Een lezer vroeg me:
Bij de organisatie waar ik werk, wordt mijn persoonsgebonden mailbox opgeheven. Ik moet samen met twee collega’s (met dezelfde taken) gaan werken vanuit één functionele mailbox. Mag men dat zomaar beslissen? Hoe zit dat bijvoorbeeld met persoonlijke zaken zoals vakantie-aanvragen?Hoofdregel bij werk is dat de werkgever bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd en welke middelen je daarbij inzet. Dus als deze je laptop vervangt door een desktop, dan is dat in principe gewoon toegestaan.
Of je mail nodig hebt voor je werk, is in principe ook een inschatting van je werkgever. Als die dan besluit om je mailbox op te heffen, dan is daar niet snel wat aan te doen. Je komt daar alleen aan als je echt je werk niet kunt doen als je niet kunt mailen, en dat is in het algemeen lastig voorstelbaar.
Een functionele mailbox kan een prima middel zijn om het werk te doen, zeker als je met twee of meer mensen hetzelfde werk doet. Denk aan klantenservice of standaard in- of verkoopwerk. Als je als bedrijf kosten moet besparen, dan kan het dus een keuze zijn om individuele mailboxen terug te brengen en mensen naar functionele mailboxen.
Vaak ontstaat er daarbij wel een praktisch probleem. Veel ondersteunende activiteiten vereisen accounts of gaan per mail. Denk aan vakantie-aanvragen of ziekmeldingen, om er twee te noemen. Dat is iets dat in een persoonsgebonden mailbox thuishoort, en niet in een functionele. Als dat middel er niet meer is, dan zal de werkgever een andere oplossing moeten zoeken.
Arnoud
Zou het in zo’n situatie oké zijn om een eigen persoonlijke mailbox te gebruiken voor dit soort zaken? Een Hotmail is natuurlijk zo aangemaakt, en in de situatie zoals geschetst lijkt me risico op lekken van bedrijfsgeheimen minimaal. En misschien juist wel lekker dat de werkgever er niet bij kan als je daar de communicatie met HR doet. Inkoop en support hoort niet in de privé mailbox, vakantieaanvraag wel.
Sterker nog, in deze situatie lijkt me dat de meest wenselijke oplossing. Ik ken ook functies waar ik niet volledig begrijp waarom we persoonsgerichte mailboxen aanbieden, behalve dat het breed gebruik is.
Systemen moeten m.i. het productiewerk dekken, incl. terugbelverzoeken, onderlinge afstemming, klantcommunicatie, knowledge-base, etc. (Ik ben oud genoeg dat toen ik begon met werken de laptops vanaf bepaald functieniveau waren. Okay, dat vond ik toen ook gek en nu beargumenteer ik iets vergelijkbaars.)
Juist HR, Verzuim en andere formele communicatie uhv arbeidsovereenkomst passen volgens mij beter in de privé mailbox, dan in de zakelijke. Dan voorkom je ook meteen de situatie dat een arbeidsgeschil (komt hier ook vaker terug) meteen leidt tot het willen downloaden van 1,5GB aan historische arbeidsrechtelijke informatie uit de mailfolder “Privé”. Met meteen een verdere verslechtering van de relatie tot gevolg.
Ik wil even aandacht vragen voor verslagen van functioneringsgesprekken, communicatie met de directe manager over gezondheidskwesties, etc. Zaken die je niet in een mailbox wilt hebben die met collega’s gedeeld wordt.
Email met arbeidsrechtelijke impact wordt na ontvangst geforward naar mijn privé-email om thuis gearchiveerd te worden. (Een Bcc: naar thuis doe ik ook op sommige mailtjes.)
Maar die mails zou de werkgever dus ook direct naar je privé-email kunnen sturen?
Dat kan, maar geeft praktisch gedoe want “van de AVG mag je geen privéadres aan managers geven”. Of het zit in een portaal waar je via single sign on met je MS365 account op aanmeldt.
Dat communicatie met klanten via een functionele mailbox moet gebeuren is natuurlijk wat voor te zeggen, zoals dat collega’s eenvoudiger werk kunnen overnemen bij vakanties en ziekte. Dat je heden ten dage niet daarnaast mensen ook een persoonlijke mailbox geeft kan ik moeilijk bij. Op de kosten die je maakt voor een medewerker zijn de kosten voor een mailbox toch geneuzel twee cijfers achter de komma? Zijn er echt organisaties waar dit de manier is om kosten te besparen? Als je moet zoeken naar stuivers tussen de kussens van de bank dan is dat meestal een slecht teken.
Voor de lezer zou ik zeggen: vraag om een persoonlijke mailbox voor persoonlijke zaken, en als dat niet mag dan is er altijd nog de oplossing “malicious compliance”, d.w.z doe alle zaken die normaal in een persoonlijke mailbox thuis horen zoals verlofaanvragen voortaan schriftelijk, en verlang ook een schriftelijk antwoord. Op papier, je weet wel, die ouderwetse platte witte vellen met letters.
Verlofaanvragen zijn een privé aangelegenheid. Je wilt die aanvragen doen vanaf privé e-mailadres. Stel je voor dat je werkgever je ontslaat en jij vanaf je zakelijke e-mailbox aanvragen hebt lopen indienen, dan kun je later niets meer bewijzen.
Ben ik het niet mee eens. Het is persoonlijk, maar niet zozeer prive. Een verlofaanvraag, vraag aan HR etc doe je als medewerker aan je werkgever, niet als prive-persoon naar een bedrijf. Dat laat onverlet dat je uiteraard een kopie kan bcc’en naar een eigen prive mailbox als je verwacht daar op een later moment behoefte aan te hebben, maar de essentie ervan is communicatie tussen werknemer en werkgever. De persoonlijke mailbox van de werknemer is daarvoor een gangbare methode.
Maar post van mijn werkgever ontvang ik ook op mijn privéadres en niet op mijn werkadres. Waarom zou email dan anders zijn?
Alle berichten? Per post, als in op papier? Niet alleen iets formeels, of iets waar wetgeving over bestaat, zoals een loonstrook of jaaropgave, maar ook de uitnodigingen voor de kerstborrel, de vraag om de vensterbanken leeg te maken omdat de glazenwassers komen, verzoeken je laptop direct te updaten omdat er een kwetsbaarheid is, herinneringen om je urenstaat in te vullen, waarschuwing dat er volgende week werkzaamheden zijn in de parkeergarage, en de meldingen dat iemand jarig is en er taart staat bij de koffie? Dat krijg je allemaal thuis per post, en niet in de mailbox van je werk?
Iedereen krijgt sommige dingen per post. Het ging hier over normale communicatie tussen werkgever en werknemer onder normale omstandigheden en voor normale zaken, zoals verlofaanvragen.
Ik bedoelde dat als mijn werkgever mij wel post naar mijn privé-adres mag sturen waarom hij dan geen mail naar mijn privé-mail zou mogen sturen. Dus niet dat de werkgever alles per post zou moeten doen.
Een privémailadres is AVG-technisch hetzelfde als een huisadres. Die mail mag dus alleen door HR worden verzonden. Dat is onwerkbaar als dit om dagelijkse kattebelletjes gaat (“maak je vensterbank leeg voor de glazenwasser!”).
“Maak de vensterbank leeg voor de glazenwasser” kan prima naar de “vestiging-algemeen” mailbox (of chatgroep). Anders krijg je Sorry, ik weet van niks, lees mijn privémail maar een keer per week.
Je hebt gelijk. Bij veel van die informele dingen kan dat inderdaad prima. “Kom je naar de kerstborrel?” kun je vanuit een functionele mailbox beantwoorden, gewoon jouw naam in het bericht vermelden. Het enige is dat jouw persoonlijk bericht (“ik kom met mijn man en we zijn vegan”) dan in de gedeelde map verzonden berichten staat.
Nee, zo bekeken is een zakelijke privémailbox ineens lang zo vaak niet nodig.
De vraag is natuurlijk: Is het feit dat je een man hebt, of dat het een man is en geen vrouw, of dat het een andere man is dan vorig jaar, of het feit dat je niet thuis bent op die dag, of dat je vegan bent (misschien niet overdag in de kantine maar alleen in het bijzijn van je man) informatie die met collega’s gedeeld moet worden?
Of het antwoord ‘nee ik ben er niet, want mijn man moet naar het ziekenhuis voor nierdialyse dus dan kan ik lekker naar mijn lover gaan’?
De vraag is natuurlijk: Is het feit dat je een man hebt, of dat het een man is en geen vrouw, of dat het een andere man is dan vorig jaar, of het feit dat je niet thuis bent op die dag, of dat je vegan bent (misschien niet overdag in de kantine maar alleen in het bijzijn van je man) informatie die met collega’s gedeeld moet worden?
Of het antwoord ‘nee ik ben er niet, want mijn man moet naar het ziekenhuis voor nierdialyse dus dan kan ik lekker naar mijn lover gaan’?
De werkgever kan je ook niet verplichten je privémail ‘schoon’ te houden. Het is pennywise and poundfoolish gedrag.
En aanvullend, kun je (binnen het kader werkgever-werknemer) de privé-persoon wel van de werknemer scheiden?
Als je onderscheid wil maken dan zou ik eerder stellen dat de ‘werknemer’ een onderdeel van mij is, net zoals de ‘zoon’ (van mijn ouders) of de ‘geliefde’ (van mijn geliefde) onderdelen van mij zijn.
Nu heeft de werkgever in beginsel niets met die andere onderdelen te maken maar ik zie niet in waarom communicatie binnen het werkgever-werknemer kader via een door de werkgever beheerd kanaal moet geschieden.
Voor de komst van computers kon je ook verlof aanvragen. In principe kan de werkgever natuurlijk ook iedereen weer een fysiek postvakje geven en een papieren verlofaanvraagprocedure (3x woordwaarde bij scrabble) in het leven roepen.
Als het een klein bedrijf is zou de verlofprocedure best eens kunnen bestaan uit “neem contact op met persoon xyz, geef door welke dagen je vrij wil hebben en hij/zij zet dat ik een excelsheet”
En wat dacht je van een online vergadering plannen. Dat gaat met een project- of afdelingsmailbox niet. Of als de collega Niemand ziek is, die het werk van Iemand overneemt, omdat Iedereen dacht, dat De Ander het zou doen. Je hebt beide typen mailboxen nodig.