Een lezer vroeg me:
Ons bedrijf werkt als zo velen met zo’n HR portaal. Nu kom ik er net achter dat er vakantiedagen van mij zijn vervallen. Ik had kennelijk zelf in het portaal moeten checken of ik nog dagen open had staan. Geldt dat ook bij zoiets belangrijks als vakantie?Portalen zijn voor velen ondingen, onder meer omdat je er nooit komt en dan ineens wel en je dan dus moet leren hoe ze werken. Een paar weken terug hadden we nog de wat hoopgevende uitspraak dat je niet kunt verwachten dat je werknemers in hun AFAS berichtenbox kijken of je contract verlengd gaat worden. Dit vanuit het principe van bescherming van de werknemer.
Vanuit datzelfde principe wees het Hof van Justitie alweer in 2018 het Max Planck-arrest over het vervallen of verjaren van wettelijke vakantiedagen. Men bepaalde dat de werkgever
met name gehouden om er concreet en in alle transparantie voor te zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om zijn jaarlijkse vakantie met behoud van loon op te nemen, en hem er zo nodig formeel toe aan te zetten dat te doen. Daarbij dient hij de werknemer erover te informeren – op precieze wijze en tijdig, zodat die vakantie de betrokkene nog de rust en ontspanning kan bieden waaraan zij wordt geacht bij te dragen – dat hij de vakantie die aan het einde van de referentieperiode of van een toegestane overdrachtsperiode niet is opgenomen, verliest.Sindsdien spreken we van een “actieve informatieplicht“; je moet werkgevers actief najagen dat vakantiedagen dreigen te vervallen en ze aanzetten om vakantiedagen op te nemen. Je kunt dus niet volstaan met “dit staat in de wet” of “mensen moeten het personeelshandboek gewoon lezen”.
Deze werkgever heeft gekozen voor een HR-portaal, waar je ook vakantie mee kunt aanvragen. Ongetwijfeld staat dus in een van die schermpjes een aanduiding dat vakantiedagen binnenkort vervallen, misschien zelfs met een leuke popup bij het inloggen.
Allereerst weegt zwaar of de werknemer regelmatig op die plek komt. Als dit geïntegreerd zit in een groter systeem (zoals Sharepoint van Microsoft) dat je voor je werk dagelijks gebruikt en je daar berichten in krijgt, dan zie ik dat ergens wel. Idem als het portaal mails stuurt “Let op je vakantie verloopt” en je dan moet inloggen om de details op te zoeken.
Enkel “het staat in het portaal en daar moet je wezen bij alle HR zaken” is niet genoeg. Je kunt niet achterover leunen met de instructie dat men daar periodiek moet kijken. Het is precies andersom: jij als werkgever moet actief periodiek berichten sturen dat er vakantiedagen dreigen te vervallen, en je moet bewijzen dat die berichten verstuurd zijn. Zo niet, dan vervallen de vakantiedagen pas na 5 jaar in plaats van zes maanden.
Arnoud
Ik neem aan dat in plaats van werkgevers, het werknemers moet zijn?
Als ambtenaar heb je helemaal het nakijken, want in het uren-registratie-systeem (P-direkt) vindt geautomatiseerde verwerking plaats en is historie nauwelijks tot niet bereikbaar. Van die geautomatiseerde verwerking krijg je geen bericht als jouw uren worden verlaagd, en het wordt niet adequaat gemotiveerd.
Dat verschilt waarschijnlijk voor allerlei ambtenaren. Niet alle ambtenaren zitten in 1 systeem
Ik vind het eigenlijk helemaal geen raar idee dat je dit zelf in de gaten houdt. Je mag het als algemeen bekend veronderstellen dat vakantie dagen vervallen na zekere tijd. En ook zo af en toe een blik werpen in een HR portal: hoeveel moeite is dat nu?
“Hoeveel moeite is dat nu” klinkt wel heel sterk geredeneerd vanuit het standpunt van iemand die op een kantoor werkt en dagelijks in de weer is met een computer. Ik weet niet of dat zo is in jouw geval, maar zo komt het over. De situatie is heel anders als je bouwvakker bent en elke dag naar een bouwplaats gaat, of als productie-medewerker aan een lopende band staat. Niet in alle beroepen heb je dagelijks toegang tot een computer om dat soort dingen op te doen, laat staan regelmatig. Voor sommige mensen is moeten inloggen in zo’n portaal iets wat ze vantevoren moeten plannen, of waarvoor ze specifiek naar een andere locatie moeten reizen. Dan zijn er ook nog medewerkers die wat minder thuis zijn in dat soort wet- en regelgeving, of voor wie het concept van betaalde vakantie nieuw is, denk aan immigranten uit bepaalde gebieden.
Inderdaad heb ik altijd op kantoor gewerkt, en mijn posting was inderdaad daarop gebaseerd. Een beetje kortzichtig dus. Excuses. Nu ben ik met pensioen en ben verlost van deze ellende.
Werknemers neem ik toch aan.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen (=alles meer dan 4 maal het aantal werkuren per week) geldt altijd al dat die vakantiedagen pas na 5 jaar vervallen. Daarbij neem je altijd de dagen die het eerst vervallen ook het eerst op. Als je fulltime werkt, langer dan 5 jaar in dienst bent en 25 vakantiedagen per jaar hebt kan je per einde jaar dus 45 dagen meenemen ! (20 wettelijke tot en met juni en 5 jaar aan 5 bovenwettelijke dagen waarvan er 5 tot en met december houdbaar zijn).
Bij ons hebben we nu ook het in een portal van een SAP HR systeem zitten. Voorheen kregen we de verlofuren via een PDF in de email, maar nu moeten we in het portal kijken. Het grootste nadeel van het portal is dat je het verloop van je verlofuren in de tijd niet kan volgen. Bij de PDF kan je altijd teruggrijpen op de vorige email, maar dat kan nu niet. Daarom is het heel lastig om zelf te controleren of de uren kloppen en het vervolgens hard te maken – en ze klopten ook niet en dat is gecorrigeerd. Zegt de jurisprudentie daar iets over?
Om te beginnen is die registratie van waarde voor de bedrijfsvoering en dus ook fiscaal relevant voor de werkgever. De fiscale relevantie geldt ook voor de werknemer en die kent ook toepassing van de AVG voor wat bewaren en beschikbaar houden betreft.
Regelmatig een screenshot maken is niet onbelangrijk.
Sinds voor de AVG is een overzicht in de onversleutelde mail problematisch… En een versleutelde PDF met wachtwoord is misschien nog wel erger. Wat blijft er over dan een mail met link naar een portal?