Waarom zetten wij eigenlijk handtekeningen op papier?

| AE 8053 | Privacy | 28 reacties

handtekening.jpgRegelmatig vragen lezers me: waarom doen wij als bedrijf nog steeds zo moeilijk met handtekeningen op stukken papier? Ons hele bedrijf is geautomatiseerd, alleen bij sommige acties moeten er dingen uitgeprint, getekend en weer ingescand zijn. En soms wordt dan zelfs dat stuk papier nog bewaard. Is dat nu echt juridisch nodig?

Juridisch bepalen of een stuk papier écht nodig is, is vaak een hele kluif. Hoofdregel is: het hoeft niet op papier. De wet kent namelijk slechts zelden een harde eis dat iets pas rechtsgeldig is als het op papier staat. Wie er meer weet dan de volgende, mag het zeggen: de koop van een woning (art. 7:2 BW), huurkoop (7A:1576i BW), timesharing (7:50c lid 1 BW), pacht (7:317 lid 1 BW), vrijwillige garantietoezeggingen (7:6a lid 3 BW), verkoop van IE-rechten (art. 2 Auteurswet) en sinds juli 2014 de overeenkomst tot dienstverlening na telefonische acquisitie (6:230v sub 6 BW). De arbeidsovereenkomst hoeft alleen schriftelijk als er een proeftijd (7:652 lid 2 BW), concurrentiebeding (7:653 lid 1 BW) of boetebeding (7:650 lid 2 BW) is opgenomen. Een factuur hoeft niet schriftelijk.

Meestal wil men graag stukken papier omdat dit sterk bewijs oplevert. Met een akte (een ondertekende verklaring op papier) ontstaat ‘dwingend’ bewijs (art. 157 Rechtsvordering) van wat er is afgesproken. Onder voorwaarden is ook een elektronische akte rechtsgeldig (art. 156a Rechtsvordering). Kort gezegd is vereist dat de inhoud zodanig wordt vastgelegd dat deze ongewijzigd gereproduceerd kan worden voor zo lang als nodig. In de ICT-praktijk betekent dit een PDF-bestand en een goed ingericht proces voor het aanmaken en archiveren daarvan.

Heel vaak zijn dit soort bedrijfsprocessen er vooral omdat ze er altijd al waren. Men heeft altijd geleerd dat papier en handtekening “rechtsgeldig” zijn, of zelfs verplicht. Dus dat is het proces en dat blijft het proces. Daar verandering in brengen is niet eenvoudig, want “zo doen we het altijd al” is een van de sterkste argumenten uit de praktijk om iets te laten zoals het is.

Hoe elektronisch zijn jullie met contracten en documenteren?

Arnoud

Is een vinkje ook goed of moet het echt een handtekening zijn?

| AE 5425 | Privacy | 14 reacties

handtekening-zosh-iphone.pngKennelijk is er weer eens een workshop Digitaal contracteren geweest of zo, want ik kreeg deze week een aardig stapeltje mails met vragen hoe je digitaal mensen akkoord kunt laten gaan met een of ander. Vaak gaat het dan over privacyspecifieke zaken, maar ook zaken als ontvangstbevestigingen of gewoon akkoord op een contract wil men het liefst zo eenvoudig mogelijk doen, dus graag met een digitaal vinkje.

Hoofdregel uit de wet is dat rechtshandelingen vormvrij zijn. Oftewel, alle handelingen die juridisch enig gevolg hebben, mogen worden verricht op elke wijze die je maar kunt bedenken, ténzij in de wet staat dat het op een specifieke manier (vorm) moet. Ik kan bijvoorbeeld akkoord geven op een contract door “ja” te zéggen in plaats van een krabbel te zetten op papier. Ook zou ik rooksignalen kunnen sturen vanaf het dak van mijn huis, maar de vraag is of de wederpartij dat ziet – en natuurlijk moet een handeling wel aankomen bij de wederpartij.

Je mag hier als partijen van afwijken. De wederpartij bij dat contract kan bepalen dat er pas een contractsluiting is wanneer ik die krabbel zet, en mijn mondelinge “ja” is dan niet rechtsgeldig. Maar dat hoeft niet. Alleen bij een paar heel specifieke contracten is een geschrift vereist: koop van een huis, een arbeidscontract met concurrentiebeding en, eh, een verzekeringspolis. Meer kan ik er eigenlijk niet bedenken.

Er is dus geen enkele reden om per se een handtekening op papier te eisen. Nou ja, eentje dan: een stuk papier met handtekening levert sterker bewijs op. Wat op dat stuk papier – een akte – staat, is in principe dwingend bewijs tussen de partijen over de afspraak. “Jamaar ik had het anders bedoeld dan het er staat” is na ondertekening dus geen argument meer.

Dit geldt ook bij toestemming onder de privacywet. De regels voor zulke toestemming zijn strenger dan voor ‘gewoon’ een rechtshandeling: de privacywet eist “vrije, specifieke en op informatie berustende” toestemming. Maar ook hier geldt niet dat die toestemming schriftelijk moet zijn gegeven of dat deze pas gegeven is als men een krabbel op papier heeft geproduceerd. Wederom, die handtekening is handig als bewijs, maar dat is het dan.

Maar Arnoud, waarom doet iedereen dan zo moeilijk over digitale handtekeningen en certificaten en PKI-infrastructuren? Tsja, ik heb werkelijk géén idee. Juridisch nodig is het bepaald niet. Technologie-fetishisme noemde ik het eens: het zo leuk vinden van techniek dat we er allerlei regeltjes voor gaan maken om het “goed te regelen” zonder dat iemand zich nu afvraagt of dit wel geregeld moet worden of waarom. Menig organisatie heeft bérgen regels en bijbehorende compliancedocumenten voor digitale handtekeningen, terwijl voor de krabbel op papier er zelden meer is dan “deze moet worden gezet”. Zucht.

Arnoud

Digitale handtekeningen op je iPhone

| AE 2051 | Informatiemaatschappij | 13 reacties

handtekening-zosh-iphone.pngIn Apple’s App Store is een applicatie verschenen waarmee je documenten kunt verzenden met je handtekening eronder, meldde iPhoneclub gisteren. De applicatie, Zosh, zou hierdoor een vervanger kunnen zijn van de fax, dat nog steeds de snelste manier is om ondertekende documenten te verzenden. De patent pending signature tool komt neer op een PDF editor die één ding kan, namelijk een plaatje van je handtekening in een PDF invoegen. Dit “let’s you” (sic) een handtekening zetten met je vinger op je iPhone.

Laat ik de discussie over rechtsgeldigheid meteen voor zijn: ja, dit is rechtsgeldig, en wel omdat de wet helemaal nergens eist dat contracten of formulieren ondertekend worden. Die handtekening is dus een leuk stukje dikdoenerij om een afspraak net wat meer gewicht te geven, maar formeel is het nergens voor nodig.

Deze applicatie kan nut hebben als de wederpartij per se een ondertekend document wil hebben, maar dat is puur en alleen een onderlinge wens waar je al of niet aan toe kunt geven. Maar met wettelijke rechtsgeldigheid heeft dat niet zo veel te maken.

En inderdaad, er staan allemaal regels over elektronische en digitale handtekeningen in de wet. Waarom die er staan, is me nog steeds niet duidelijk, en ik ben nog wel op t onderwerp afgestudeerd. In een cynische bui noem ik ’t wel eens technologiefetishisme, het zo leuk vinden van techniek dat we er allerlei regeltjes voor gaan maken om het “goed te regelen” zonder dat iemand zich nu afvraagt of dit wel geregeld moet worden of waarom.

Arnoud

Eerste digitale burgerinitiatief naar Tweede Kamer

| AE 1471 | Informatiemaatschappij | 7 reacties

Het eerste digitale burgerinitiatief wordt vandaag bij de Tweede Kamer ingediend, meldde Nu.nl gisteren. Intrigerend, want in maart vorig jaar werd een e-petitie nog ongeldig verklaard omdat de handtekeningen digitaal en niet op papier gezet waren. Het reglement van de Commissie Burgerinitiatieven is in de tussentijd niet aangepast, dus waarom mag het nu ineens? De… Lees verder

MD5-beveiligingsmechanisme achter vertrouwde websites gekraakt

| AE 1391 | Ondernemingsvrijheid, Security | 8 reacties

Nou, mooi is dat. Ben ik net uit bed na een erg leuke oudejaarsavond, blijken een stel beveiligingsonderzoekers e-commerce gekraakt te hebben. Of nou ja, de beveiligingstechniek achter een hoop e-commerce sites. Dit omdat het MD5-algoritme, een klein maar cruciaal deel van de gebruikte beveiligingstechniek al drie -pardon, vier, het is 2009- jaar bijzonder zwak… Lees verder

Petitie Vroeg Op Stap vanwege digitale handtekeningen ongeldig

| AE 937 | Informatiemaatschappij | 5 reacties

De petitie van actiegroep Vroeg Op Stap blijkt ongeldig, meldt onder andere Nu.nl. De groep wil vervroegde horecasluitingstijden wettelijk laten vastleggen, en had daarvoor een website opgezet waar sympathisanten hun handtekeningen konden achterlaten. Met 40.000 handtekeningen kun je dan een wetsvoorstel op burgerinitiatief indienen. Vroeg Op Stap had er meer dan 120.000. De commissie burgerinitiatieven… Lees verder

Legaal elektronisch factureren

| AE 450 | Innovatie | 2 reacties

Een digitale factuur bespaart 90.000 bomen per jaar, bericht Ewald Smits in Sync. In Nederland worden er jaarlijks meer dan 1 miljard facturen geproduceerd en verstuurd. 69% van Nederlanders is actief met internetbankieren. Deze actieve groep ontvangt circa 80% van alle nota’s. Maar is een digitale of elektronische factuur eigenlijk wel legaal? Ja natuurlijk, was… Lees verder

ICTRecht Weblog » DigiD, een elektronische handtekening?

| AE 303 | Informatiemaatschappij, Security | Er zijn nog geen reacties

Digitale handtekeningen zijn rechtsgeldig, maar wanneer is iets een digitale handtekening? Steven Ras van ICTRecht pluist het uit voor de DigiD: DigiD dient als middel voor authenticatie. DigiD als zodanig bestaat uit een gebruikersnaam en wachtwoord. Het verzorgt alleen niet zelf de vasthechting aan- of logische associatie met andere elektronische gegevens. Daarom is het niet… Lees verder

Vraag het Mr. Ras op ISPam.nl

| AE 300 | Informatiemaatschappij | Er zijn nog geen reacties

ISPam.nl heeft een nieuwe rubriek: “Vraag het Mr. Ras”, waarin de bezoekers van ISPam.nl juridische vragen kunnen stellen aan mr. Steven Ras van ICTRecht. Goeie actie Steven! De eerste vraag die hij behandelt, is of een elektronische handtekening rechtsgeldig is. Dat is een andere dan de digitale handtekening trouwens. Een digitale handtekening gebruikt encryptie, certificaten… Lees verder

ICTRecht Weblog » OpenID een elektronische handtekening?

| AE 182 | Informatiemaatschappij, Security | Er zijn nog geen reacties

Eén van de eisen voor een rechtsgeldige digitale handtekening is dat er een betrouwbaar middel voor identificatie van de plaatser gebruikt wordt. Een OpenID identiteit is een webadres of URL, met een mogelijkheid om te bewijzen dat jij eigenaar bent van die URL. Is deze nu geschikt voor een digitale handtekening? Steven Ras van ICTRecht… Lees verder