Powerpoint zondag: een serie artikel over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.

Grafieken kunnen helpen overtuigen. Een grafiek kan je boodschap ook ondersneeuwen met irrelevante gegevens. De eerste vraag bij een grafiek is daarom altijd of je die wel echt nodig hebt. Vaak heb je uiteindelijk maar één cijfer nodig.

Stel je presenteert over parttime werken, en je wilt de boodschap kwijt dat 75% van de parttimers vrouw is. Dan kun je wel een grafiek laten zien met alle gegevens van het CBS, maar het kan ook zo:

Bij grafieken moet je duidelijk aangeven wat we zien. Powerpoint laat daarom standaard een losse legenda zien. In veel gevallen is het duidelijker om in de grafiek zelf met grote, duidelijke letters toe te voegen wat we zien. Bij “Overig” of “rest” hoeft geen legenda, dat snapt je publiek vanzelf.

Vermijd 3D-effecten. Door het perspectief wordt het vaak juist lastiger om te zien waar het om gaat in de grafiek. Staven kunnen bijvoorbeeld achter elkaar wegvallen.

Zet je belangrijkste observatie in de titel. Titels zijn vaak veel te beschrijvend. Dus niet “Verkoopcijfers derde kwartaal 2006” maar “Snijmachines: 3 miljoen verkocht”. En vraag je dan meteen af of je de grafiek nog wel nodig hebt.

Ook bij grafieken geldt: laat zien wat je vertelt. En dan bedoel ik niet er een stukje clipart naast zetten. Stel je wilt laten zien waar medewerkers hun tijd aan besteden. Een taartdiagram is dan de logische keuze. Om dat krachtiger te maken, kun je een plaatje van een klok de achtergrond van het taartdiagram te maken. Projecteer de taartpunten daar overheen.

Gaat het om geld, dan kun je de staven bijvoorbeeld vervangen door stapels munten, of de staven vervangen door zakken met geld die net zo hoog zijn als de staaf.

Laat geen tabellen zien. Nooit. Niemand kan dat lezen, sterker nog niemand wìl dat lezen. Maak er een grafiek van. Wil iemand per se de cijfers zien, dan kun je een geprinte versie van de tabel uitreiken.

De volgende keer: welke soort grafiek is wanneer het meest geschikt?

Arnoud

Powerpoint zondag: een serie artikel over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.

Een goede afbeelding wordt nog beter als hij direct in het oog springt. Dit is een mooi voorbeeld van Presentation Zen:

Deze sheet maakt gebruik van de regel der derden. De regel der derden (rule of thirds) komt oorspronkelijk uit de fotografie, maar werkt ook heel goed bij sheets. De regel der derden verdeelt een beeld zowel horizontaal als verticaal in drie gelijke delen.

Dit levert drie horizontale en drie verticale banden op, en vier kruispunten (die toepasselijk genoeg de Power points genoemd worden). Deze regel verdeelt een beeld zowel horizontaal als verticaal in drie gelijke delen. Door nu de belangrijke elementen of in een band, of op een kruispunt te zetten, vallen ze veel beter in het oog.

In het linker voorbeeld ligt de horizon in de onderste band, terwijl de boot in de meest linkse band ligt. In het rechtervoorbeeld staat de tekst op de power points.

Je kunt dit in Powerpoint redelijk eenvoudig opzetten met de Liniaal. Trek twee horizontale linialen en twee verticale, elk op 1/3e van de sheet.

Natuurlijk moet je daarbij wel een afbeelding gebruiken die op die plek voldoende ruimte heeft voor de tekst. Tekst die een beeldelement overlapt, is lastig leesbaar.

Arnoud

Powerpoint zondag: een serie artikel over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.

Wees niet bang om veel sheets te gebruiken. Liever twee of drie sheets met een paar elementen, dan eentje die volgebouwd zit met van alles. Toon dus één concept of idee per sheet. Heb je twee concepten, maak dan gewoon twee sheets. Dit was mijn introductie bij een presentatie over open innovatie:

Elke sheet blijft dus maar kort in beeld, want veel meer dan de tekst op de sheet valt er niet te vertellen. Omdat de tekst zo kort is, is dat geen probleem. Sterker nog, dat soort kernachtige boodschappen blijven juist beter hangen door een sheet te laten zien met alleen die boodschap er op. Als ik die twee zinnen als bolletjes onder elkaar had gezet, was dat een stuk minder krachtig geweest.

Dat werkt ook goed als je twee dingen wilt contrasteren, zoals hier het verschil tussen gesloten innovatie (“wij doen alles zelf”) en open innovatie (“wij werken samen”):

Heb je meerdere elementen die iets gemeenschappelijk hebben, visualiseer dan op basis van dat gemeenschappelijke thema. Bij een presentatie over merken wilde ik laten zien wat de drie waardevolste merken zijn. Dat kan met een lijstje, maar het kan ook zo:

Arnoud

Powerpoint zondag: een serie artikel over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.

Niemand zit te wachten op een presentator die “iets gaat vertellen”. Het publiek komt om iets te leren, om iets te gaan doen met wat je vertelt. Alles draait dus om de boodschap die je het publiek mee wilt geven. En dat begint al meteen met de opening.

We staan op de Keukenbeurs bij de productpresentatie van een nieuwe broodrooster. “Goedemorgen, mijn naam is Hans de Vries, senior product manager bij de afdeling Keukenapparatuur van Kitchenette. Onze afdeling is als volgt georganiseerd. Naast de productlijn Snijden & Hakken hebben we sinds 2003 ook de nieuwe productlijn Bakken, die volgend jaar zal samengaan met de nieuwe business unit Braden en Frituren.” Bent u ook al doorgelopen?

Toch is dit precies hoe de meeste zakelijke presentaties beginnen. Jezelf voorstellen is natuurlijk prima, maar waar jouw afdeling zit in het grote bedrijf, en dat je in 1920 getransformeerd bent van een houtzagerij naar een bank, is zelden relevant voor je publiek. Als de eerste dertig seconden saai zijn, haken mensen af en dan krijg je ze niet meer terug. Dus begin met een pakkende opening. “Goedemorgen, ik ben Hans de Vries en ik ga er voor zorgen dat uw toast nooit meer zwart wordt.” Kijk, nu heb je mijn aandacht.

Stel jezelf in één zin voor en geef meteen de hoofdboodschap. Doe dat op een prikkelende manier. Een intrigerend lokkertje, een teaser werkt vaak goed. “Heeft u zich wel eens afgevraagd waarom de iPod wit is?”

Je kunt beginnen met een grap. Ik moest een keer een presentatie houden over information overload. Dan kon ik natuurlijk een overvol bureau laten zien. Maar dit werkte beter:

Een persoonlijke anekdote is een goede ijsbreker. Ik heb veel presentaties gegeven over softwareoctrooien, en begon die altijd met “Ik ben afgestudeerd in de informatica, dus ik weet wat software is. Ik heb doorgeleerd voor octrooien, dus ik weet wat een octrooi is. Ik heb alleen geen flauw idee wat een softwareoctrooi is.”

Een goede opening prikkelt dus je publiek, zodat men nieuwsgierig wordt naar de rest van het verhaal. En hoe je dat op een effectieve manier over de bühne krijgt, vertel ik de volgende keer.

Arnoud

Powerpoint zondag: een serie artikelen over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.

Effectief. Dat wil zeggen dat het nut moet hebben om Powerpoint te gebruiken. Vaak wordt daar niet echt over nagedacht. Dan beginnen mensen met een presentatie door Powerpoint aan te zetten en kopjes en bolletjes te typen.

Veel sheets bevatten dan ook niet meer dan een samenvatting, of erger nog de letterlijke tekst van een presentatie. Je vervalt dan al snel in het voorlezen van die tekst. En zelfs als je je tekst beperkt tot steekwoorden, dan nog “moet” je elk steekwoord even noemen. Dat beperkt je dus ontzettend bij het geven van je presentatie.

Het is natuurlijk prima om een overzicht te maken met steekwoorden van wat je wilt gaan zeggen. Niemand zal eisen dat je je presentatie uit je hoofd geeft. Maar dat overzicht is voor jou, en niet voor je publiek. Powerpoint is geen autocue!

Je presentatie, je sheets, dienen om je gesproken tekst visueel aan te vullen. Niet om die te herhalen.

Mensen luisteren namelijk met hun linker hersenhelft, en ze kijken met de rechter. Zet je alleen tekst op je sheet, dan moeten mensen hun linker hersenhelft gebruiken om die te begrijpen. Terwijl ze dat doen, kunnen ze niet naar jou luisteren. Als ze dus naar jou luisteren en tegelijkertijd een sheet bekijken met een visuele boodschap, wordt het effect van jouw tekst versterkt.

Een sterke presentatie maakt gebruik van sheets met afbeeldingen, eventueel aangevuld met korte tekst. Gebruik dan ook geen plaatjes om tekst minder saai te maken. Begin met alleen beeld op je sheet te zetten. Beeld dat je gesproken tekst aanvult. Beeld dat de grote lijn bewaart en versterkt.

Gaat het over de voordelen van het nieuwe kantoor, laat dan geen bolletjeslijst zien maar foto’s van de werkplek, de koffiehoek en het kopieerapparaat. Introduceer je een nieuw product, dan ligt een foto van dat product voor de hand:

Dat wil niet zeggen dat tekst taboe is. Een korte, kernachtige tekst kan het beeld aanvullen of verduidelijken waar het om gaat. Het voordeel van standaards in netwerken kun je laten zien door een kluwen kabels te contrasteren met een rijtje keurig liggende kabels. Maar als het niet alleen over dat voordeel gaat, maar specifiek over waarom je mee zou doen aan standaardisatie, kun je prima een tekst gebruiken ter verduidelijking:

Wees concreet. Als je over een abstract onderwerp praat, zoek dan een aansprekend concreet voorbeeld en toon dat. Gaat het over de voordelen van het nieuwe kantoor, laat dan foto’s van de werkplek, de koffiehoek en het kopieerapparaat zien. Spreek je over de opwarming van de aarde, dan toon je een foto van een ijsbeer op een afkalvende ijsberg:

Bij abstracte onderwerpen krijgen mensen vaak de neiging om abstracte afbeeldingen te gebruiken. Je kent ze wel, de vier vlotte zakenmensen die gepast blij kijken bij een niet nader gedefinieerd werkoverleg. Altijd twee mannen en twee vrouwen, en als het goed is ook nog keurig etnisch in balans. En als er iets gepresenteerd wordt, is het altijd een vrouw. Die merkwaardig vaak een hippe bril heeft.

Die afbeeldingen zijn zo abstract dat ze overal bij passen, en daardoor eigenlijk nergens bij. Wat heeft een hordenloper te maken met de nieuwe bedrijfstargets? Zoek daarom naar een afbeelding die concreet past bij de targets van jouw bedrijf of de reorganisatie van jouw afbeelding. Wat ga je 20% meer verkopen? Waar komen die drie nieuwe medewerkers te zitten? Laat dát zien.

Het uitgangspunt is en blijft dat de sheet je verhaal moet ondersteunen, en niet moet herhalen. Beeld en zeker tekst komt dus pas op de sheet als je weet waarom dat je verhaal helpt. Ga je verhaal niet uittypen op de sheet!

Mijn vuistregel over hoe veel tekst is dat je sheets onbegrijpelijk moeten zijn voor mensen die het gesproken verhaal er niet bij horen. Het gaat namelijk om de mensen die er zijn: zij komen om jouw verhaal te horen. Wil je mensen iets te lezen geven, deel dan (na afloop) een artikel uit.

Arnoud

(Foto iPhone: Engadget)

Slecht bij stem zijn blijkt de inspiratie voor deze prachtige presentatie van Erwin Blom met zijn visie op de toekomst van de (publieke) omroep:

Via Marco Raaphorst.

Bekijk ook eens Hans Appel’s presentatie. Hans is de Nederlandse Dick Hardt, voor wie Dick kent. Wie Dick niet kent, moet zeker diens presentatie gaan kijken.

Arnoud

Vanaf nu is elke eerste zondag van de maand Powerpoint zondag: een serie artikel over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.

Er zijn twee soorten handleidingen over presenteren. De eerste soort gaat over het belang van een goede opbouw en gebruik van lichaamstaal, en meldt in hoofdstuk vijf dat een diashow op de computer een nuttig visueel hulpmiddel kan zijn. De tweede soort heet Extreem snel Powerpoint 2009 in 24 uur voor nitwits of iets in die trant en besteedt hele hoofdstukken aan knippen en plakken of het invoegen van complete interactieve websites in een presentatie.

Dit artikel is geen van beiden. Ik ga ervan uit dat je om kunt gaan met Powerpoint, en dat je niet opziet tegen het idee om een presentatie te geven. Mijn doel is er voor te zorgen dat je presentatie beter wordt dan presentaties zoals deze:

(Foto: Brevity door Zach Graham)

En ik vertel ook nog waarom de iPod wit is.

Arnoud
(inspiratie voor het idee Powerpoint zondag is security guru Bruce Schneier’s Friday Squid Blogging)

Bij wijze van experiment heb ik eens een videopresentatie gemaakt bij VCASMO over plaatjes op je website. Gewoon, om te kijken of dit überhaupt praktisch is. Ondertussen is hij al gelekt, dus dan kan ik hem net zo goed aankondigen ook:

(Met dank aan Pierre Gorissen voor de praktische tips van videopresentaties)

En ja, dit filmpje embedden op je eigen blog (of waar dan ook) mag gewoon. Ik heb er namelijk in de licentie toestemming voor gegeven. Sterker nog, bij VCASMO moet je als auteur expliciet een licentie kiezen en aangeven of je embedden wilt toestaan of niet.

Ik ben heel benieuwd wat u er van vindt!

Nog veel meer vrije plaatjes vind je via Presentation Zen trouwens.

Arnoud

The tipping point, of ‘het kantelpunt’ is het magische moment waarop een idee, trend of sociaal gedrag over een drempel heengaat, kantelt en zich verspreidt als een lopend vuur. Sanne Roemen blogt over The Tipping Point, visuele boekrecensie door Marina Noordegraaf. En die recensie ziet er zo uit:

Arnoud

Een intrigerende opmerking in How to Change the World: The Top Ten Lies of Entrepreneurs, een artikel van venture capitalist Guy Kawasaki:

The optimal number of times to use the P word in a presentation is one. Just once, say, “We have filed patents for what we are doing.” Done. The second time you say it, venture capitalists begin to suspect that you are depending too much on patents for defensibility. The third time you say it, you are holding a sign above your head that says, “I am clueless.” Sure, you should patent what you’re doing–if for no other reason than to say it once in your presentation. But at the end of the [day], patents are mostly good for impressing your parents. You won’t have the time or money to sue anyone with a pocket deep enough to be worth suing.

Daar kan ik me als octrooigemachtigde helemaal bij aansluiten. Je moet heel goed weten waarom je een octrooi wilt hebben. Niemand zal je een zak met geld geven enkel omdat je “je idee gepatenteerd hebt”. Je concurrent zal er ook echt niet voor uit de markt blijven. En het is al helemaal geen garantie dat niemand anders je met zijn octrooien lastig gaat vallen.

De vraag is dus wat je gaat doen met dat octrooi. In een open innovatie-model zijn octrooien nuttig bij de verkoop of andere overdracht van technologie. Octrooien kunnen ook worden gebruikt als wisselgeld bij onderhandelingen. Als een bedrijf een octrooi heeft op een bepaalde uitvinding die een ander bedrijf wil toepassen, dan moet dat andere bedrijf daarvoor betalen. Maar als het andere bedrijf ook octrooien heeft die het eerste bedrijf graag zou willen gebruiken, dan kan het andere bedrijf in de onderhandelingen een goedkopere (of misschien wel gratis) licentie krijgen. Weet dus wat je van plan bent voor je octrooi aanvraagt. Alhoewel het wel stoer is om een vader met drie octrooien te hebben natuurlijk.

Guy Kawasaki is trouwens naast venture capitalist ook een van de beste sprekers ter wereld.

Arnoud