Wanneer mogen wij de mailbox van een werknemer van een klant openen?

| AE 9818 | Privacy | 10 reacties

Een lezer vroeg me:

Mijn bedrijf verzorgt hosted e-mail en calendaring diensten, en wij beheren dan ook de mailboxen van medewerkers van onze klanten. Soms krijgen wij de vraag van een klant om een mailbox te openen, bijvoorbeeld omdat iemand uit dienst is of omdat er een geschil is. Wanneer mogen wij dit toestaan?

Vaste lezers, roep maar even mee: ook op het werk heb je privacy, en een werkgever mag dus niet zomaar in je mailbox kijken. Daar moet een goede reden voor zijn, en er moet rekening worden gehouden met je privacy. Een werkgever moet dus in een reglement uitwerken wanneer er zonder toestemming in een mailbox mag worden gekeken en wat het protocol dan is. Bijvoorbeeld, de manager en HR-directeur kijken samen en men negeert het mapje “Persoonlijk”. Of, we zoeken alleen op trefwoorden gelijk aan namen van zakelijke relaties.

Dat iemand uit dienst is, zou ik een goede reden vinden om een collega de mailbox in beheer te geven. Ik zou wel aanraden dat die mailbox even opgeschoond wordt, en ik hoorde laatst de slimme suggestie dat je de werknemer op zijn laatste dag vraagt of hij dat zelf heeft gedaan (en zo niet, doe het nu gelijk even).

Bij geschillen ligt het wat ingewikkelder, want daar is dan niet echt een objectieve reden – men gaat gewoonlijk dan juist op zóek naar redenen, om ontslag te forceren door aan te tonen dat er geheimen naar buiten zijn gesmokkeld of met relaties concurrerend contact is onderhouden bijvoorbeeld. Nu zijn dat natuurlijk op zich redenen, maar je mag pas gaan zoeken als je al een vermoeden hebt dat die redenen er zijn. Een snuffeltocht (fishing expedition) is niet toegestaan.

Een complicatie hier is dat de vraag nu wordt neergelegd bij een externe leverancier van ICT-diensten. Het doet denken aan die recente discussie over login-logs, waarbij dit ook aan een externe leverancier werd gevraagd. Het antwoord is hetzelfde:

De clouddienstverlener zou natuurlijk kunnen zeggen, het is niet mijn taak hierop te letten, want ik ben slechts bewerker / verwerker in opdracht. Dat klopt natuurlijk, maar een verwerker heeft onder de AVG wel degelijk een zorgplicht om na te gaan of hij wel binnen de wet handelt. Hoewel de verwerkingsverantwoordelijke de doelen en middelen van de verwerking bepaalt en daarbij instructies geeft ontslaat dit de verwerker niet van de plicht het te melden wanneer naar zijn mening de instructie in strijd is met de AVG of andere wetgeving over persoonsgegevens. Hij mag dus weigeren de gegevens te geven als het verzoek daarom duidelijk niet door de beugel kan.

Bij mailboxen geldt dus precies hetzelfde. Ook de hosted e-mail provider heeft een zorgplicht onder de AVG en moet dus zelf nagaan of het verzoek in orde is. Dat kan natuurlijk niet voor de volle 100% nagegaan worden, maar iets meer dan “tsja het is de klant, en hij betaalt dus hij bepaalt” moet er wel zijn. Een protocol hierover toevoegen aan je opdrachtovereenkomst of verwerkersovereenkomst lijkt me dan ook een heel goed idee.

Arnoud

Mensen boos omdat Google Docs hun privédocumenten als abuse aanmerkte

| AE 9788 | Informatiemaatschappij | 18 reacties

Mensen worden buitengesloten van hun Google Docs, en daar zijn ze boos over. Dat meldde Slate vorige maand. Om onduidelijke redenen merkte een grote groep mensen ineens dat de toegang tot bepaalde van hun documenten geblokkeerd was, met als melding dat hier de Terms of Service waren overtreden. Censuur, omdat het ging om privédocumenten?

Uiteindelijk bleek het een typefout in de software:

This morning, we made a code push that incorrectly flagged a small percentage of Google Docs as abusive, which caused those documents to be automatically blocked. A fix is in place and all users should have full access to their docs.

Het laat wel weer mooi de grote zwakte van de cloud zien: er is geen cloud, er is alleen uitbesteden en daarmee een afhankelijkheid van je leverancier. Die kan en mag de dienstverlening veranderen, en als hij door een foutje je gegevens ontoegankelijk maakt dan heb je even pech. Net zoals een butler die de boodschappen vergeten is.

Die vergelijking maak ik niet zomaar, want voor de wet is er geen verschil tussen een butler en een clouddienst. Het is allebei dienstverlening, en de regels zijn simpel: die mag worden aangepast of opgezegd, en dat is het wel zo’n beetje. Dus nee, er is niet veel te doen tegen dit soort grappen.

Tegelijk weet ik ook niet goed hoe dit op te lossen, want het gaat ook weer erg ver om te zeggen, clouddiensten moeten tot jaar en dag ongewijzigd beschikbaar zijn. Dat kun je ook weer niet van mensen vragen.

Arnoud

Mag een appartementencomplex werken met kentekenherkenning?

| AE 9659 | Privacy | 35 reacties

Een lezer vroeg me:

De vereniging van eigenaren van mijn appartementencomplex wil gaan werken met kentekenherkennning bij de poort. Alleen bewoners en vooraf aangemelde bezoekers kunnen dan nog automatisch naar binnen, de rest moet aanbellen. En van iedere bezoeker worden naam, kenteken en in- en uitrijtijden vastgelegd. Hoe zit dat juridisch?

Het is natuurlijk toegestaan om de toegang tot je complex te reguleren. Alleen wanneer je gaat werken met kentekens, dan loop je tegen de privacywetgeving (nu de Wbp, vanaf 25 mei de AVG) aan. Kentekens worden namelijk gezien als persoonsgegevens, zeker in gevallen wanneer je ze concreet kunt koppelen aan de identiteit van bewoners of bezoekers.

Gelukkig verbiedt de wet niet categorisch het gebruik van persoonsgegevens om de toegang tot een pand of terrein te reguleren. Het mag, maar je bent aan een aantal regels gebonden. De belangrijkste eis is dat je kunt motiveren waarom je voor dit middel hebt gekozen. Kun je niet werken met sleutels en een bel bijvoorbeeld? Is er echt geen andere oplossing?

Daarnaast moet duidelijk zijn uitgewerkt wat er gebeurt met de vastgelegde gegevens. Waarom die, en niet minder? Wie heeft er toegang toe en onder welke voorwaarden? Hoe lang worden ze bewaard, en waarom kan het niet eerder weg. Wat gebeurt er mee? Komen alle kentekens op een bord in de hal, of blijft het bij de portier?

Beveiliging is natuurlijk ook van belang. Hoe worden de gegevens afgeschermd voor ongeautoriseerde toegang, welke logging is ingevoerd en wie heeft daar toegang toe. Afgeleid daarvan, wat gebeurt er met datalekken. Hoe wordt daarop gemonitord en wie gaat een datalek aanmelden en de betrokkenen informeren?

Het is dus vooral een kwestie van zaken goed motiveren en op schrift stellen. Dat reglement is ook nodig, je moet mensen informeren over het waarom en hoe. En het waarom is het belangrijkste.

Arnoud

Duitse rechter ontzegt ouders toegang tot Facebook van overleden tiener

| AE 9465 | Informatiemaatschappij | 22 reacties

Een rechtbank in Duitsland besluit dat de ouders van een overleden tiener geen toegang krijgen tot haar Facebook-account. Dat las ik bij Nu.nl. Het vijftienjarige meisje van wie het account is, overleed in 2012 na aanrijding met een trein. De ouders proberen vast te stellen of het om zelfmoord ging, maar de rechtbank oordeelt nu… Lees verder

Mijn hoster heeft mijn data kwijtgemaakt, wat nu?

| AE 6086 | Security | 23 reacties

Een lezer vroeg me: Ik host mijn website en de nodige bedrijfskritische data op een virtuele server beheerd door een Nederlands hostingbedrijf. Gisteren kreeg ik bericht dat de server offline is, omdat de leverancier van die hoster zijn dienstverlening heeft gestaakt (waarom is me onduidelijk). Nu ben ik dus mijn data kwijt! Kan ik mijn… Lees verder