Wanneer mag je onder de AVG sollicitanten nog wél googelen?

| AE 10243 | Arbeidsrecht | 21 reacties

Beetje een boehoe-artikel in zakenmagazine Netwerk Brabant (dank, broer): stel je voor, krijg je een sollicitant en die blijkt ineens een olifantenstroper. Dat ontdek je door zijn Instagram, en dat zou niet meer mogen van de AVG? Wat een ontzettend stomme wet? Welnee, de AVG verbiedt helemaal niet het categorisch googelen van sollicitanten. Maar amateuristisch gepruts zoals ik in dat artikel lees, dát gaat verboden worden.

Ja, gisteren ging het ook al over de AVG maar het is gewoon een heel grote verandering. De nieuwe Europese privacywet is bedoeld als streep in het zand, ga nu eindelijk eens je zaakjes goed regelen als het gaat om andermans persoonsgegevens, andermans privacy. En dat is natuurlijk een schok voor mensen en organisaties die altijd dachten dat de AVG een juridische kwestie was, nieuwe privacyverklaring en je opt-in teksten wat oppoetsen.

De indruk ontstaat dat van de AVG niets meer zou mogen. Dat is pertinent onjuist (en iets dat ik ergens wel betreur, een paar stevige “kappen hiermee” artikelen zouden handig zijn geweest). De AVG eist vooral een duidelijke belangenafweging en maatregelen ter borging van de privacy van de mensen wiens persoonlijke informatie je gebruikt. Waarom vind jij dat je dit mag doen, hoe zorg je ervoor dat dat goed gebeurt en hoe bescherm je de gegevens? Je zou zeggen dat dat geen onredelijk verzoek is.

Specifiek bij sollicitanten en googelen is dat niet anders. Niets in de AVG verbiedt dit expliciet, je moet alleen aan de bak: meld in je personeelsadvertentie dat je dit doet, leg in een privacyverklaring uit waarom je dit doet en wat er met de resultaten gebeurt en déél die resultaten (en jouw bevindingen daarop) met de sollicitant. In die privacyverklaring moet trouwens ook staan hoe lang je cv’s bewaart en met wie je de gegevens deelt.

Het artikel noemt het voorbeeld van het Wereld Natuur Fonds dat ineens ontdekt dat een medewerker in zijn vrije tijd een olifantenstroper is en dan gigantische reputatieschade krijgt. Dat voelt een tikje buiten het normale, maar als die zorg er is dan kun je vast op papier zetten waarom de organisatie daar wat van mag vinden en dat je daarom even op de Instagram van de sollicitant gaat kijken. Dat je de sollicitant dan de resultaten stuurt zodat hij kan reageren (bijvoorbeeld dat het een naamgenoot is of een geposeerde foto van een studentenfeest 15 jaar geleden) lijkt mij dan niet meer dan redelijk. Vervolgens kun je als organisatie dan een terechte beslissing maken.

Eerlijk gezegd zie ik het probleem dus niet. Natuurlijk, je kunt nu niet meer volstaan met even snel googelen en daarna afwijzen met “wij hebben helaas een andere kandidaat gekozen die beter past bij het functieprofiel” of wat je standaardzin maar is. Maar dat is natuurlijk sowieso weinig netjes en zou een respectabele organisatie dus niet moeten doen.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Zelfs al was het een naamgenoot of een geposeerde oude foto, dan nog steeds zal het reputatieschade veroorzaken. ‘Reputatie’ houdt namelijk weinig rekening met de waarheid.

    Een beoordeling van een sollicitant gebeurt sowieso in enkele uren, misschien in het beste geval in een dag. Dat blijft voor een groot deel gevoelswerk, en er zullen altijd veel afwijzingen zijn om redenen die objectief gezien dubieus zijn, of om vermeende tekortkomingen die, als er heel veel tijd was, ten gronde zouden kunnen worden uitgezocht.

    ‘Better safe than sorry’ is een goed te verdedigen instelling bij het aannemen van een werknemer.

    Je mag als werkgever in twijfelgevallen (of die nu de kans op deelname aan de olifantenjacht, of een lichaamsgeur, of de twijfelachtige reputatie van de opleiding of de wat ontwijkende antwoorden op vragen over de beroepsloopbaan zijn) best iemand afwijzen zonder dat je iedere reden uitgebreid moet toelichten en de kans op een weerwoord moet geven.

    Kortom: Hoewel ik vindt dat je veel respect moet hebben voor de privacy, van iedereen, zie ik nog niet direct in waarom op grond van de AVG je verantwoordingsplicht voor een afwijzing verhoogd zou moeten worden.

  2. Misschien omdat afwijzing vandaag de dag vaak wel érg snel en gemakkelijk gaat: oh, is 58, wijs maar af met standaardbrief 2. Jonge vrouw, die zal wel kinderen willen, volgende kandidaat. Aardige kerel, kan geen das strikken, op de twijfelstapel. Is het (zeg ik als werkgever) werkelijk zo veel gevraagd om een toelichting te geven als je iemand een baan weigert?

    • Mijn ervaring is dat ik bij iedere partij waar ik op gesprek ben geweest ik een reden heb gekregen waarom ik het niet ben geworden. Niet dat ik kan beoordelen of dat de echte reden was, maar ik heb geen reden om daar aan te twijfelen.

      Er zijn echter ook partijen die niet eens de moeite nemen om te reageren op een (gerichte!) sollicitatie. Simpelweg nooit een uitnodiging voor een gesprek gehad of wat voor reactie dan ook. Deze partijen staan nu bij mij op de zwarte lijst.

      En dan waren er nog twee partijen die ik een open sollicitatie had gestuurd en mij uitnodigden voor een gesprek. Gedurende het gesprek al aangaven geen vacature te hebben, maar dat ze zo onder de indruk waren van de sollicitatie brief dat ze me perse wilden spreken. Beide vroegen na het gesprek of ze mijn gegevens op mochten nemen in hun administratie, zodat ze contact op konden nemen als ze een passende vacature hadden.

      Het blijft persoonlijke ervaring, maar het lijkt dus erg of er gewoon geen middenweg is.

      Daarnaast blijf ik erbij dat deze hele discussie puur theoretisch is. Iedereen zoek op google, niemand neemt dat op in het dossier. Het ligt nergens vast en als er echt iets boven tafel komt worden andere personen eerst uitgenodigd en krijg je een brief met helaas hebben we al een geschikte kandidaat gevonden, bedankt voor uw belangstelling. Als er twijfel is, dan wordt er een op het oog onschuldige vraag gesteld en gekeken wat het antwoord is. Ontwijk je dan de boel, dan pas je niet goed bij het team.

      Noem me een zwartkijker, maar ik geloof niet dat je een richtlijn kan maken die dit gaat veranderen.

      • Mijn ervaring is dat ik in de meeste gevallen (80-90)% van de sollicitaties een berichtje terug heb gehad. Dat varieert van “Sorry we hebben meer brieven binnengekregen dan verwacht, helaas kunnen wij U geen persoonlijke op Uw sollicitatie toegesneden brief toesturen” tot het aangeven van een aantal “zwaktes” na het gesprek. Het is ook voorgekomen dat ik/we vaststelden dat ik niet bij de organisatie paste.

        (P.S. Arnoud, waarom kan ik niet van mijn werk posten?)

        • Het ligt denk ik ook een beetje aan opleidingsniveau en misschien ook branche? Ik heb nooit een studie afgemaakt, waardoor ik een tijdje op vacatures heb moeten reageren waar geen opleiding bij nodig was. Daar krijg je meestal niets op terug, en als je iets krijgt lijkt het een standaardbrief te zijn die simpelweg zegt “U bent het geworden” of “we hadden een betere kandidaat” zonder echt iets te benoemen. Wellicht komt dit omdat ze erg veel sollicitaties binnenkrijgen dat ze het niet aankunnen of dat het potentieel schofferen geen invloed zal hebben op een volgende vacature.

          Overigens kan ik vanaf mijn werk in één van mijn omgevingen de site ook nauwelijks bereiken. Mogelijk komt het door een update van site of OS?

    • Nee, een toelichting geven waarom je iemand een baan weigert is helemaal niet veel gevraagd. Alleen zit een HRM afdeling er helemaal niet op te wachten om een geweigerde kandidaat nog 6 keer te word te staan om de argumenten van weigering te verdedigen of de tegenargumenten van tafel te vegen. Juist dat is ook de reden dat de standaardbrief met ‘helaas voldoet uw profiel niet voldoende aan de door ons gestelde eisen’ of de ‘helaas voor u hebben we een meer passende kandidaat voor deze functie gevonden’.

      Een zo vaag mogelijke afwijzing, met zo weinig mogelijk argumenten geeft de sollicitant ook geen voer om met tegenargumenten te komen waarom de afwijzende partij het mis heeft.

      Een vraag over je laatste alinea, maar waarom kun je niet meer volstaan met een google zoekopdracht en een standaard afwijzing brief? (afgezien van een beetje fatsoensnormen dan). Als ik een sollicitant google en ik kom wat gegevens tegen die ik ‘in mijn hoofd opsla’ en vergelijk met het CV en de motivatiemail die ik heb ontvangen, kan ik al vrij snel bedenken of ik iemand wel of niet op gesprek wil laten komen. Ik hoef de sollicitant toch niet te laten weten wat ik gedaan heb om hem dan niet op gesprek te laten komen?

    • Maar meestal is de echte reden toch: een andere kandidaat voldeed beter aan het profiel, voor zover dat in een paar uurtjes beoordeeld kan worden. Of dat dan het profiel is dat op papier staat, of ook in het hoofd van de recruiter, maakt niet veel uit.

      Zou jij iemand aannemen die ‘Adolf Hitler’ heet? Of ‘Donald Trump’? Of ‘Mickey Mouse’? Waarschijnlijk niet, omdat dat niet past bij het imago van je bedrijf. En wat ga je dan zeggen als reden? ‘Sorry, maar je hebt de verkeerde naam’? Vast niet.

      Je zegt: ‘andere kandidaten passen beter’, en dat is ook zo, want de kans op reputatieschade is kleiner (hoewel je dat natuurlijk niet als expliciet criterium had opgenomen in de functievereisten)

      • Ik blijf het raar vinden dat we het normaal vinden dat je gewoon kunt zeggen “je past niet bij het profiel” ongeacht wat je werkelijke reden is om iemand af te wijzen. Is het niet ethisch de enige juiste optie dat je zegt “sorry, maar je naam gaat voor verwarring en uitlachgevaar zorgen, daarom moet ik je niet”?

        “Voldeed beter aan het profiel” is een schaamlap, geen argumentatie. Het is vooral het feit dat er geen onderbouwing komt: had die ander wél een bepaalde certificering of diploma, kon hij beter praten of zat hij bij dezelfde studentenvereniging als de recruiter? Zo kun je er toch niets mee?

        • Volgens mij is het toch ook erg vaak “Je was brief 73 en bij brief 28 hadden we al een goede kandidaat, dus….” of “Je heet Mohammed, maar daar mogen we niet op selecteren.” of “We mogen vrouwen die zwanger zijn of mogelijk binnen een paar jaar kinderen gaan krijgen niet weigeren, maar dat willen we liever wel doen.”

          Overigens is het op lager geschoolde functies heel normaal om gewoon niet terug te schrijven als je het niet geworden bent, na een paar weken snappen ze de hint wel.

        • De vraag is: ben je zo’n argumentatie wel moreel verplicht? Dat opent namelijk de deur naar allerlei ongewenste argumenten over en weer. Je geeft iemand dan de indruk dat ze jouw argumentatie kunnen betwisten (wat niet zo is). Je geeft iemand handvatten om een rechtszaak wegens vermeende discriminatie te starten. Als jij zegt: je naam Mickey Mouse gaat voor uitlachgevaar zorgen, dan start hij een rechtszaak wegens vermeende discriminatie van Amerikanen, of hij stapt naar de Telegraaf om eens lekker te klagen over wat een hufter jij bent omdat hij nu eenmaal ook die naam maar van zijn ouders gekregen heeft en er niets aan kan doen.

          Allemaal een hoop ellende die je niet over jezelf moet afroepen.

          En wees eens eerlijk, heb jij altijd de argumentatie waarom je voor kandidaat 1 kiest en niet voor kandidaat 2 volledig duidelijk in je hoofd? En zelfs al heb je dat wel, hoeveel tijd moet je erin steken om die argumentatie dan ook nog eens duidelijk op papier te krijgen.

          Uiteindelijk heb je vaak een paar kandidaten die objectief aan de minimale vereisten voldoen, en dan kies je degene waar het het beste mee klikt, die in jouw inschatting van 2 uurtjes het beste in het team past. Dat is nu eenmaal het recht, en de plicht, van een baas.

          Je kunt argumenten opschrijven zolang je wenst, vroeg of laat komt het altijd op een subjectieve keuze uit. Er is ook zoiets als teveel eerlijkheid.

  3. Wat een Canadees ondernemer mij vertelde, is dat hij helemaal gestopt is met interviews / sollicitatie gesprekken. Kost te veel en ook teveel tijd terwijl het in de praktijk weinig meerwaarde oplevert. Moet ik er wel bij zeggen dat het hier om een bouw en constructie onderneming gaat. Het enige wat hij vraagt, beetje gechargeerd, is kan je een hamer vasthouden? en dan krijg je een start contract van 3 mnd, en bewijs jezelf maar. Maar wel elke 3 mnd evaluatie, ook met de timmerman en metselaar maar geld ook voor de projectmanager.

    Als je ziet hoeveel het tegenwoordig kost om iemand aan te nemen is dat denk ik niet eens zo’n slecht idee

  4. Aansluitende vraag wat mij betreft:

    Stel je voor dat je een sollicitatieplicht hebt, omdat je een uitkering krijgt. Je bent dan verplicht om op passende vacatures te solliciteren, zeker tot je een bepaalde minimum aantal sollicitaties in een bepaald tijdsbestek hebt behaald (bijvoorbeeld 5 per week voor participatieweg, of 5 per maand voor WW). Volgens mij kun je er daar op aangesproken worden als je op een bepaalde vacature niet hebt gereageerd. Is je privacy dan een geldig verweer?

    En betekent dit ook dat bij open sollicitaties niet gegoogled mag worden? Of kun je dit regelen door open sollicitaties alleen te accepteren via een contactformulier waar staat dat je gegoogled wordt als je een open sollicitatie opstuurt?

  5. Mag ik via Google Adsense een advertentie kopen op mijn naam, en op mijn website zo loggen wie deze allemaal bezoekt (zoals ik in mijn privacy policy zet).

    Dan kan ik zwart op wit aantonen dat iemand van het IP van firma XYZ vanaf een Google zoekopdracht op mijn naam naar mij heeft gezocht, maar dit niet vooraf heeft aangekondigd? Kom maar op met je schadevergoeding.

    En tegelijk kan ik wat positieve dingen vertellen over mezelf, mijn referenties, portfolio, kan allicht helpen.

  6. Moet het tegenovergestelde ook? Je googeled de kandidaat en je vind erg goede verwijzingen (vrijwilligerswerk, winnen van een prijs, gastblog met expert inhoud). Moet je deze dan ook overleggen met de kandidaat, zodat deze kan zeggen: “Hey, dat was ik helemaal niet, maar een naamgenoot.” of “mijn team heeft die prijs gewonnen, ik was al naar huis met hoofdpijn, maar mijn naam zit er nog aan vast”.

    En wat als je helemaal niet op Google te vinden bent? Je zit nog vast in de jaren 90, waar iedereen met een gebruikersnaam werkte? De werkgever zal zoeken, zal je niet vinden, en heeft dus helemaal niets om te overleggen. Maar onderbewust denkt men wel: “kan ik iemand vertrouwen die niet in Google te vinden is?”. En een uitleg hiervan is ook prima mogelijk: “Ik heb recent mijn naam gewijzigd.”.

  7. Ik vind het eigenlijk maar raar dat ik als sollicitant wel een bedrijf mag googlen (Vaak is het zelfs een must om in elk geval te laten blijken dat je hun website hebt bezocht), maar andersom niet?

    Wat als je een bedrijf hebt waarin vertrouwelijke informatie centraal staat, en je sollicitant ‘bespreekt’ op Facebook al haar problemen met klanten van haar huidige/vorige baan?

    En waar ligt de bewijslast, wie kan bepalen of iemand gegoogled is?

    Kortom, het zal allemaal wel meevallen.

    • Ten eerste, privacy van een persoon is wel iets belangrijker dan van een bedrijf (kan die überhaupt privacy hebben).

      Als het om vertrouwelijke informatie gaat, is het anders. In de meeste gevallen zal dit gaan om de privacy van anderen, bijvoorbeeld klanten van het bedrijf. Maar je mag überhaupt niet zomaar vertrouwelijke bedrijfsinformatie doorspelen, en dat is anders dan privacy.

      En, zoals in het artikel staat, is het niet verboden om te googlen. Je moet aangeven dat je het doet, waarom je het doet, en de resultaten delen. En je zoektocht moet relevant zijn. En daarbij is het een beetje hetzelfde als het niet mogen discrimineren. Het mag niet, het gebeurt wel, en het is een probleem als je per ongeluk laat zien dat je het doet. Als de sollicitant dus kan zien dat je hem/haar hebt opgezocht zonder dit te melden, of dingen hebt gezocht die niet relevant zijn, dan heb je een probleem. Dit kan doordat je bijvoorbeeld je laat ontvallen waarom hij/zij is afgewezen en je dat niet had kunnen weten uit de opgestuurde informatie, of omdat een website meldt wie je bekeken heeft en daarbij jou naam staat, of omdat je zegt dat je geen olifantenstroper wil terwijl je niet het WNF bent, maar gewoon slager of zo. De bewijslast ligt dus bij de sollicitant, en het is goed mogelijk je zoektocht te verbergen, maar je kunt tegen de lamp lopen.

      “Het zal wel meevallen” is ook een beetje het verkeerde sentiment. Het doel is hier om mensen te beschermen en solliciteren eerlijker en transparanter te maken, en niet dat iedereen gewoon iets beter oplet bij het doorgaan met foute praktijken.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS