Mag mijn werkgever uit mijn naam mails versturen voor het werk?

| AE 11354 | Security | 18 reacties

Een lezer vroeg me:

Op het forum van Security.nl las ik de vraag over een werkgever die in mailboxen van personeel zit en van daaruit ook in hun naam mail verstuurt. Mag dat zomaar?

Er is natuurlijk geen wet die letterlijk dit verbiedt. Dit is iets waar je vanuit de norm van goed werkgeverschap samen uit moet komen, en helaas is dat bij dit soort types vaak wat lastiger dan zou moeten.

Hoofdregel is dat de werkgever bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd. Hij moet daarbij rekening houden met de privacy van de werknemer, maar als hij alle uitgaande berichten wil screenen of zelfs wil dicteren wat er in je brieven moet staan, dan is dat binnen de redelijkheid gewoon zijn recht. Ook als jouw naam er onder staat.

Ongevraagd en zonder inspraak mails versturen uit naam van de werknemer vind ik een ander verhaal. De werknemer moet wel ongeveer weten wat er namens hem of haar wordt gezegd. Ik denk dus niet dat dat kan, tenzij er expliciet bij staat “verzonden door X uit naam van Y” of iets dergelijks.

Toegang tot de mailbox kan nodig zijn om die mails van klanten op te vangen, of om in oude mails te zoeken wat er in het verleden is gezegd. (Natuurlijk, dat kan ook in een centraal CRM-systeem of ticketsysteem zitten maar niet elk bedrijf heeft dat.) Daar moeten dan regels over worden gemaakt in het ICT-reglement, zodat de werknemer weet hoe en wanneer de werkgever toegang mag krijgen tot de mailbox. En die regels mogen niet zijn “de baas mag op ieder moment alles”, er moet wel enige nuance in zitten.

Arnoud

Hoe ver gaat mijn zorgplicht als dienstverlener onder de AVG dan eigenlijk?

| AE 10937 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | Er zijn nog geen reacties

Een lezer vroeg me:

Recent blogde je over de zorgplicht als ICT-dienstverlener om te beoordelen of een verzoek van je klant AVG-compliant is. Maar hoe ver moet je daar nu precies in gaan? Ik kan toch moeilijk het privacyreglement van mijn klanten gaan evalueren voordat ik ze toegang geef tot een mailbox. Maar enkel “geen zorgen dit is legaal” van de klant is ook weer te weinig, lees ik.

De AVG legt dienstverleners inderdaad een zorgplicht op. Wie als verwerker persoonsgegevens voor zijn klanten beheert, moet daarbij aan de bel trekken als hij een evident niet-toegelaten instructie krijgt van een klant. Dit is in aanvulling op je gewone zorgplicht als dienstverlener om als een “goed dienstverlener” om te gaan met klantgegevens en uitvoering van de opdracht.

Dit gaat niet zo ver dat je iedere theoretische overtreding moet weigeren totdat een volledige privacy impact assessment is uitgevoerd door een onafhankelijke audit-team, maar je zult wel echt meer moeten doen dan uitsluitend afgaan op “onze afdeling Legal zegt dat het mag” in een mailtje van de klant.

Mijn advies is om bij de veel voorkomende situaties een werkproces te definiëren en dat deel van je Service Level Agreement te maken. Al is het maar “Klant dient een reglement omtrent toegang tot personeelsmailboxen te hebben en toegangsverzoeken te motiveren onder verwijzing naar de toepasselijke paragraaf”. Dan krijg je dus twee regels “overnemen mailbox wegens ziekte, artikel 13.5, informeren wn onmogelijk om medische redenen” en dat staat inderdaad in artikel 13.5 als grondslag. En dan is er geen sprake van evidente schending van de AVG.

Natuurlijk kan het zijn dat de werkelijke reden is dat er wordt gesnuffeld in de mailbox om iemand weg te pesten, of dat de werknemer helemaal niet medisch gezien onbereikbaar is. Of dat dit reglement nooit is getoond aan deze werknemer. Maar dergelijke opties zijn te ver weg voor jou als dienstverlener om te testen. Dus met zo’n duidelijke motivatie is het genoeg voor de dienstverlener.

Maak je je desondanks zorgen over misbruik, dan kun je ook gaan nadenken over concreet iets inbouwen in je systeem. Denk aan een alert dat de werknemer bij inlog een melding geeft wie er toegang heeft gehad. Voor de werknemer zou dit geen verrassing moeten zijn, want de werkgever moet hem vertellen dat hij in zijn mailbox is geweest. Is het wel een verrassing, dan kunnen ze dat nu samen op gaan lossen. Ik zou dit wel als feature documenteren zodat het de werkgever niet verrast en hij wanprestatie gaat claimen.

Arnoud

Wanneer mogen wij de mailbox van een werknemer van een klant openen?

| AE 9818 | Privacy | 10 reacties

Een lezer vroeg me:

Mijn bedrijf verzorgt hosted e-mail en calendaring diensten, en wij beheren dan ook de mailboxen van medewerkers van onze klanten. Soms krijgen wij de vraag van een klant om een mailbox te openen, bijvoorbeeld omdat iemand uit dienst is of omdat er een geschil is. Wanneer mogen wij dit toestaan?

Vaste lezers, roep maar even mee: ook op het werk heb je privacy, en een werkgever mag dus niet zomaar in je mailbox kijken. Daar moet een goede reden voor zijn, en er moet rekening worden gehouden met je privacy. Een werkgever moet dus in een reglement uitwerken wanneer er zonder toestemming in een mailbox mag worden gekeken en wat het protocol dan is. Bijvoorbeeld, de manager en HR-directeur kijken samen en men negeert het mapje “Persoonlijk”. Of, we zoeken alleen op trefwoorden gelijk aan namen van zakelijke relaties.

Dat iemand uit dienst is, zou ik een goede reden vinden om een collega de mailbox in beheer te geven. Ik zou wel aanraden dat die mailbox even opgeschoond wordt, en ik hoorde laatst de slimme suggestie dat je de werknemer op zijn laatste dag vraagt of hij dat zelf heeft gedaan (en zo niet, doe het nu gelijk even).

Bij geschillen ligt het wat ingewikkelder, want daar is dan niet echt een objectieve reden – men gaat gewoonlijk dan juist op zóek naar redenen, om ontslag te forceren door aan te tonen dat er geheimen naar buiten zijn gesmokkeld of met relaties concurrerend contact is onderhouden bijvoorbeeld. Nu zijn dat natuurlijk op zich redenen, maar je mag pas gaan zoeken als je al een vermoeden hebt dat die redenen er zijn. Een snuffeltocht (fishing expedition) is niet toegestaan.

Een complicatie hier is dat de vraag nu wordt neergelegd bij een externe leverancier van ICT-diensten. Het doet denken aan die recente discussie over login-logs, waarbij dit ook aan een externe leverancier werd gevraagd. Het antwoord is hetzelfde:

De clouddienstverlener zou natuurlijk kunnen zeggen, het is niet mijn taak hierop te letten, want ik ben slechts bewerker / verwerker in opdracht. Dat klopt natuurlijk, maar een verwerker heeft onder de AVG wel degelijk een zorgplicht om na te gaan of hij wel binnen de wet handelt. Hoewel de verwerkingsverantwoordelijke de doelen en middelen van de verwerking bepaalt en daarbij instructies geeft ontslaat dit de verwerker niet van de plicht het te melden wanneer naar zijn mening de instructie in strijd is met de AVG of andere wetgeving over persoonsgegevens. Hij mag dus weigeren de gegevens te geven als het verzoek daarom duidelijk niet door de beugel kan.

Bij mailboxen geldt dus precies hetzelfde. Ook de hosted e-mail provider heeft een zorgplicht onder de AVG en moet dus zelf nagaan of het verzoek in orde is. Dat kan natuurlijk niet voor de volle 100% nagegaan worden, maar iets meer dan “tsja het is de klant, en hij betaalt dus hij bepaalt” moet er wel zijn. Een protocol hierover toevoegen aan je opdrachtovereenkomst of verwerkersovereenkomst lijkt me dan ook een heel goed idee.

Arnoud

Mag ik mijn collega haar Out of Office aanzetten met een gereset wachtwoord?

| AE 9375 | Ondernemingsvrijheid, Security | 24 reacties

Een lezer vroeg me: Vanochtend ontdekten wij dat een collega die er een maand niet is, haar Out of Office niet aan heeft staan. Om dit voor haar te doen, hebben we haar wachtwoord nodig. Is het toegestaan om hiervoor het account te resetten, of stuit dat op privacybezwaren? We hebben geen reglement dat ons… Lees verder

Mag een website in mijn inbox kijken?

| AE 7617 | Privacy | 7 reacties

Een lezer wees me op de voorwaarden van datingsite Vriendengezocht: Wij behouden het recht om steekproefsgewijs mee te kijken in de inbox om onze site gebruiksvriendelijk en veilig te houden. Wij verplichten onszelf de privacy van de gebruiker te waarborgen tijdens de steekproef. Mag dat zomaar? Nou, het mag misschien maar het is zeker niet… Lees verder

Wanneer mag je de mailbox van een werknemer nu doorzoeken?

| AE 6712 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 18 reacties

Een lezer vroeg me: Arnoud, je hebt er al vaker over geschreven maar wanneer mag je nu de mail van een werknemer onderzoeken? Veel mensen denken nog steeds dat je een werkmailbox mag doorzoeken op potentieel rare dingen omdat het een wérkmailbox is. Of omdat je een IT-reglement hebt opgehangen waarin staat “Wij mogen te… Lees verder

Mogen Google en Microsoft bij hen gehoste mailboxen doorzoeken?

| AE 6519 | Privacy, Security | 18 reacties

Een lezer vroeg me: Enige dagen geleden bleek Microsoft de hotmailaccount van een medewerker te hebben doorzocht omdat vermoed werd dat deze persoon betrokken was bij het lekken van bedrijfsgeheimen. Microsoft verdedigt zich met het argument dat zij deze mail van betrokken persoon wel mocht doorzoeken, omdat er geen gerechtelijke bevel voor nodig was. Apple… Lees verder

Mijn ex-ex-werkgever blijft mijn e-mailadres gebruiken

| AE 6286 | Ondernemingsvrijheid, Security | 29 reacties

Een lezer vroeg me: Een tijdje geleden ben ik van baan veranderd. Omdat mijn vervanger op het moment van mijn vertrek nog geen email/werkaccount had, heb ik mijn accountgegevens achtergelaten, zodat mijn email gelezen kon worden en mijn bestanden ingezien. Nu zijn we bijna 10 weken verder en mijn account wordt nog steeds actief gebruikt… Lees verder