Mag ik onder een alias met mijn klanten mailen?

| AE 9365 | Contracten | 13 reacties

Een lezer vroeg me:

Ik ben eigenaar van een website en wil vanwege mijn privacy en veiligheid niet met mijn echte voor- en achternaam bekend zijn bij mijn klanten. Ik communiceer dus onder een alias. Bijkomend voordeel is dat mijn collega en ik zo elkaars communicatie kunnen overnemen. Maar is dat wel rechtsgeldig? Ik las ergens dat je officiële stukken (zoals contracten?) moet tekenen met je volledige echte naam.

Bij sommige officiële stukken moet dat inderdaad, maar dan gaat het echt over diploma’s of aanvragen bij de overheid. Bij het rechtsverkeer tussen burgers onderling (zoals dat zo mooi heet) geldt een dergelijke eis niet.

Sterker nog: het is niet eens verplicht dat je weet hoe je wederpartij heet, en je voorstellen is ook niet verplicht. In veel branches wordt dat als netjes gezien, en het kan raar overkomen om te ontdekken dat je zaken doet met iemand die onder een alias werkt, maar zeker op internet heb je toch geen manier om dit te ontdekken.

Daar komt bij dat je vaak geen zaken doet met die persoon, maar met het bedrijf achter die persoon. De naam van de werknemer dóet er dan niet toe. Zelfs als je elk bericht van een andere werknemer krijgt, dan nog hangt het bedrijf gewoon aan de uiteindelijk tot stand gekomen afspraak.

Een issue kan zijn of de werknemer het bedrijf wel mag vertegenwoordigen. Dit is te achterhalen via de KVK, maar dat is zo’n plek waar dus wél officiële namen moeten staan. In de praktijk doet echter geen hond zo’n controle (behalve advocaten en notarissen die alles gecheckt willen hebben) en wordt er gewerkt met de vertrouwensregel: als het bedrijf redelijkerwijs de indruk wekt dat deze werknemer dit mag doen, dan zit het bedrijf eraan vast ook al stond die werknemer niet bij de KVK als bevoegd persoon.

Ik zou zeggen dat als je mailt met iemand achter een bedrijfsmailadres en die persoon gaat vrolijk de onderhandelingen en dergelijke met je aan, je wel mag verwachten dat het bedrijf dit goed vindt. En als het gaat om klantenservice en dergelijke (want je bestelt gewoonlijk via een automatisch proces) dan is de kwestie van vertegenwoordiging al helemaal minder relevant.

Deel dit artikel

  1. Ja, maar jouw lezersvraag ging over een eigenaar die niet bekend wilde zijn. Niet een werknemer. En voor een eigenaar geldt nou eenmaal dat hij verplicht hoort te zijn ingeschreven bij de KvK. Daarnaast moet op de website duidelijk zijn om welk bedrijf het gaat en waar deze is gevestigd (géén postbus). Volgens de ACM geldt dit ook wanneer je je niet op consumenten richt.

    • Als je bezwaar hebt tegen met naam en toenaam vermeld staan of tegen het gebruik van een BSN in het BTW nummer kan je overwegen om een BV op te richten.

      Je mist dan wel wat voordelen zoals zelfstandigen aftrek, maar je hebt ook meteen – mits je fatsoenlijk je BV bestuurt – de prive aansprakelijkheid beperkt.

      Het is al een paar jaar niet meer nodig om € 18.000 aan startkapitaal in te brengen. Al wil je met € 1,- start kapitaal beginnen dan kan dat nog.

      • Van een BV zijn de eigenaren toch ook op te vragen via de KvK? Of bedoel je een buitenlandse BV variant als eigenaar opvoeren van een Nederlandse BV? Van sommige buitenlandse BV varianten kan de eigenaar inderdaad verhuld blijven, waarbij de eigenaar dan benificial owner is, of zelfs een advocatenkantoor vermeld staat als enig aandeelhouder. En ja, dan kan het wel ja, nu je het zegt.

        • Ik dacht zelf aan een stichting die certificaten uitgeeft, dat is de gangbare methode als ik me niet vergis. Dan kan je ook meteen geheel legaal gebruik maken van veel van die belastingverdragen die multinationals zo graag gebruiken. Niet alle natuurlijk, de belastingdienst zal met een kleine onderneming geen deals sluiten :X

  2. De vraag is ook wat hij precies aanbied via de website. Het is niet duidelijk of dit een webshop is of een website voor andere diensten? Ik ben het ook eens met de reactie hierboven dat het gaat om de eigenaar en het een stuk lastiger zal zijn om zijn/of ware identiteit te verbergen. Vraag is wel, wat heb je te verbergen?

    • Ik kan me genoeg situaties voorstellen waarbij je niet wil dat je met je volledige naam vermeldt wordt… Wat dacht je bijvoorbeeld van een website die cannabiszaden verkoopt, of een online smartshop om maar wat te noemen.

      Hoewel deze twee voorbeelden gewoon legaal zijn in Nederland snap ik best dat er mensen zijn die niet willen dat iedereen weet dat ze daar werken… 🙂

    • imho is je bedienen van een valse naam überhaupt te kwalificeren als misleiding. Ik snap best dat mensen niet met hun naam in verband gebracht willen worden met bepaalde praktijken, maar begin daar dan ook gewoon niet aan, en ga iets doen waarmee je wel persoonlijk in verband gebracht wil worden. Dat zou héél véél criminaliteit voorkomen en héél véél juristen werkloos maken 😉

      • Gebruik maken van een pseudoniem komt in bepaalde kringen (literair) regelmatig voor en wordt daar niet als misleiding gezien. Ik kan me heel goed voorstellen dat je als beheerder van een website niet met je volle naam in beeld wil komen, al is het maar om moderatiegeschillen niet te laten escaleren in fysiek geweld.

        Edit: Ook Arnoud staat het gebruik van pseudoniemen toe.

        • Wat een onzin zeg… De politie gebruikt wel meer middelen die voor burgers niet toegankelijk zijn., Waarom zou dit anders zijn.

          Het punt wat ik wil maken, en dus ook als reactie op de andere reacties geldt, is dat veel (zoniet de meeste) kleine criminaliteit en/of hufterigheid juist ontstaat doordat mensen zich kunnen bedienen van aliassen en hoegenaamd anoniem kunnen handelen. Ik ben heel erg vóór privacy, en zou daarom juist ter bescherming daarvan graag private (dus niet anoniem) benaderd willen worden. Het zou enorm veel persoonlijk leed schelen in onze hufterige maatschappij van vandaag, en daarom sta ik ook gewoon doelbewust met mijn eigen naam boven deze draad. Een bedrijf dat het nodig vindt om anoniem zaken met mij te doen zal ik per definitie wantrouwen (want diegene wantrouwt mij blijkbaar ook) en dus geen zaken mee doen. Net zoals ik geen zaken doe met bedrijven die geen telefoonnummers op hun website publiceren. Ik doe geen zaken met figuren die mij niet willen spreken. Spotify is een mooi voorbeeld van een bedrijf dat om die reden voor mij afvalt.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS