Via Reddit:
Sinds vandaag een nieuwe lease auto in ontvangst mogen nemen. Ik werd echter verrast door het feit dat er track and trace is ingebouwd. De reden welke door het bedrijf wordt gegeven is dit door de belastingdienst is geeist. Ik betaal echter volledige bijtelling voor privégebruik. Onze wagenpark beheerder kan mijn locatie nu 24/7 volgen en bekijken. [Mag dat?]Om even eruit te lichten wat ik vaker in de mail kreeg: nee, de Belastingdienst eist niet dat leaseauto’s voorzien worden van een track&trace systeem voor rittenregistratie. Men eist wél dat er een sluitende kilometerregistratie wordt bijgehouden bij zakelijke auto’s, om zo te bewijzen dat deze voor minder dan 500 kilometer per jaar privé wordt gebruikt.
Als je meer dan dat privé rijdt, dan krijg je te maken met een fiscale bijtelling en dat kan van invloed zijn op je loon. Maar aan de andere kant ben je dan juist niet verplicht een rittenregistratie bij te houden; je erkent immers al meer dan de grens privé te rijden en je aanvaardt de bijtelling.
Het probleem is: bij een grotere werkgever controleert de Belastingdienst steekproefsgewijs op privékilometers. Zoals in de discussie gemeld:
Grote werkgevers worden daar op gecontroleerd, vaak steeksproefsgewijs, en als daar fouten in worden aangetroffen wordt dat geëxtrapoleerd naar het totale wagenpark en kan dat leiden tot zeer hoge boetes. Ik heb bij een grote werkgever hier een boete van meer dan € 1 miljoen in de bus zien vallen. Voor zo’n grote werkgever is het dan handig T&T in te bouwen.En dat inbouwen doe je dan in alle auto’s, want dat is dan een eenmalige ingreep die het minste gedoe geeft. Dat botst (haha) natuurlijk met de positie van deze werknemer, die immers geen rittenregistratie nodig heeft maar die nu wel over zich heen krijgt.
De vraagsteller maakt zich zorgen over de registratie van privéritten, waardoor de werkgever te weten zou komen waar hij privé allemaal heen gaat. Dat zou echter geen issue moeten zijn: dergelijke trackers registreren het aantal gereden kilometers en het moment waarop, niet de start- en eindlocatie van de rit.
Verder hebben deze systemen altijd een mechanisme waarmee je kunt aangeven dat je rit privé is. Er wordt dan niets bijgehouden. De werkgever moet dit soort zaken actief toelichten, inclusief hoe dat werkt en wat er in welke configuratie wordt bijgehouden.
Ook heeft de Ondernemingsraad instemmingsrecht bij een dergelijke regeling, dus je kunt ook daar navragen hoe er over privacy en gebruik van persoonsgegevens is nagedacht.
Arnoud
Mijn werkgever maakt sinds 2012 al gebruik van een GPS tracker ten behoeven van de registratie van ritten. Het gaat hier echter niet alleen over het kunnen bewijzen van de grens van privé kilometers, maar ook hebben wij een systeem waarbij we voor privé kilometers een eigen bijdrage hebben richting de werkgever.
Het bedrijf achter deze oplossing registreert niet alleen gereden kilometers, maar ook start- en eindtijden, alsmede start- en eindlocaties. Deze kan ik ook inzien in het portaal van deze tussenpartij. Ons is ooit medegedeeld dat onze werkgever van privéritten alleen het aantal gereden kilometers per dag te zien krijgt. Voor zakelijke ritten krijgt onze werkgever alles, inclusief dus tijden en locaties. Ik ben ooit zelf gevraagd door mijn werkgever om een verklaring te geven voor een aantal zakelijk geboekte ritten en toen kreeg ik al deze gegevens in een excel sheet opgestuurd met het verzoek om voor de geel gearceerde regels dit te verklaren.
Dit om even aan te geven dat de werkgever het misschien niet heeft, maar in ons geval een (door de werkgever gekozen) tussenpartij op een bak data zit waar je U tegen zegt. Ik kan ook behoorlijk terug in de tijd scrollen van mijn rittenregistratie.
Het fijne is wel dat ik via dit systeem nog geruime tijd aanpassingen kan maken aan de rittenregistratie (zakelijk/privé) en een comment block heb. Daarmee wordt in ieder geval voorzien in een mogelijkheid om afwijkende ritten al te motiveren. De implementatie die werkgevers daarmee kunnen verzorgen kan dus wel een aardige stap komen, als nuttige tool voor ook jouw eigen motivatie van die 500KM richting de belastingdienst.
Is die door de werkgever gekozen leverancier hier verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die verwerkt worden van de privéritten? Op basis waarvan verwerken zij deze gegevens?
Dit lijkt me net te serieus om het enkel bij een Ondernemingsraad te laten liggen. En ik snap niet waarom er voor een oplossing is gekozen waarbij de werkgever zelf bij deze gegevens kan komen. Waarom niet bij een derde (leasebedrijf?) laten en pas inzien wanneer daar volgens reglement noodzaak voor is, waarbij de bestuurder dan direct wordt geïnformeerd?
Je kunt toch ook niet een mobieltje van de zaak krijgen, waarbij de werkgever alle gesprekken opneemt, om na te gaan of je niet te veel privé belt?
Ik heb er serieus een punt van gemaakt toen ik een keer geflitst was, en het leasebedrijf dit mij mailde met CC naar de wagenparkbeheerder binnen ons bedrijf. Dat laatste was namelijk niet nodig, omdat ik de boete al ging betalen en het de wagenparkbeheerder niets aanging waar ik op het moment van flitsen was.
Waar moet overigens uit blijken dat de trackers niet de start- en eindlocatie bijhouden? Dat lijkt me per tracker verschillend. Mijn auto had een connect service waarmee de auto ook de locatie doorgaf, maar daar kon de werkgever niet bij.
De autoriteit persoonsgegevens heeft het voorbeeld van trackers in auto’s uitgewerkt in het or-privacyboekje ter ondersteuning van Ondernemingsraden.
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/documenten/or-privacyboekje
Dan heeft tracker toch niet veel zin als je geen begin/eind locatie hebt? Je kan dan nog steeds niet (achteraf) aantonen dat een rit een privé of zakelijk karakter had.
Je kan het tijdstip van de rit toch korreleren met je urenregistratie of je werkopdrachten? Komen die met elkaar overeen, dan is het een werkrit, zo niet, dan zijn het privé kilometers.
Ik dacht dat je gewoon aan het begin van een rit op een knopje “werk/privé” drukte, waarna de registratie navenant is. Bij werk dus start- en eind en kilometers, bij privé alleen aantal kilometers.
Willekeurig voorbeeld van een tracker noemt op pagina 7 hoe je die knop aansluit.
Hoe streng zijn die regels voor het gescheiden administreren van kilometers eigenlijk, kan iemand die er ervaring mee heeft daar wat over zeggen? Ik bedoel dus, als ik onderweg ben van klant naar klant en ik maak een omweg van 10km om bij een supermarkt een broodje te halen voor mijn lunch, zijn die 10km dan werk of prive? En als ze werk zijn, maar ik neem ook tegelijkertijd een boodschap mee voor mezelf voor ’s avonds na werktijd, is het dan nog steeds werk? En als het prive is, zijn de 10km die ik moet omrijden om te tanken bij een pomp van het merk waar ik een brandstofpas voor heb dan ook prive? Als ik op zaterdag naar de stomerij rijd om mijn werkkleding te laten stomen, is dat prive of werk?
” Verder hebben deze systemen altijd een mechanisme waarmee je kunt aangeven dat je rit privé is. Er wordt dan niets bijgehouden.”
“Niets bijgehouden” is onjuist, het totaal is een controle element dat vereist dat alle ritten op zijn minst bekend zijn. Witte vlekken maken de vastlegging voor de belasting een onbruikbare registratie.
Overigens heeft de AP stelselmatig te weinig aandacht voor de combinatie gegevensgebruik en functionaliteit. Dat een werknemer wordt gedwongen gebruik te maken van een website (en een account) om extern de eigen persoonsgegevens te beheren is zelden te herleiden tot een terechte wettelijke noodzaak. Noodzaak is in de AVG (EU Bestuursrecht ongelijk aan nodig)
Jaren geleden maakte ik regelmatig gebruik van de ‘poolauto’ van het werk. Dit was een leaseauto van een werknemer die het bedrijf had verlaten. Toen de wagenpark beheerder mij liet zien wat hij kon zien was de complete rit inzichtelijk op een kaart. Dus niet alleen startpunt en eindpunt maar nauwkeurig de complete route op de kaart……
Mocht ik dus ooit een leaseauto krijgen dan zou ik dus wel heel scherp willen weten wat er geregistreerd wordt en wanneer!
Ik heb sinds twee jaar geen lease auto meer, maar ik stond 7 jaar geleden al op het punt om een eigen auto te kopen.
Een (benzine!) lease auto was bij een lease termijn van 5 jaar en 50% belasting al nauwelijks financieel gunstig te noemen ivm het leasebudget als salaris uitgekeerd krijgen wat ik bij eerdere werkgevers als keuze had.
Mijn toenmalige werkgever had echter als beleid dat hij een standaard lease auto met reclame betaalde of niets. Hierdoor alsnog 5 jaar in een lease auto gereden.
Als je de eigen auto minimaal 8 jaar kan rijden zonder al te veel pech ben je met een eigen auto veel goedkoper uit. Je moet alleen wel je afschrijving op een rekeningen zetten voor de aankoop van een nieuwe auto.