Een lezer vroeg me:
Vanwege een arbeidsconflict ben ik geschorst (non-actief). Ik kom er nu achter dat ik niet meer in kan loggen op mijn mail of andere ict-systemen van het werk. Mag dat zomaar?In principe beslist de werkgever hoe jij je werk doet. Er is geen recht op toegang tot de werkplek of op specifieke werkmiddelen. De werkgever moet je geven wat nodig is, maar als je op non-actief staat dan heb je geen werkmiddelen nodig. Dus volgens mij is verdedigbaar dat ze per direct het systeem dichtzetten.
Bij een schorsing wordt je loon gewoon doorbetaald. Ook andere arbeidsvoorwaarden blijven van kracht: vakantiedagen blijven opbouwen, je leaseauto hoeft niet ingeleverd, en je mag bedrijfseigendommen zoals laptops of telefoons onder je houden. Maar let op, als er specifieke arbeidsvoorwaarden hierover gelden, dan kan op grond daarvan inleveren wél worden verlangd.
Hier komen we weer bij dat verschil tussen producten en diensten: die laptop mogen hebben is een stukje bruikleen, maar toegang tot de mailbox is een dienst die ten behoeve van het werk verricht wordt. Als er geen werk is, dan hoeft die dienst niet geleverd te worden.
Ik krijg deze vraag vaker. De achterliggende frustratie is dat in die mailbox (of ergens op het systeem) er bewijs ligt dat de werknemer wil gebruiken in de te verwachten ontslagprocedure. Mails met toezeggingen, logs die een ander beeld werpen op wat de werkgever zegt, de cruciale Powerpoint, ga zo maar door.
Juridisch gezien kun je ook met het argument “ik heb bewijs nodig” niet eisen dat de werkgever de ict-middelen weer openzet. De eigenlijke route is dat je advocaat of rechtsbijstandsverzekeraar een artikel 843a Rv-vordering instelt:
Op grond van art. 843a Rv kan een partij die daarbij rechtmatig belang heeft inzage, afschrift of uittreksel vorderen van bepaalde bescheiden met betrekking tot een rechtsbetrekking waarbij hij (of zijn rechtsvoorganger) partij is, bij degene die deze over deze bescheiden beschikt. Uit de vereisten van ‘rechtmatig belang’ en ‘bepaalde bescheiden’ vloeit voort dat het niet mag gaan om een zogenaamde ‘fishing expedition’, waarbij (min of meer) lukraak naar allerlei bewijsstukken wordt gezocht. Het moet voldoende duidelijk zijn om welke bescheiden het gaat, zodat de rechter kan bepalen of een partij rechtmatig belang heeft bij inzage, afschrift of uittreksel.Als je dus concreet kunt aangeven om welke mails het gaat, of welke logs of andere bestanden het zou moeten betreffen, dan is opeisen daarvan mogelijk. Ik snap dat lang niet iedereen die kennis paraat heeft.
Daarom blijft het advies: kopieer bewijsstukken die jouw positie ten opzichte van de werkgever kunnen beïnvloeden. Een risico daarvan is natuurlijk weer dat je dan beschuldigd kunt worden van stelen van bedrijfsgeheimen. Beperk zoiets dus tot dingen die evident jou aangaan, zoals mails van HR of directie met toezeggingen, niet hele bergen documenten van projecten om aan te kunnen tonen dat je daaraan had gewerkt en niemand ooit had geklaagd.
Arnoud
Laatste allinea: “kopier … te opzichte van de werknemer…”, moet dat niet zijn “werkegever”? Is voor mij in het betoog logischer.
Excuses, aangepast.
Wat heb je aan die laptop als je er niet op kunt inloggen?
Vrij weinig, waarschijnlijk. Maar nuttig gebruik is toch niet onlosmakelijk verbonden aan iets in bruikleen hebben?
Niet alle bedrijven hebben laptops waarbij je moet aanmelden bij een domain of iets. Er zijn bedrijven waarbij je binnen een budget een laptop in eigen beheer kiest, of kleinere bedrijven zonder werkplekbeheer waarbij mensen zelf ook lokaal kunnen inloggen.
Een art. 843a Rv vordering is ook buitengerechtelijk mogelijk, maar uiteraard buitengerechtelijk niet afdwingbaar. Een werkgever die weigert om een buitengerechtelijke vordering te honoreren loopt ook het risico om 1-0 achter te staan bij een lopend arbeidsconflict door onnodig moeilijk te gaan doen over toegang.
De rechtsbetrekking voor de vordering is helder, maar het belang voor verstrekking moet ook worden onderbouwd en het moeten zoals je schreef bepaalde stukken betreffen (geen fishing expedition). Maar het mag wel een zoekwoord zijn, als het maar specifiek genoeg is (dus niet de woorden ‘en’ of ‘de’).
https://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:HR:2023:830
Daarnaast kan het twijfelachtig zijn dat een werkgever de hele mailbox dichtgooit en niet bijvoorbeeld slechts verzending blokkeert, want een werkgever mag zelf ook niet zomaar in die mailbox kijken zoals je zelf schreef in 2014:
https://blog.iusmentis.com/2014/06/19/wanneer-mag-je-de-mailbox-van-een-werknemer-nu-doorzoeken/
Een relevante vraag lijkt mij daarom: wat is het belang van een werkgever om de toegang volledig te blokkeren anders dan de procespositie van de werknemer frustreren?
Ik sluit niet uit dat werkgevers in rechte het deksel op de neus krijgen als een geschorste werknemer toegang vraagt maar niet krijgt, zonder duidelijke onderbouwing door de werkgever. Maar dat hangt uiteraard van de omstandigheden af (reden schorsing, bedrijfsgeheimen etc.)
Als een werknemer aantoonbaar geen werk mag verrichten namens werkgever, staat bijvoorbeeld de AVG dan eigenlijk toe dat er inzage wordt gegeven in de lading persoonsgegevens die de mailbox en zo ongeveer elke andere applicatie bevat? De werknemer is de mails niet aan het verwerken namens werkgever. Is op dat moment een derde partij.
De werknemer verwerkt überhaupt niet. De werkgever verwerkt en gebruikt daarbij de handjes van de werknemer. Dus volgens mij is dit geen probleem.
Mail is ook nodig om op de hoogte te blijven van mailings van de directie, van afdelingen, van de OR over beleidszaken, security en dergelijke. Mag je bijvoorbeeld niet meer voor de OR stemmen als een werkgever je schorst? En hoe zit dat met het intranet waar CAO afspraken staan of bezwaarprocedures of andere zaken die je in een conflict met de werkgever nodig hebt?