De Historische Vereniging Oud Leiden (HVOL) is zijn volledige digitale archief kwijt, dat ze in de Microsoft-dienst Sharepoint had ondergebracht. Dat meldde het Leidsch Dagblad onlangs. Het gaat om notulen, contracten en meer. Onduidelijk is wiens fout het is, maar pijnlijk is het wel.
De HVOL “richt zich op de bevordering van de kennis van de geschiedenis van de Nederlandse stad Leiden en omstreken en op de bescherming van het culturele erfgoed” en organiseert daarvoor diverse activiteiten. Daar hoort ook het nodige materiaal bij, dat de vereniging dus in Sharepoint bewaarde.
Gratis, want tot voor kort was dat mogelijk voor bepaalde vereniging en stichtingen. Iets preciezer: je verlenging van uiterlijk 1 juni 2025 was de laatste. En die overgang was waar het misging:
Gewijzigd beleid bij Microsoft leidt ertoe dat iedereen moet betalen voor de dienst. … Microsoft kondigde via de mail een overgangsperiode aan. Data zouden, als de licentie na de gratis periode niet werd omgezet naar een betaalde, nog drie maanden bewaard worden, zodat gebruikers ze nog veilig konden stellen. In werkelijkheid zijn alle data meteen ver-nietigd, zo merkte [HVOL]. “En we hadden echt een enorm mooie structuur van mappen voor alle commissies, voor het bestuur, voor dit, voor dat, voor het archief. Wij dachten dat dit de mooiste back-up was, die je had.”Een aantal belangrijke zaken, zoals de Beeldbank en de financiële administratie, stonden buiten Sharepoint maar diverse werkgroepen kunnen geheel opnieuw beginnen.
In 2025 heeft MS hier wel het een en ander over gecommuniceerd, maar je moet er wel naar zoeken:
To avoid service disruption or data loss, we strongly recommend transitioning users to Microsoft 365 Business Basic or another eligible Microsoft 365 offer for nonprofits before the Office 365 E1 subscription is cancelled. License transitions must be completed manually in the Microsoft 365 admin center.Hieruit haal ik dus inderdaad dat op je einddatum alles weggaat, en dat het jouw taak is om tijdig te verhuizen. Maar in het citaat hierboven lijkt HVOL te zijn gemeld dat ze na einddatum nog drie maanden hadden om een data-export te doen. Dat spreekt elkaar tegen, en dat kan een grondslag zijn voor een aansprakelijkheidsstelling.
Alleen: wie exact heeft dat laatste gezegd? Als het bijvoorbeeld de MS partner was die HVOL ict-diensten leverde, dan is het niet gegeven dat je dit MS tegen kunt wrijven.
Heeft MS inderdaad die driemaandentoezegging gedaan, dan is ze aansprakelijk te houden voor het dataverlies. Het lijkt op die bekende zaak uit 2014 van een therapeut die data kwijt was die in KPN Back-up Online gezet was. De kleine letterjes mochten niet baten, omdat er een menselijke fout was gemaakt bij het terugzetten van de backup. Dat zou hier analoog gelden: je zegt iets niet te doen en doet het dan toch, dat kun je met de algemene voorwaarden niet rechtbreien.
Alleen: wat ís de vergoeding? Bij die therapeut ging het om instructievideos en dergelijke. Dan kun je het uurtarief voor de uren van het opnieuw maken daarvan (en kosten van een videograaf etc) nog in redelijkheid opvoeren als schade. Die videos zijn vervangbaar.
Bij een historisch archief ligt dat heel wat moeilijker. Zijn de bronstukken er nog? Kan de HVOL daar opnieuw bij komen en ze digitaliseren? Wat is vernietigd na de eerdere digitalisering en nu dus reddeloos verloren gegaan?
Arnoud
Wat ik even mis: Er wordt hier gesproken van een “back-up”, hoe kan het dan, dat alle gegevens weg zijn? Een back-up is toch een spiegel van de eigenlijke opslag. Tenminste, dat heb ik sinds 1976 geleerd.
Zelfs toen ik eind jaren 70 een tijdje op de “computerafdeling” van een groot bedrijf in Zaandam werkte, liep er ieder nacht vanaf 00:01 een automatische back-up van allemutaties van de afgelopen dag.
Precies. Je gegevens op 1 plek opslaan is per definitie géén back-up. Ook niet als die ene plek ‘de cloud’ (de computer van iemand anders) is.
“1-2-3” blijft de enige juiste backup strategie (… en dan minstens jaarlijks testen van 3 en nadenken welke combinatie van gebeurtenissen toch tot totale uitval kunnen leiden).
Ooit geleerd van mijn vader die zijn werk echt dagelijks kopieerde naar floppies en de doosjes met floppies heen en weer fietste naar kantoor om ze altijd op meerdere plekken te hebben liggen. Er zwierven zelfs nog tapes uit de ’70s rond met data in huis. Ik vond dat toen wel wat gek trouwens. Maar het was 1-2-2 op basis van een tolerantie van het verlies van één dag werk.
Voor wie nog tips zoekt voor oplossing 3: Backblaze is goedkoop en robuust.
Voor een non-profit organisatie zou het een kostbare grap kunnen zijn, maar dit is wel een hele goede casus om het belang van een backup bij een andere partij (bijvoorbeeld bij een meer soevereine Europese cloudprovider) te onderstrepen.
Het is nu mis gegaan door verwarring over overgangsperioden (of men was vergeten die data te migreren en probeert zich nu daarop te beroepen) maar het zou ook mis hebben kunnen gaan door een menselijke of technische fout bij Microsoft of de beheerder bij de stichting, zelfs als ze wel een gewone licentie hadden gehad. Je kostbare data maar op een enkele plek hebben staan, zelfs als die plek een grote partij zoals Microsoft, is gewoon niet verstandig. Naast fouten kan je ook in de problemen komen door andere oorzaken, zoals problemen bij de betaling als gevolg van storingen bij je bank, of contractuele problemen als gevolg van de inhoud van je data (als je bijvoorbeeld geheel legitiem data opslaat waarvan Microsoft zegt dat je die niet mag hebben).
Wat is de schade, als je vrijwilligers om niet werken? Is als zij dan al het werk over moeten doen, de schade alsnog nihil?
‘om niet’ kan nog steeds betekenen dat je reiskosten vergoedt, en een in een vrijwilligersbijdrage voorziet, dat zijn nog steeds aantoonbare kosten. En dat vrijwilligers de data in eerste instantie hebben vergaard wil nog niet zeggen dat vrijwilligers ook het herstel voor hun rekening moeten nemen. Afhankelijk van het belang van de data en de snelheid waarmee e.e.a. hersteld moet zijn zou je denk ik ook uit mogen gaan van uitzendkrachten die hetzelfde werk in kortere tijd doen – dat is dan een verhaalbare kost wat mij betreft, en ook niet onredelijk denk ik.