Een lezer vroeg me:
Ik ben eigenaar van een website en wil vanwege mijn privacy en veiligheid niet met mijn echte voor- en achternaam bekend zijn bij mijn klanten. Ik communiceer dus onder een alias. Bijkomend voordeel is dat mijn collega en ik zo elkaars communicatie kunnen overnemen. Maar is dat wel rechtsgeldig? Ik las ergens dat je officiële stukken (zoals contracten?) moet tekenen met je volledige echte naam.
Bij sommige officiële stukken moet dat inderdaad, maar dan gaat het echt over diploma’s of aanvragen bij de overheid. Bij het rechtsverkeer tussen burgers onderling (zoals dat zo mooi heet) geldt een dergelijke eis niet.
Sterker nog: het is niet eens verplicht dat je weet hoe je wederpartij heet, en je voorstellen is ook niet verplicht. In veel branches wordt dat als netjes gezien, en het kan raar overkomen om te ontdekken dat je zaken doet met iemand die onder een alias werkt, maar zeker op internet heb je toch geen manier om dit te ontdekken.
Daar komt bij dat je vaak geen zaken doet met die persoon, maar met het bedrijf achter die persoon. De naam van de werknemer dóet er dan niet toe. Zelfs als je elk bericht van een andere werknemer krijgt, dan nog hangt het bedrijf gewoon aan de uiteindelijk tot stand gekomen afspraak.
Een issue kan zijn of de werknemer het bedrijf wel mag vertegenwoordigen. Dit is te achterhalen via de KVK, maar dat is zo’n plek waar dus wél officiële namen moeten staan. In de praktijk doet echter geen hond zo’n controle (behalve advocaten en notarissen die alles gecheckt willen hebben) en wordt er gewerkt met de vertrouwensregel: als het bedrijf redelijkerwijs de indruk wekt dat deze werknemer dit mag doen, dan zit het bedrijf eraan vast ook al stond die werknemer niet bij de KVK als bevoegd persoon.
Ik zou zeggen dat als je mailt met iemand achter een bedrijfsmailadres en die persoon gaat vrolijk de onderhandelingen en dergelijke met je aan, je wel mag verwachten dat het bedrijf dit goed vindt. En als het gaat om klantenservice en dergelijke (want je bestelt gewoonlijk via een automatisch proces) dan is de kwestie van vertegenwoordiging al helemaal minder relevant.