Een lezer vroeg me:
Samen met een vriendin ben ik directeur van een Nederlands bedrijf. Sinds kort heb ik het onprettige gevoel dat zij mijn mail kan lezen. Ze laat zich dingen ontglippen die ze alleen uit mijn mail kan weten, en ook relaties vragen aan mij hoe zij dingen kan weten die wij alleen per mail besproken hebben. Ik vermoed dus dat de IT-afdeling haar toegang heeft gegeven tot mijn mail. Wat kan ik nu doen? Kan ik hen een dienstbevel geven dit te staken op straffe van ontslag?
Normaal zou ik zeggen, nee, een directeur mag niet zomaar mails van een medewerker lezen. Dat is een privacyschending. Dit moet in het bedrijfsreglement uitgewerkt zijn én er moet een gegronde reden zijn om de mails te lezen (ziekte, opvolging, sterk vermoeden van misstanden).
Hier gaat echter om twee directeuren. Ik kan ik dan voorstellen dat er iets eerder een reden is om elkaars bedrijfsmail te lezen. Het gaat dan sneller om bedrijfskritische zaken. Maar nog steeds zou er een goede reden moeten zijn, of je moet vooraf hebben besproken dat je continu toegang tot elkaars mailbox hebt.
Dit is alleen niet iets om via dienstbevelen aan de IT-afdeling op te lossen. Nee, een IT-er mag niet zelf beslissen of toegang tot een mailbox gegeven mag worden. Maar als twee directeuren elkaar tegenspreken, dan komen de medewerkers in een zéér moeilijke positie. Hoe geef je gehoor aan de simultane instructies van de ene directeur “geef me toegang tot die mail” en van de andere “ik verbied je die mail toegankelijk te maken”? Er zijn ICT-ers die zich dan gedwongen zien ontslag te nemen.
Ik zou dus zeer dringend willen adviseren dit níet via de ICT te spelen maar direct de mededirecteur hierop aan te spreken. (Als je een conflict met je medebestuurders zó laat oplopen dan kun je misschien maar beter stoppen met het bedrijf, of overdrijf ik nu?)
Arnoud
Om het te controleren: laat een derde je een mailtje sturen met een link naar een foto/”privedocument”/iets wat verleidelijk is om te bekijken. Wanneer die link aangeklikt wordt, is dat in de logboeken na te gaan.
@ikke en het dan nog verder op te laten lopen? Ik denk dat Arnoud gelijk heeft 1 op 1 uitspreken dan samen afspraken maken en dit vast leggen in een regelemnt. Niet alleen voor jezelf maar voor alle medewerkers. Gedeelde toegang indien nodig en “inbreken” alleen als het niet anders kan maar dan wel van te voren besproken in welke gevalen en ook hoe dit geregistreerd wordt.
Als je er niet over kunt praten met je mededirecteur dan toch zeker wel met die vriendin, hoop ik… Nou ja, en anders misschien toch maar eens nadenken over wat je nu aan het doen bent.
Erg professioneel klinkt het allemaal niet maar hopelijk heeft het nog wel zoveel niveau dat het niet nodig is om het via derden te spelen.
En voor die belangrijke mail die niet kan wachten zou een gedeelde mail account directie@ wellicht een optie zijn.
Ik zou eerst bij de ICT afdeling navraag doen of ze de mede-directeur wel of geen toegang hebben gegeven tot mijn emails. Vervolgens de mede-directeur confronteren met haar schendingen van mijn mailbox. Ik zou ook meteen mijn wachtwoord voor mijn mail account wijzigen, voor het geval de mede-directeur gewoon mijn wachtwoord kent en zo inlogt. Bedenk wel dat dit een conflict kan opleveren die schadelijk is voor jullie vriendschap. Aan de andere kant, bedrijven kennen vaak gedeelde mail-accounts zoals info@example.com, sales@example.com, admin@example.com enzovoorts. Deze zijn open voor meerdere medewerkers om zo sneller antwoord te kunnen geven. Het kan zijn dat jouw vriendin ook zo denkt over jouw mail-account. In dat geval zou ik afspreken dat jullie een gezamelijke mail-account nemen onder directie@example.com of zo, en jullie beide mail-accounts worden veranderd in aliassen die mails doorsturen naar de directie-account. Daarnaast kun je dan nog een prive-account aan laten maken voor zaken die je mede-directeur niets aangaan. Laat het niet te hoog oplopen maar maak het wel bespreekbaar! Praat erover en stel een oplossing voor!
Mensen toch, als je zoiets via deze weg moet vragen vraag ik me af hoe je “samen” een zaak kan hebben.
Bespreken met haar, recht voor de raap. Zijn jullie een koppel of partners?