Legaal elektronisch factureren

Een digitale factuur bespaart 90.000 bomen per jaar, bericht Ewald Smits in Sync.

In Nederland worden er jaarlijks meer dan 1 miljard facturen geproduceerd en verstuurd. 69% van Nederlanders is actief met internetbankieren. Deze actieve groep ontvangt circa 80% van alle nota’s.

Maar is een digitale of elektronische factuur eigenlijk wel legaal?

Ja natuurlijk, was mijn eerste gedachte. Overeenkomsten mag je elektronisch sluiten (zelfs per e-mail), dus waarom niet de factuur? Nou ja, omdat de belastingdienst regels heeft over facturen. En meer in het bijzonder zijn er ook regels voor elektronische facturen:

• De afnemer moet akkoord gaan met de factuur. Het is dus handig zoiets in je algemene voorwaarden te regelen.

<li><strong>Op de factuur moeten</strong> de <a href="http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/ob02/">wettelijk verplichte gegevens</a> staan, met name de BTW.</li>

<li><strong>De factuur moet authentiek en integer zijn.</strong> de afnemer moet er zeker van kunnen zijn dat de

factuur werkelijk van de leverancier afkomstig is. Bovendien moeten beiden er zeker van zijn dat de factuur niet is veranderd.

<li><strong>De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren.</strong> De gegevens van de factuur moeten dus worden bewaard. </li>

Met name dat stukje over “authentiek en integer” is de uitdaging. Op papier is het genoeg als je briefpapier met het bedrijfslogo gebruikt, maar voor elektronische facturen is een digitale handtekening gewenst, alhoewel de Belastingdienst ook “sommige andere methoden” goedkeurt.

En komt dat even mooi uit: elektronisch factureren via internetbankieren is een “sommige andere methode.”

Sinds maart van dit jaar kunnen die facturen over de digitale snelweg worden afgeleverd bij gebruikers van internetbankieren. De Digitale Nota is feitelijk een nieuwe wijze van factureren, betalen en communiceren. Via de Digitale Nota kunnen alle gebruikers van internetbankieren hun rekeningen voortaan digitaal ontvangen en betalen. De papieren versie verdwijnt hiermee.

Hoe werkt dit?

Nota bekijken
In internetbankieren ziet de klant een overzicht met alle nota`s. Deze staan op volgorde van datum. Ongelezen nota’s herkent men aan een gesloten envelop. Met een muisklik kan de notaspecificatie geraadpleegd worden. De digitale nota kan er precies zo uitzien als de papieren pendant die de klant vroeger ontving.

Nota betalen
Betalen van de nota vindt plaats op de vertrouwde manier. Hiermee is het overtypen van acceptgiro`s door de klant verleden tijd. De betaling wordt bevestigd via de normale identificatiemethode van internetbankieren.

Er staat zelfs een demo online.

Arnoud