Mag je sollicitanten googelen omdat klanten dat ook kunnen?

Een lezer vroeg me:

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je alleen als je een ‘hele goede reden’ hebt, sollicitanten opzoeken op sociale media. Nu snappen we als bedrijf wel dat we niks te maken met iemands hobby’s of waar zij op vakantie gaan, maar voor sollicitanten die publieke functies gaan vervullen (en dus te googlen zijn door klanten) vinden we het toch wel fijn als ze niet te aanstootgevend zijn op hun openbare profielen. Telt dat als ‘hele goede reden’?

Op de AP-informatiepagina “Informatie inwinnen over sollicitanten” staat inderdaad dat je onder de AVG alleen sollicitanten mag opzoeken als je daar “een heel goede reden” hebt:

Bijvoorbeeld omdat de informatie van belang is voor de functie. Een sollicitant ‘zomaar’ opzoeken, uit nieuwsgierigheid, mag niet.

Dit is een vrije vertaling van hoe je de grondslag van het gerechtvaardigd belang in zou vullen bij deze kwestie. Voorop staat immers dat “iemand even door Google trekken” een verwerking van diens persoonsgegevens is, en dat Google dit voor Jan en alleman openbaar neerzet of dat die persoon het zelf óók op internet zette, is daarbij volstrekt irrelevant.

Wie persoonsgegevens verwerkt, moet een grondslag hebben. En omdat je het niet vraagt, en het niet absoluut noodzakelijk is voor het tekenen van een arbeidscontract, kom je dan direct bij gerechtvaardigd belang uit. De “hele goede reden” zoals “is belangrijk voor de functie” is dan stap één: jouw zakelijk belang waarom je dit überhaupt wilt doen.

Ik vind “belangrijk voor de functie” wel wat mager als belang. Als het zo belangrijk is, kun je vast uitleggen wat je er dan mee gaat doen en hoe het van invloed is op de procedure. Vaak betekent dit in de praktijk: we googelen de sollicitant, en als ons niet bevalt wat we vinden, noemen we dat achteraf ‘niet goed bij het team passen’. Maar dat is echt geen motivatie. Bovendien kun je zo de kandidaat niet vooraf uitleggen waar je naar kijkt.

Wees concreet:

1. Een sollicitant wordt het publieke gezicht van de organisatie, bijvoorbeeld als woordvoerder, presentator of ambassadeur. Openbare uitingen die rechtstreeks met die rol worden geassocieerd, kunnen het vertrouwen van klanten of opdrachtgevers in de organisatie aantasten.
2. Een sollicitant laat zich op sociale media herhaaldelijk uitgesproken negatief uit over de doelstellingen of kernwaarden van de organisatie waar hij wil werken. De werkgever heeft een concreet belang bij het voorkomen van ernstige spanningen tussen collega’s en het waarborgen van een werkbare samenwerking. Daarbij gaat het niet om afwijkende opvattingen als zodanig, maar om de vraag of de publieke uitingen een reëel risico opleveren voor het functioneren van de organisatie.
3. Een kandidaat voor een functie met toegang tot bedrijfsgeheimen publiceert op sociale media screenshots van interne systemen of vertrouwelijke klantinformatie van een vorige werkgever. Dat kan een concrete aanwijzing zijn voor een risico dat ook bij de nieuwe werkgever bestaat.
4. Een sollicitant voor een inkoopfunctie, toezichthoudende rol of onafhankelijke adviesfunctie onderhoudt volgens openbare zakelijke profielen commerciële banden met partijen waarover hij straks moet beslissen. Die belangen kunnen rechtstreeks raken aan de onafhankelijkheid die de functie vereist.
5. Een sollicitant beroept zich op specifieke projecten, publicaties of prestaties die publiekelijk verifieerbaar zouden zijn. Zijn professionele online profielen of portfolio geven aanleiding om de juistheid daarvan te betwijfelen. De werkgever heeft belang bij het vaststellen of de kandidaat over de gestelde kwalificaties beschikt.

Het verschil met ‘we willen geen aanstootgevende mensen in dienst’ is dat je bij deze voorbeelden concreet kunt benoemen welk zakelijk risico je wilt voorkomen, waarom dat risico samenhangt met de functie en wat je met een eventuele bevinding gaat doen. Het gaat dus niet om de vraag of je iemand sympathiek vindt, maar of diens openbare uitingen iets zeggen over de geschiktheid voor de functie.

Daarmee heb je een gerechtvaardigd belang, maar ben je er nog niet. Je moet vervolgens onderbouwen waarom het nodig is om daarvoor sociale media te doorzoeken (en welke), waarom minder ingrijpende manieren (zoals vragen op het gesprek) niet volstaan en waarom jouw belang bij dit weten zwaarder weegt dan de privacy van de sollicitant. Ook moet je vooraf duidelijk maken dat je deze screening uitvoert.

Dan de vraag van de lezer. Ik denk dat reputatiebescherming zeker een gerechtvaardigd belang kan zijn, maar ik zou wel willen weten wat hij bedoelt met een ‘publieke functie’. Een verkoper die regelmatig klanten bezoekt? Een directeur die het gezicht van de onderneming is? Of de secretaris-generaal van een ministerie?

Bij die verkoper vind ik het argument niet heel sterk. Dat klanten iemand kunnen googelen, maakt diens privéopvattingen nog niet relevant voor de functie. Bij de directeur ligt dat anders: die vertegenwoordigt de organisatie ook buiten werktijd en diens publieke uitingen kunnen rechtstreeks afstralen op het bedrijf. En bij een secretaris-generaal spelen bovendien de bijzondere eisen van integriteit, onafhankelijkheid en vertrouwen in het openbaar bestuur. Daar kan onderzoek naar publieke uitingen eerder gerechtvaardigd zijn, zij het binnen de specifieke regels die voor zulke benoemingen gelden.

Het gaat dus niet simpelweg om de vraag hoe zichtbaar iemand is, maar om de mate waarin die persoon de organisatie vertegenwoordigt en welke concrete gevolgen diens uitingen voor die organisatie kunnen hebben.

Daarbij vind ik ‘niet te aanstootgevend’ nog steeds een veel te vaag criterium. Aanstootgevend voor wie, en waarom is dat relevant voor het werk? Een werkgever hoeft niet iedere publieke uiting van een sollicitant leuk te vinden. Pas wanneer je kunt uitleggen welk zakelijk risico die uiting oplevert, heb je een serieus argument om haar bij de sollicitatie te betrekken.

Arnoud