Het blijft voor rekening en risico van verwerende partij dat de inhoud van de aanzeggingsbrief (via het online systeem) verzoekende partij niet heeft bereikt. Zo opende een recent gepubliceerd vonnis over een arbeidszaak waarbij berichten via het bekende AFAS Insite werden gecommuniceerd.
De werknemer had een jaarcontract gekregen, en sinds een tijdje is het daarbij wettelijk verplicht om aan te zeggen of je deze gaat verlengen of niet. Doe je dat niet, dan krijgt de werknemer een extra maandsalaris. Het bericht dat niet werd verlengd, werd weliswaar op tijd verzonden, maar via Insite en dat stelde de werknemer niet te hebben gekregen.
De wet eist dat zo’n mededeling expliciet en schriftelijk is, en daar was geen discussie over. Echter:
[T]ussen partijen is wel in geschil of [werkgever] heeft voldaan aan de informatieplicht uit dit artikel, omdat tussen hen vast staat dat [werknemer] de via AFAS Insite verzonden brief niet heeft geopend en gelezen. Daarmee heeft de inhoud van de brief [werknemer] niet bereikt, terwijl dat op grond van de ontvangsttheorie uit artikel 3:37 lid 3 BW wel vereist is om haar werking te hebben.Gelezen hebben is dus geen juridische eis, hij moet je hebben “bereikt” oftewel binnen jouw macht zijn gekomen. Een WhatsApp-bericht met twee blauwe vinkjes is bijvoorbeeld genoeg. Maar let wel, de afzender moet gewoonlijk bewijzen dat het bericht de ontvanger heeft bereikt.
De casus komt dus neer op de vraag: had de werknemer moeten weten dat AFAS Insite de plek was waar HRM-gerelateerde berichten worden gedeponeerd? Daar bleek niets expliciet over te zijn afgesproken of gecommuniceerd. Er was wel gezegd dat je een digitaal personeelsdossier zou krijgen en elektronische loonstroken, maar niet dat communicatie via je dossier zou lopen.
Daarnaast is niet komen vast te staan dat er gedurende het jaar vaker berichten via AFAS Insite aan [werknemer] zijn gecommuniceerd. Dat dat is gebeurd, heeft [werkgever] – na vragen van de kantonrechter – niet met zekerheid kunnen zeggen. Op basis daarvan had [werknemer] dus ook niet hoeven te begrijpen dat dit het communicatiemiddel was. Daarnaast staat vast dat [werknemer] geen melding ontving dat er een document voor hem klaar stond in AFAS Insite, als hij AFAS Insite niet opende.Met name die laatste is voor mij een zware: als jij in je mail een bericht krijgt dat er een bericht klaar staat in Uw Jouw Mijn Berichtenbox, dan zou je als goed werknemer eens moeten gaan navragen wat dat dan is, AFAS Insite. En dan had HR je dat verteld, en dán komt bij jou de taak om regelmatig te monitoren.
Ik ben eerlijk gezegd een tikje verbaasd dat de werkgever kennelijk nooit actief had gezegd “formele HR berichten vind je vanaf vandaag in AFAS”. Mogelijk is dit blijven liggen bij de algemene introductie – je dossier staat hier, je loonstroken staan daar – omdat niemand op het idee kwam dat de AFAS berichtenbox niet als vanzelf bekeken zou worden.
Arnoud
Mooie uitwerking, dank daarvoor. Een zelfde vraag speelt (grotendeels op de achtergrond) bij elektronisch verkeer met de overheid. De bepaling over verzenden en ontvangen bij gebruik van eenzelfde systeem is in de huidige toepassing een uitbreiding op wat ten tijde van die wetgeving mogelijk was. De overheid kent beperkingen in de mate waarmee het belanghebbende kan en mag opzadelen met extra handelingen en bijbehorende verantwoordelijkheid. Hoe daar in de ontwikkeling mee om wordt gegaan begint te lijken op het omzeilen van de combinatie van Awb en AVG, terwijl die laatste alleen gaat over de grondslag voor gegevensgebruik. Het gebruik van een elektronisch kanaal, zeker actief gebruik met extra verantwoordelijkheden, zou in de meeste gevallen een keuze van belanghebbende moeten zijn. En in geval van handelingsonbekwaamheid moet het automatisch aanbieden van een dienst (begint bij aanbod van te activeren account) anders worden vormgegeven.
Helaas zijn banken en verzekeraars de weg van overdracht van verantwoordelijkheid aan gebruikers, al ingeslagen en weigert de AP die casus te onderzoeken ivm benodigde onderzoekscapaciteit.
Dit is wel herkenbaar. De HR-afdeling zit zelf de volledige dag in AFAS. Ze vinden het zich daarom lastig voor te stellen dat de gewone medewerker weken of maandenlang niet hoeft te zijn en dus ook niet evident is dat daar dingen staan.
Hier ben ik het in het algemeen nog wel mee eens voor ‘reguliere’ communicatie of bijvoorbeld je loonstroken, maar hier gaat het om een mijlpaal van de arbeidsrelatie (beëindiging). Wat mij betreft moet de eis dat iemand het zeker ontvangt dan wel zwaarder zijn. Daar mag je als werkgever best een stapje extra zetten om te zorgen dat je werknemer absoluut op de hoogte is. Al is het maar dat de leidinggevende even checkt bij de medewerker of die de brief gezien heeft, hoe simpel kan het zijn?
Tja. De functie van de klager was “senior juridisch medewerker”. Dat had je kunnen verwachten.
Wat ik me bij dit soort zaken altijd afvraag: heeft niemand ooit gewoon met deze werknemer gesproken ? Zoiets doe je toch niet alleen schriftelijk ?
Het punt is dat ongeacht hoe lang je hierover praat met de medewerker, het pas rechtsgeldig aangezegd is na die brief. Dit omdat weten of je verlengd wordt zó belangrijk voor mensen is.
Ja, dat snap ik. Maar als je met iemand praat dan eindig je het gesprek toch met “ik bevestig dit nog, check je AFAS”
Vreemd, ik krijg dagelijks mail van Afas Insite over ‘Openstaande taken in AFAS InSite’.
Dit verbaasde mij ook het meest aan de uitspraak. Waarom was er geen notificatiemail? Was die in de spam beland wellicht, door onzorgvuldige SPF configuratie? Er is een apart KB artikel bij Afas over precies dit probleem. Of moet je dergelijke notificaties eerst aanzetten?