan.

Veel internetdienstverleners doen het omgekeerde: die zetten expliciet in de voorwaarden dat ze per mail mogen werken, en vaak ook nog eens specifiek naar het mailadres dat hoort bij de dienst die je afneemt. Mails van mijn internetprovider UPC gaan naar mijn UPC-mailadres, en menig forum waar ik lid van ben, stuurt zijn dienstmededelingen per privébericht op het forum in plaats van per e-mail.

Ook dat mag. En sterker nog: als ze dat hebben gezegd in de voorwaarden, dan kom jij niet meer weg met “ik lees die mailbox niet” of “ik vind privéberichten op forums zo vervelend” of zelfs “jullie wisten ook mijn echte mailadres”. Afspraak is afspraak, en het is dan ook bindend en voldoende als het bericht naar het afgesproken punt wordt gestuurd.

Dit betekent dus dat je bij het opheffen van oude mailboxen echt even na moet gaan waar deze nog on file staan, en daar een wijziging moet doorvoeren. (Ook handig mocht je ooit het wachtwoord vergeten zijn.) Want het niet meer lezen van een mailbox ontslaat je niet van je contractuele verplichtingen.

Voor veel mensen is e-mail toch maar een merkwaardig communicatiemiddel, waarvan het kennelijk maar moeilijk voorstelbaar is dat een rechter het zou willen lezen. Of zo. Want als mensen me vragen “ik heb per mail een auto gekocht, is dat rechtsgeldig” dan vinden ze mijn antwoord “ja, natuurlijk” erg raar want e-mail is toch vervalsbaar? Eh ja, dat klopt, maar dat is een stuk papier ook en toch accepteren we dat als bewijs. Waarom is dat bij e-mail zo gek?

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Je hebt het over het opheffen van oude mailboxen en niet zozeer over het niet meer uitlezen van bestaande mailboxen. Dat is wel een verschil. Wanneer ik bijvoorbeeld bij mijn oude ISP wegga en mijn mailbox daardoor niet meer zal werken, zal mail die naar die mailbox gestuurd wordt beginnen te bouncen.

    Mijn redenatie is dan dat de versturende partij die bounce ontvangt en vervolgens moet overgaan tot een andere vorm van communicatie. Is dat juridisch gezien een vol te houden standpunt?

    Overigens stuurt mijn energiemaatschappij mij al een paar jaar lang met enige regelmaat brieven waarin ze om mijn e-mail adres vragen omdat ze beweren dat niet te hebben. Dat e-mail adres is netjes ingevuld in de Mijn-Energiemaatschappij omgeving…. Daarnaast valt het me op dat al deze nuts-achtige bedrijven me per se willen e-mailen behalve als de factuur gestuurd moet worden, dan kan die ineens wel per post. De marketingafdeling heeft nog steeds meer moeite om budget te krijgen dan de administratie.

    • Klopt, daar zit wellicht nog wel een verschil in. Zolang de mailbox werkt, mag je vermoeden als bedrijf dat de klant het ontvangen heeft. Gaat de mail bouncen, dan is dat net zoiets als een brief onbestelbaar retour krijgen. Je bericht is dan niet aangekomen volgens de wet, en je hebt dan een probleem als afzender.

      Je kunt dit via de AV oplossen, en dan moet je een heel eind komen. Want hoewel op de zwarte lijst staat dat je niet zomaar mag afwijken van de wettelijke bewijslast (“alle communicatie wordt geacht te zijn ontvangen zodra hij onze SMTP server verlaat”), is uitgezonderd een voorwaarde die (art. 6:236 sub l BW):

      bepaalt dat de gebruiker het hem door de wederpartij opgegeven adres als zodanig mag blijven beschouwen totdat hem een nieuw adres is meegedeeld;

      Ik kan nergens vinden wat er zou moeten gebeuren als dat adres bewezen onbestaand blijkt te zijn. Ik zou het snappen als een rechter dan zegt, dan heeft de wederpartij pech want die moest zijn adres up-to-date-houden. Enige arrest dat ik vond, betrof een bank die brieven stuurde naar het oude adres van een huisverkoper (het verkochte huis dus). Op zich was dat rechtsgeldig, maar in dit specifieke geval toch niet want de bank had moeten weten dat de verkoper daar niet meer zou wonen, een paar jaar na de verkoopdatum.

      Zelf vind ik het juist vervelend als bedrijven per se me per mail willen factureren. Want je wéét dat ze dat adres ook gaan gebruiken voor “serviceberichten” die neerkomen op verkapte reclame. “Ja maar dat mag van de wet meneer, u bent klant.” “Kan zijn maar dan wil ik me bij deze afmelden, dat mag óók van de wet”. “Ja nee maar dan kunnen wij u niet meer factureren.” Eh. Grr.

      • Enige arrest dat ik vond, betrof een bank die brieven stuurde naar het oude adres van een huisverkoper (het verkochte huis dus). Op zich was dat rechtsgeldig, maar in dit specifieke geval toch niet want de bank had moeten weten dat de verkoper daar niet meer zou wonen, een paar jaar na de verkoopdatum.

        Grappig, dat heb ik ook gehad met mijn hypotheekbank. Die bleven naar het oude adres sturen. Er is geen koppeling tussen wat ze business-inhoudelijk doen (waar ze dus weten dat ik dat pand heb verkocht) en hun administratie.

        Hun verweer was op zich best realistisch: feit dat ik geen eigenaar van een huis meer ben, wil niet per se zeggen dat ik daar niet meer woonachtig ben. Ook het feit dat ik een nieuw huis heb gekocht, vinden zij niet voldoende om aan te nemen dat ik daar dan woon. En omdat die twee losse feiten (aparte transacties) geen aanleiding waren om deze conclusie te trekken, waren de twee feiten tesamen dat ook niet. Ik kan dat wel begrijpen eigenlijk (met alle kennis die ik van ICT heb weet ik hoe complex dit soort omgevingen is, en weet ik ook dat er geen koppeling bestaat tussen wat je business-inhoudelijk doet, en de adressenbestanden van je financiele administratie, en dat je dat ook niet moet willen).

  2. Juridische mailtjes ontvangen is altijd leuk als webmaster.

    Vooral als ze niet in uw moedertaal zijn geschreven of geaddresseerd aan postmaster@ (Een e-mail adress dat vrijwel altijd aanwezig is, maar voor de admin van de email server is, en voor foutmeldingen wordt gebruikt).

    Mag je in het geval van juridische mails (take down notices etc.) eisen dat deze in de moedertaal worden geschreven, worden gestuurd naar een e-mail adress dat beschreven staat op de website (bv een juridisch@ in de gebruikersvoorwaarden), en bij vermoeden van vervalsing een aangetekende slakkenpostbrief vragen?

    • Sander, de slakkenpost brief eisen zal door een rechter gezien worden als weigerachtig (en het helpt je niet veel verder bij het aantonen dat een bericht van een bepaald persoon afkomstig is). Het is beter om te proberen een bevestiging van de oorsprong van een bericht te vinden via (telefoon/email/fax) naar een bekend adres van het bedrijf dat claimt het bericht verzonden te hebben. Het is te verdedigen dat je blafmails die van yahoo, hotmail of gmail adressen komen met een korrel zout neemt, maar dat ontslaat je niet van de “zorgplicht” als beheerder om op te treden tegen misstanden die onder jouw aandacht zijn gebracht. Zou je het bericht verwijderen als het anoniem (en zonder dreigementen) onder jouw aandacht was gebracht? Dan altijd doen! Daarna kun je proberen de oorsprong van de email te verifiëren, en in discussie met de verzender gaan.

      Je kunt “postmaster” op een webserver laten bouncen (als je geen mailfunctionaliteit biedt.) Het aanbieden van een “abuse” adres in je whois records zou genoeg moeten zijn om de meldingen op een plaats te verzamelen… En het staat je vrij om in goed Nederlands een reply te sturen “Misbruikmeldingen moeten aan abuse@… gestuurd worden, ik heb niet de mogelijkheid om in te grijpen.” Eisen dat een misbruikmelding in het Nederlands is, is alleen redelijk als de website zuiver op Nederland (of Nederlandstaligen) gericht is. Wanneer Engels ook regelmatig op de site gebruikt wordt, hoor je ook Engelstalige meldingen te accepteren.

      • Bedankt voor uw reactie!

        Ik kijk nu haast nooit naar mijn spambox. Maar spamfiltering is niet 100.0% correct. Kan goed zijn dat 1 of 2 van de 100 legitieme mails in de spambox beland. Ook kan de server waarvan de mail is gestuurd aangemerkt zijn als spamverstuurder en dan wordt er nog strenger gefilterd.

        Het is lastig aannemelijk te maken dat een juridische mail in de spambox is beland. Ik snap dat slakkenpost ook kan verdwijnen (verkeerd geadresseerd, brievendieven, etc.) maar email is een stuk fragieler op dat punt.

        Ik vraag me af hoe dat zou werken in de praktijk. De verzendende partij zegt te hebben verstuurd, geen bounce te hebben ontvangen. En u beweert dat de mail nooit is aangekomen in uw inbox.

  3. Tja. Bedrijven die mijn mailadres willen hebben. En dan mij mailen vanaf mailadres noreply@bedrijfsnaam.nl, met de melding “dit mailaccount wordt alleen gebruikt om mail te verzenden. Voor contact dient u te bellen met 0900-…”. Nogal asymmetrisch. Ik geef mijn mailadres dus niet aan mijn energiebedrijf of bank, hoe vaak ze er ook om vragen. Als hun communicatie belangrijk genoeg is, dan betalen ze maar de postzegel.

  4. Een variant op het onderwerp. Omdat ik een eigen domeinnaam heb kan ik een onbeperkt aantal email accounts maken, waardoor ik per site een apart email adres kan opgeven om te registreren. Nu kan het gebeuren dat door onzorgvuldigheid van de site-beheerders mijn email adres voor die site in handen valt van spammers. Ik doe dan niet moeilijk maar geef een nieuw email adres door en blokkeer het oude adres.Dit heb ik o.a. gedaan nadat de LinkedIn servers waren gehacked en ik opeens spam ontving op mijn LinkedIn email adres. Ik ga dus naar een nieuw adres omdat mijn “zakenpartner” (LinkedIn dus) onzorgvuldig is omgegaan met mijn adres. Ik geef daarbij mijn nieuwe adres ook door. Maar als die zakenpartner nog steeds overeenkomsten naar mijn oude adres blijft sturen, zijn die dan nog wel geldig? Immers, alles op dat oude adres wordt nu als spam beschouwd, omdat de enige partij die het hoort te gebruiken mijn nieuwe adres nu weet…

      • Best Energiebedrijf,

        Ik heb het emailadres dat ik aan U gegeven heb voor correspondentie geblokkeerd vanwege de ontvangst van porno-spam. Omdat U de enige bent die van het bestaan van dat adres op de hoogte was houd ik U verantwoordelijk voor het onzorgvuldig behandelen van dat persoonsgegeven. Ik ben bereid om voor U een nieuw adres op de server aan te maken en dat aan U mee te delen mits U mij schriftelijk toezegt dat U dit nieuwe adres zorgvuldig zult behandelen en, na een lek aan Uw kant, mij een schadevergoeding van 10 euro per ontvangen spambericht op dat nieuwe adres zult betalen.

        Met gepaste achting,

        Richard Achternaam

        • Ik heb hen indertijd inderdaad zo’n soort brief gestuurd. Niet met die boeteclausule, dat doen ze toch niet, maar wel met een verzoek om conform de WBP mij duidelijkheid te geven in welke gegevens ze van mij hebben, hoe ze die verwerken en op welke manier die beveiligd zijn. Overigens ook niet in de verwachting dat ze me die informatie zouden gaan geven, maar gewoon om te zieken.

          Mijn vrouw kreeg een tijdje geleden spam van een restaurant-site waar ik ook een account heb. Bij navraag waren ze gehacked en lag hun hele database op straat. Mooi dat ze dat alleen aan mijn vrouw vertelden toen ze klaagde – ik werd niet pro-actief op de hoogte gebracht. Aan dat soort gefuck heb ik dus echt een broertje dood. Ik ben dan wel blij dat dat e-mail adres uniek was.

      • Het verrast mij overigens wel als ik merk dat er best veel bedrijven zijn die per ongeluk mijn email adres hebben doen lekken. Maar in een aantal gevallen komt het mede doordat hun servers werden gehacked zoals bij OinkedIn en ReplaceDirect ooit gebeurt is. Maar een adres dat ik ooit heb gebruikt voor registratie bij HP van mijn printer werd enige tijd later misbruikt door een spammer die mij een Russische “vriendin” aanbood. En die was niet door een hacker gehacked maar HP had kennelijk mijn adres gedeeld met enkele van hun partners (terwijl ik had aangegeven dat dit niet mocht!) en via-via bij de spammer terecht kwam. Ook leuk: een recruiteringsbedrijf had mij ooit in hun database staan en kennelijk ging een van hun recruiteerders voor een concurrent werken en had de lijst met contacten meegenomen. Ik werd op dat adres opeens door een concurrent benaderd. 🙂

  5. Je zou kunnen betogen dat het onredelijk bezwarend is om personen voor ieder bedrijf een andere inbox te geven. Immers, de gebruiker maakt het zich gemakkelijk ten koste van de wederpartij die er voor iedere contract een mailbox bij krijgt. Terwijl uit de wet juist volgt dat de verzender moeite moet doen om er voor te zorgen dat zijn boodschap bij de ontvanger aankomt. En redelijkerwijs kan niet worden volgehouden dat niet bereiken van de verklaring het gevolg is van het nalaten van de wederpartij, omdat de gebruiker rekening moet houden met de belangen van de wederpartij.

    • Alex, een aantal personen hier beheert zijn eigen mailserver en kiest er voor om iedere verzender een individueel mailadres te geven. Ik zie ze er wel voor aan dat ze hun server zo ingesteld hebben dat all deze adressen naar een handvol mailboxen geleid worden. Waar het gaat om “Wij communiceren alleen via een postvak op onze website” zeg ik dat iets in zo’n postvak gooien niet “verzenden” is. Mijn mening is dat ik twee postvakken heb (een naast de deur voor papierpost en een elektronische voor de email) en dat zou genoeg moeten zijn voor een bedrijf dat me wil bereiken.

      • En mensen zoals ikzelf gebruiken soms Google Apps om een mailbox met een onbeperkt aantal aliassen op te zetten. Je hoeft niet eens een eigen server te hebben om gewoon per verzender een aparte mailbox aan te maken. Online zijn er genoeg bedrijven die dit gratis of goedkoop aanbieden. Ik vind het juist enorm belangrijk om iedere verzender van een eigen email adres te voorzien omdat ik er filters voor kan aanmaken binnen mijn mailbox. Doordat alles automatisch gefilterd wordt zijn de tientallen emails die ik dagelijks binnenkrijg prima te overzien. Hierdoor hoef ik geen filter op het adres van de afzender te maken, maar heb ik filters op basis van het adres dat ik heb doorgegeven. Dat maakt het daarnaast erg handig om te zien wie er allemaal aan het spammen is. En dat valt de laatste jaren enorm mee. Ik kan merken dat bedrijven tegenwoordig al veel netter met hun email-databases omgaan.

  6. Hoe is het al een partij (bijvoorbeeld de NS) wel emails stuurt maar geen in de email of op de website vindbaar adres heeft om hen terug te mailen.

    Is het acceptabel om naar klanten te communiceren in een medium waarin je zelf geen antwoord in wenst te ontvangen (en dat ook zo goed als onmogelijk maakt).

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS