Powerpoint zondag: een serie artikelen over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.
Niemand zit te wachten op iemand die “iets gaat vertellenâ€. Je geeft een presentatie om een bepaalde boodschap over te brengen.“Iets vertellen†is geen boodschap. Je publiek moet iets gaan doen met wat je ze vertelt. Niet alleen maar een warm gevoel krijgen van het nieuwe mission statement of te weten komen wat de jaarcijfers zijn. Je wilt ze ergens van overtuigen.
De cruciale vraag is dus: waar komt je publiek voor? Welke vragen hebben zij, wat willen zij weten?
Voor je dus ook maar één sheet maakt, moet je dus weten wat je hoofdboodschap zal zijn. Waar moeten ze mee naar buiten gaan? Waarom moet het publiek weten wat ik ga vertellen? Dat wordt de centrale focus van je presentatie. Om een boodschap goed over te laten komen is herhaling essentieel. De hoofdboodschap moet dus steeds terugkomen.
De vuistregel voor de opbouw is vertellen, vertellen, vertellen. Vertel wat je gaat vertellen, vertel het en vertel wat je net verteld hebt.
Een veel gebruikte manier om die lijn in je boodschap te krijgen, is de verhaaltechniek. Stel dat je afdeling gaat verhuizen naar een nieuw gebouw en het jouw taak is om mensen te “informeren over hun nieuwe werkplek.†Hoe breng je daar nu structuur in aan? Zet een fictieve werknemer centraal en bespreek diens dag in het nieuwe kantoor.
Maria is een 32-jarige medewerkster van de administratie. Ze komt ‘s ochtends met de auto of de fiets: waar parkeert ze? Of als ze met de bus komt, hoe ver is het lopen vanaf de halte? Laat de parkeerplaats, de halte en het nieuwe gebouw zien op een satellietfoto van Google Earth.
Op haar nieuwe werkplek heeft ze nu eindelijk de ruimte voor al haar dossiers. Foto van haar oude werkplek met stapels paperassen, en de nieuwe met keurig geordende stapeltjes. Natuurlijk begint ze de dag met een kop koffie. Foto van de nieuwe automaat. Door naar het kopieerapparaat. Het lunchrestaurant. Het park voor de wandeling. Dit geeft een logische structuur aan je verhaal en gaat uit van het publiek. Zo wordt voor hen meteen duidelijk wat het nieuwe kantoor hen op zal leveren.
Deze aanpak heeft één nadeel: je moet oefenen, oefenen, oefenen in wat je gaat zeggen. En met oefenen bedoel ik niet: door je sheets bladeren en zeggen “hier ga ik vertellen over onze nieuwe producten, hier iets over het nieuwe kantoor en hier sluit ik af met de verwachte verkoopcijfers.†Zeg het. Zet de presentatie aan en houd je verhaal. Dan merk je wat eigenlijk overbodig is, wat de onlogische overgangen zijn en waar een extra sheet toch wel handig zou zijn.
Arnoud
(Foto teleprompter: Luc van Braekel)<BR/> (Foto bureau: koneude)
Hier moet je niet zomaar overheen stappen. Dit is niet iets wat je “zomaar” even in je presentatie doet. Het irriteert mij mateloos als er iemand een presentatie staat te houden en 3x tegen me zegt wat hij gaat vertellen/verteld heeft.
Ten eerste is het heel vervelend om te horen dat iemand iets gaat vertellen over X. Dan kan je net zo goed meteen beginnen als je het zo brengt. Het is belangrijk om uit te leggen waarom je iets gaat vertellen, niet alleen maar het feit dat je iets gaat vertellen.
En als je tenslotte nog een keer in dezelfde woorden gaat vertellen dat je iets verteld hebt over X, dan heb je geen respect voor je publiek. Je doet net alsof ze niet hebben op zitten letten. Herhaling is belangrijk, maar vertel dan heel kort in andere woorden de kernpunten van je betoog. Haal desnoods nog de ‘waarom’ vraag aan uit je introductie en leg uit hoe je die beantwoord hebt.
Gewoonweg botte herhaling is respectloos voor je publiek.