Hoe rechtsgeldig is e-mail in communicatie met de overheid?

| AE 9636 | E-mail | 14 reacties

Heeft de Hoge Raad ineens e-mail rechtsgeldig verklaard, kreeg ik van diverse mensen als vraag. Recent wees men arrest in een zaak over parkeerheffingen, waarbij een bezwaarschrift per e-mail mocht worden ingediend. Dat kun je lezen als “e-mail is rechtsgeldig”, wat ze bijvoorbeeld bij MR doen, maar het ligt volgens mij iets subtieler. E-mail is nog steeds geen rechtsgeldige manier om bezwaarschriften in te dienen bij de overheid, maar als je met de overheid mailt dan mag men niet volstaan met een druk op de delete-knop.

De zaak werd aangespannen door een persoon die in Den Haag een naheffing parkeerbelastingen (“parkeerboete”) opgelegd had gekregen. Hij had per e-mail bezwaar gemaakt tegen deze boete.

Nu is het in Den Haag mogelijk om elektronische bezwaarschriften in te dienen, alleen heeft men daar een apart websitekanaal voor waar met DigiD op wordt ingelogd. Vandaar ook dat men deze man snel afdeed:

“In de Regeling ‘gebruik elektronische weg op het gebied van belastingen en rechten in de gemeente Den Haag’ is vastgesteld dat elektronische berichten aan de gemeente uitsluitend via de gemeentelijke website, met gebruikmaking van DigiD, kunnen worden ingediend. De regeling vermeldt verder dat de gemandateerde ambtenaren elektronische berichten die niet op voorgeschreven wijze zijn ingediend weigeren. Gelet op het bovenstaande wijs ik u erop dat bezwaarschriften die per e-mail (Vraag aan de gemeente) of per fax worden ingediend, niet langer worden behandeld.

Daarmee was voor de gemeente de kous af, maar de burger ging in beroep bij de rechtbank tegen deze reactie. En nu wordt het wat ingewikkeld. De rechtbank wees het beroep af omdat er geen besluit was genomen door de gemeente. Die reactie hierboven is immers alleen een stukje informatie, en tegen een folder kun je niet in beroep.

De Hoge Raad ziet het echter anders. Er is bezwaar gemaakt, zij het niet op de juiste manier (namelijk per e-mail). Zo’n verzuim kan gebeuren en de gemeente moet de burger dan gelegenheid geven dit te herstellen. Enkel ter informatie melden dat het bericht niet wordt behandeld, is daarvoor te weinig. De mail had een termijn moeten geven om alsnog op papier of via die site het bezwaar in te dienen. Heel mooi om te weten, maar verre van “e-mail is rechtsgeldig”.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Wat was nou het probleem? Normaal gesproken zou je zeggen: man ontvangt de e-mail-reactie, herhaalt zijn bezwaar per website+DigiD, bezwaar wordt behandeld, en er is geen probleem. Was de man te laat met opnieuw indienen per website+DigiD? Was hij niet bereid om dat te doen (om wat voor redenen dan?), of op de één of andere manier niet in staat om dat (op tijd) te doen?

    • Het gaat om een overheid-specifiek formeel punt betreffende bezwaarschriften. Een burger maakt zijn bezwaren tegen een specifiek overheidsbesluit kenbaar bij de overheid die dat besluit genomen heeft, maar niet in de specifieke vorm die die overheid verwacht. Dan hoort in Nederland de betreffende overheid deze burger de kans te bieden om alsnog zijn bezwaarschrift op “correcte” wijze in te dienen.

      Als de Gemeente Den Haag de regel “U kunt Uw bezwaar tegen de parkeerboete indienen via [url] of schriftelijk door [formulier] ingevuld op te sturen naar [postbus].” aan haar antwoord had toegevoegd, was de email op goede wijze afgehandeld. (Als ik de uitspraak na de Hoge Raad correct interpreteer.)

  2. per e-mail (Vraag aan de gemeente)

    Het gaat volgens mij om deze webpagina: https://formulier.denhaag.nl/Tripleforms/formulier/nl-NL/DefaultEnvironment/scvraagaandegemeente.aspx/fVraagAanDeGemeente

    Voor mij is dit duidelijk GEEN e-mail. Het invullen van een webformulier is toch wel iets anders dan het opstellen en verzenden van een e-mail. Essentieel is volgens mij dat je een formulier invult op de beveiligde (https) website van gemeente Den Haag (formulier.denhaag.nl) en dat hier geen e-mailadres van de geadresseerde ingevuld hoeft te worden. Omdat er een formulier ingevuld wordt en geen e-mail verstuurd wordt (vanuit het oogpunt van de burger) maakt deze route van contact met de gemeente veel “officiëler.” Dat ik mijn DigiD niet heb ingevuld, maakt het voor mij niet minder officieel: in hoofdstuk 2 (Uw gegevens) moet ik wel mijn complete doopceel invullen. Dat er technisch op de achtergrond een e-mail wordt verstuurd is een detail waar ik als burger niets mee te maken heb.

      • Webbased formulieren zijn niets meer of minder dan email clients die naar 1 specifiek email adres versturen

        Dat is een mogelijke technische implementatie, maar in mijn ervaring is een e-mail-inbox niet geschikt voor het procesmatig afhandelen en bewaken van binnenkomende berichten. Het bericht kan evengoed in een geavanceerd CRM-systeem van werkbakjes terecht komen die dagelijks door ijverige ambtenaren worden afgehandeld terwijl de status continu door het systeem wordt gemonitord.Waar het mij om gaat, is dat je als burger/klant niet weet en ook niet wil weten wat voor systeem erachter zit, maar dat er door de opzet van het front-end (beveiligde site, formulier over meerde webpagina’s, invullen van volledige NAW-gegevens) de indruk wordt gewekt dat je met een officieel communicatiekanaal met de gemeente te maken hebt en dat je melding/klacht/verzoek serieus zal worden behandeld, en niet zal worden afgedaan met een denigrerend “Dit is niet het juiste kanaal voor dit soort berichten. Plonk.”

  3. waarbij een bezwaarschrift per e-mail mocht worden ingediend

    Mis ik iets ? de uitspraak van de Rechtbank Den Haag van 15 februari 2017, nr. SGR 16/8987 V

    De rechtbank heeft het beroep kennelijk niet-ontvankelijk verklaard omdat het door opposant per fax ingediende bezwaarschrift terecht niet door verweerder in behandeling is genomen.

    Nu is het in Den Haag mogelijk om elektronische bezwaarschriften in te dienen, alleen heeft men daar een apart websitekanaal voor waar met DigiD op wordt ingelogd.
    Daar zie ik in de (huidige) regeling ‘gebruik elektronische weg op het gebied van belastingen en rechten in de gemeente Den Haag’ niets van ?

      • Toelichting

        De vorige regeling die het elektronische verkeer tussen de directeur der Gemeentebelastingen en personen buiten zijn organisatie regelt dateert uit 2008 en is gelet op een aantal ontwikkelingen aan een herziening toe.

        Deze nieuwe regeling is kort en bondig gehouden. Externe e-mail, fax en social media blijven in principe uitgesloten als middel om formele berichten in te dienen. Volstaan wordt met een verwijzing naar de gemeentelijke website voor welk berichtenverkeer de elektronische weg is geopend. Dit heeft als voordeel dat bij aanpassingen op de gemeentelijke website deze regeling niet steeds aangepast hoeft te worden.

        Besloten is ten aanzien van processen van inning de externe e-mail en fax wel open te stellen. De afdeling Invordering heeft hier grote behoefte aan, aangezien hierbij is regelmatig sprake van een spoedeisend belang (bijvoorbeeld het verzenden van een betaalbewijs bij executieverkoop). Opgemerkt kan worden dat ook de landelijke Belastingdienst een dergelijke uitzondering heeft gemaakt. Ten overvloede wordt opgemerkt dat deze uitzondering niet betekent dat formele berichten via de externe e-mail en fax binnengekomen bij de afdeling Invordering alsnog geaccepteerd worden.

        Social media, zoals Facebook en Twitter, blijft gelet op de fiscale geheimhoudingsplicht uitgesloten als formeel communicatiekanaal.

        • “Dit heeft als voordeel dat bij aanpassingen op de gemeentelijke website deze regeling niet steeds aangepast hoeft te worden.” De gemeente maakt zich er gemakkelijk vanaf. De Awb bevat een beleidsopdracht voor openstelling (afd 2.3), daar hoort dus een beleidsregel in formele zin bij. De rechter stelt, in geval van gebrek aan een beleidsregel, de tekst van de website in de plaats om te beoordelen of het duidelijk was voor belanghebbende. Overheidsorganen hebben dat ten onrechte vertaald als zou de websitetekst als beleidsregel kunnen fungeren. Dat is dus pure luiheid en doet de rechtszekerheid te kort.

  4. Ik heb overigens al eens een bezwaarschrift gemaild naar de gemeente, over een onterechte boete voor het aanbieden van papier op de verkeerde dag. Het kan er mee te maken gehad hebben dat de kalender van het bedrijf die het ophalen deed niet klopte, en daarom veel bezwaar was gemaakt, maar het enige waar ze om vroegen was een afbeelding van mijn handtekening om toe te voegen aan de bezwaar e-mail. Wellicht is het technisch allemaal niet rechtsgeldig, maar was dit gewoon een soort “service” omdat ze in hadden gezien dat er een fout was gemaakt. De normaal verplichte “eerst betalen, dan bezwaar” werd namelijk ook niet gedaan.

    Je kunt je ook afvragen of je niet gewoon verplicht moet stellen dat als een bezwaar op een redelijke manier is ingediend, de ambtenaar niet gewoon de handelingen moet doen om het volgens de procedures te maken. Ik vermoed dat er heel wat burgers die wel bezwaar zouden willen maken, maar de last van een officiële brief, in nette taal, met handtekening te lastig vinden.

  5. Volgens mij is de overheid in principe al gehouden om elk verzoek te behandelen, zolang het maar enigszins begrijpelijk en te herkennen is als zodanig. Als niet aan vormvereisten is voldaan, moet zij de verzoeker in de gelegenheid stellen deze binnen een redelijk termijn te herstellen. Dit is precies wat de Hoge Raad hier heeft bevestigd.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS