Mag het printgebruik op kantoor gemonitord worden?

| AE 2550 | Privacy | 33 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij ons op de afdeling hebben we gedeelde printers, waar je je printjobs kunt uitdraaien na aanmelden met je badge. Nu kwam ik erachter dat de IT-afdeling daarmee precies bijhoudt wie wat print, en daar maandelijks rapportjes van rondstuurt naar de afdelingsmanagers. Dit omdat de kosten van printen aan elke afdeling intern doorbelast wordt. Maar mijn manager kan dus precies zien hoe veel ik print! Mag dat zomaar?

Voor het bijhouden van printgedrag geldt hetzelfde als alle andere privacygevoelige logging- en monitoractiviteiten op het werk. Dit dient in principe geanonimiseerd te gebeuren, tenzij er een gegronde reden is om een specifieke persoon onder de loep te nemen. En als men dat wil doen, moet in een privacyreglement (IT-reglement) een clausule over dergelijk monitoren opgenomen zijn. En dat reglement moet dan weer door de ondernemingsraad goedgekeurd zijn.

Persoonlijk zou ik niet weten waarom een manager per persoon zou willen weten wat er is geprint, zeker niet als de rapportage puur over de kosten gaat. Dan is alleen van belang hoe veel er totaal is geprint en wat dat kost. Het lijkt me dat de IT-afdeling vrij eenvoudig de rapporten moet kunnen aggregeren tot afdelingsniveau en dat rondsturen in plaats van de individuele rapportages.

Natuurlijk zijn er mensen die de bedrijfsprinters gebruiken om privéprintjes te maken. Dat kost dan hier aantoonbaar geld, en daar kun je mensen op aanspreken. Als er dus een IT-reglement is dat de bevoegdheid biedt om bij een vermoeden van misbruik individuele gegevens op te vragen, dan kan daarmee de veelprivéprinter worden opgespoord en aangesproken. Maar wederom: dat mag niet structureel en vooraf (“eens zien wat Jan deze week allemaal print”), het mag echt pas achteraf bij een vermoeden van misbruik (“waar komt die piek op vrijdag vandaan”).

Ongetwijfeld zitten er nu managers mee te lezen die koken van woede: mensen gaan onder het mom van privacy nu gratis privé printen op het werk en dat mag je niet detecteren. Maar a) hoe duur is dat nu écht en b) kost het je niet veel meer om dat allemaal op te sporen en aan te pakken? Nog even afgezien van de werksfeer die je dan totaal verpest.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. In tegenstelling tot het monitoren van internetgebruik vind ik het monitoren van persoonlijk printgebruik niet bepaald een inbreuk op de privacy. Ik zou dus van mening zijn dat dat gewoon moet kunnen, los van het feit of je dat moet willen.

    ???eens zien wat Jan deze week allemaal print???

    Ja, als het inderdaad zou gaan om – wat – dan zou ik bezwaar maken maar als het gaat om – hoeveel – dan vind ik dat dat zou moeten kunnen.

  2. Het onderwerp doet me denken aan ‘The firm’. In deze misdaadfilm/boek was ook een kopieerrestrictie die het lastig maakte hele dossiers het gebouw uit te halen. Werkte redelijk goed.

    Ik ben het in dit geval niet eens met de stelling dat aantal prints niet bijgehouden mag worden. Er zijn best technische redenen te bedenken die inzicht op accountniveau vereisen, bijvoorbeeld het opsporen van ongewenste grote prints (computer van gebruiker print zonder te weten dat dit gebeurt dagelijks foutief een bestand). Ik ben het wel eens met de stelling dat deze info niet maandelijks naar de leidinggevende moet worden gestuurd.

    Ik ben overigens benieuwd hoe dit zich verhoudt met bijvoorbeeld onderwijsinstellingen. Daar wordt ook altijd per gebruiker gebruik bijgehouden. Moet dit ook gemeld worden in het privacyregelement? En hoe zit dit met andere resources als balpennen? Is daar jurisprudentie over? De meeste bedrijven hebben een open voorraadkast waar men anoniem balpennen kan verzamelen, maar is dit wettelijk verplicht? ter bescherming van de balpennenkauwers?

  3. @2 Het gaat niet alleen om hoeveel je per GB afrekend. Het gaat er ook om dat een bedrijf maar x Mbit ter beschikking heeft. Als dan iemand in HD naar de bruiloft in engeland gaat kijken dan zitten er andere medewerkers langer te wachten op wel werk gerelateerde sites.

    (en bij foute sites/fout gedrag ook om de reputatie van het bedrijf zoals wiki blokade voor volvo een tijdje terug)

  4. @Sieuwert: Het aparte is, als het gaat over “offline” monitoren dan snapt iedereen waar de privacygrenzen liggen. Dat in de douches niet gefilmd mag worden, is duidelijk. Dat het tekenen voor een balpen of het bij je moeten dragen van een GPS-tracker een overdreven maatregel is, snapt ook iedereen.

    Maar zodra het om IT gaat, lijkt al die redelijkheid ineens vergeten te zijn. Wat is dat toch? “We kunnen alles monitoren dus moet dat mogen.” Is dit een vanuit een machtshonger van IT, dat zich wil opwerken richting management (“kijk eens hoe nuttig wij zijn”), of vanuit het idee “onbekend = gevaarlijk”?

  5. Op school maken wij gebruik van betaalsoftware om te kunnen printen (Maggy). Hierbij wordt ook een uitgebreid logboek bijgehouden met naam, tijdstip, hoeveelheid pagina’s en de titel van het document.

    Dit wordt in de praktijk alleen ingezien als een leerling denkt dat er wat mis is gegaan met de betaling en soms ook om in grote lijnen inzicht te krijgen in populariteit van bepaalde printers op school.

    Dit lijkt me standaard gebruik van een dergelijk systeem: moet dat ook expliciet in een overeenkomt worden afgevangen?

  6. Wat deze logboeken laten zien is volgens mij niet de inhoud van de afdrukken, alleen maar de hoeveelheid afdrukken. Ik denk dat je dit zou kunnen vergelijken met een mobiele telefoon van de zaak waarbij de werkgever de rekening ontvangt en dus een specificatie van het aantal gesprekken en de duur ervan! Je zou dan kunnen stellen dat een telecom-bedrijf dan geen specificaties per werknemer mag versturen maar dat ze alles op een grote hoop moeten gooien.

    Bijhouden van aantallen vind ik overigens kunnen indien iedere afdeling een beperkt budget heeft. Want als een medewerker heel veel moet afdrukken dan gaat dat ten koste van andere zaken waar dit bugdet voor gebruikt kan worden. Het is dan tijd om te overleggen hoe dit aantal afdrukken gereduceerd kan worden, bijvoorbeeld door het gebruik van een PDF-printer zodat je de afdruk gewoon digitaal als PDF ontvangt en dus niet op papier. Als het alleen gaat om te zien of een document er goed uit ziet dan is afdrukken naar PDF een goede kostenbesparing.

    Overigens, het feit dat de manager deze gegevens ontvangt betekent nog niet dat hij ze ook daadwerkelijk gebruikt. Maar hij heeft deze gegevens wel nodig indien er in de berekening van de kosten kennelijk een fout zit, bijvoorbeeld indien blijkt dat een medewerker die al 2 weken op vakantie is in de vakantie ook nog eens 500 pagina’s heeft afgedrukt. Dat is een telling die dus niet klopt, wat ook aantoonbaar is.

    Maar mag een manager wel inzien hoeveel ik bel met de telefoon van de zaak?

  7. Ik vraag me af of het onderscheid tussen hoeveelheid en inhoud echt strikt te maken is. Het zal er mede aan liggen of de bestandsnaam (ook) gelogd wordt.

    Bij ons worden de afdelingen ook doorbelast voor gemaakte printjes, maar dan op basis van de inlog-ID. Op de de display van de printer kan je dan je inlog-ID en de bestandsnaam van je document zien, ik neem aan dat deze ook in de logfiles verschijnen. Een bestandsnaam als ‘sollicitatie_[concurrent].doc’ laat dan weinig te raden over.

    Ik heb weleens een hoofdstuk uit ‘Linux for Dummies’ geprint, maar voor de zekerheid het bestand toch eerst maar hernoemd naar ‘Rapport_[datum].pdf’. 😉 Hoewel je daarmee natuurlijk zéker te kennen geeft dat je je er bewust van bent dat wat je doet niet koosjer is …

  8. Qua die laatste opmerking sta ik er wat minder genuanceerd in dan Arnaud. Op je werk hoor je toch vooral aan het werk te zijn. Op het moment dat je aan het printen gaat voor privédoeleinden dan ben je niet aan het werk én gebruik je een bedrijfsmiddel voor iets wat het niet bedoeld is. Een keertje moet dat ook nog wel kunnen, maar het moet geen routine worden. Arnaud’s stelling kun je ook omdraaien, want hoe duur is het nou om zelf een kopietje in de copyshop te maken?

    En nee, ik ben geen manager. 😉

    Ontopic:

    Stelt het CBP niet dat de werkgever altijd voor het minst zware middel moet kiezen? Als je die lijn doortrekt dan kun je concluderen dat je in de eerste instantie inderdaad gewoon per afdeling je rapportages draait, maar dat uiteindelijk een uitdraai op persoonsnivo mogelijk moet zijn. Daartussen zit dan uiteraard nog wel de stap van een mailtje a la ‘ho, even rustig aan met de printer’.

  9. Op je werk hoor je toch vooral aan het werk te zijn. Op het moment dat je aan het printen gaat voor privédoeleinden dan ben je niet aan het werk én gebruik je een bedrijfsmiddel voor iets wat het niet bedoeld is.

    Ben ik het helemaal mee eens. Maar … de realiteit is niet altijd zo zwart-wit. Omgekeerd geldt namelijk ook dat ik buiten mijn werktijden niet aan het werk hoor te zijn, maar toch met enige regelmaat een 40+-urige werkweek draai (in 4 dagen, als ambtenaar!!!) terwijl ik aangesteld ben voor 36 uur. En een zondagmiddag schiet er ook weleens bij in (met plezier overigens: leuk werk doen kan ook in het weekend).

    Ik voel me dan ook niet heel bezwaard door mijn privé printjes (waar overigens mijn direkte manager wel van weet: ik heb hem medegedeeld dat ik dit een aardige manier van compenseren vond; hij kon het er ‘formeel’ niet mee eens zijn (iets met indienen in 3-voud) maar ‘k heb er nooit meer wat van gehoord). En een aanzienlijk deel van die privé printjes (niet dat hoofdstuk uit Linux for Dummies 😉 ) is gelieerd aan een privé betaalde studie, waar mijn werkgever met regelmaat ook gemak van heeft.

    Als ik om me heen kijk zijn er nog wel een aantal collega’s die niet te beroerd zijn om meer te werken dan in hun aanstelling staat. Waarmee ik maar wil aangeven dat wanneer er tussen werkaanbieder en werknemer een beetje gegeven en genomen kan worden, beide partijen daar baat bij (kunnen) hebben.

  10. Even een praktijksituatie…

    Ik werk op de IT afdeling van een grote school, zowel docenten als leerlingen kunnen gebruik maken van printers. Dit gaat met een pasjessysteem waarbij de leerlingen moeten betalen en de docenten doorbelast worden per afdeling… Om dit systeem werkend te kunnen houden moet er dus per pasje (=gebruiker) bijgehouden worden wie hoeveel print of copieert…

    Nu monitoren we niet zeer streng, maar in het systeem is dus wel degelijk te zien hoe veel afdrukken per gebruiker gedaan zijn (dit is ook niet te anonymiseren want hangt vast aan de gebruikersnaam)

    Er wordt alleen per afdeling doorbelast, wat soms vragen op roept. En nu weet ik uit ervaring dat er (enkele) docenten zijn die meer dan hun jaarsalaris aan printkosten hebben…

    Betekent dit dat wij deze gegevens niet zouden mogen gebruiken als daar door de afdelingshoofden naar gevraagd gaat worden zodat dat soort gedrag niet eens “besproken” kan worden?

  11. Zonder IT-reglement met passage over gebruik van faciliteiten kun je hier personen niet op aanspreken nee. Mét reglement kan het wel, omdat mensen dan (hadden moeten) weten dat dit kon gebeuren. En dat reglement moet dan wel eerst langs de OR of MR geweest zijn ter goedkeuring.

    Wel is het meestal eerst wel nodig om op die afdeling aan te kondigen dat er te veel geprint wordt (en de kosten de pan uit rijzen) en dat men IT gevraagd heeft om vanaf nú de top 3 van veelprinters door te geven. Met zo’n laatste waarschuwing kunnen de veelprivéprinters snel hun gedrag aanpassen. Als het gaat om meer dan een lerarenjaarsalaris aan printkosten dan is dat denk ik niet nodig, want dat is zó excessief dat je wel een rechtvaardiging hebt om mensen meteen aan te spreken. Maar wél met reglement dus.

    Hm. Idee: een IT-reglement-generator met standaardfrasen voor dit soort situaties. noteert

  12. Laat ik voorop stellen dat we er van uit gaan dat de excesieve printkosten een aantal oorzaken hebben, te weten:

    1. veel gebruik van kleur.
    2. leraar die het NIET privé maar daadwerkelijk als lesmateriaal gebruikt en dus uitdeelt aan zijn klassen.

    De hoge kosten zitten met name in punt 1, en door punt 2 loopt het bedrag enorm op…

    Het zijn aannames maar bij zulke hoeveelheden loopt het dus allemaal aardig op. De gebruiker in kwestie krijgt een saldo te zien in het venster en wordt dus iedere keer dat hij/zij print geconfronteerd met dit saldo. Blijkbaar is dat niet genoeg om de persoon gebruik te laten maken van de repro afdeling (waar de kosten aanmerkelijk lager liggen) of het gedrag op een andere wijze aan te passen. Ik zou serieus na gaan denken of iets niet beter kan als ik met zulke saldi geconfronteerd wordt, stukje eigen verantwoordelijkheid lijkt me…

    Ik wilde alleen maar even benadrukken dat het (waarschijnlijk) geen privé gebruik betreft, maar je desondanks af kunt vragen waar deze personen mee bezig zijn…

    Daarnaast hebben we als ICT afdeling besloten dat de volgende generatie printers dus gewoon zwart/wit gaan worden met enkel nog 1 kleurenprinter per gebouw, dit zal de kosten aardig gaan drukken binnenkort (als de nieuwe generatie printers binnen rollen) Kleur blijft dus mogelijk maar wordt geografisch onaantrekkelijk gemaakt 😉

    En ach, OR/MR… breek me de bek niet open…

  13. Okay, even een gewetensvraag… 🙂 Een manager drukt twee documenten af. Echter, tussen de eerste en tweede afdruk verstuurt een werknemer ook een print-opdracht, te weten een complete sollicitatiebrief met CV waaruit blijkt dat de medewerker voor de concurrent wil gaan werken… Manager loopt naar de printer, nietsvermoedend, en pakt de stapel papier die wordt uitgespuugd en neemt deze mee naar zijn eigen bureau. Medewerker komt 5 minuten later kijken waar zijn brief is gebleven maar vindt niets, dus enige verbazing. Niemand die verder iets gezien heeft dus weer de zoveelste verdwijning van een printje. Medewerker drukt hem dus gewoon nogmaals af zonder iets te vermoeden… Manager gaat vervolgens beide documenten inbinden en merkt daarbij opeens de solicitatiebrief op! Even lezen zodat hij weet wie deze heeft afgedrukt zou moeten mogen, want je wilt die papieren bij de rechtmatige eigenaar brengen. Maar dan zie je dus ook dat het om een sollicitatiebrief gaat voor de concurrent! Ben je niet blij, als manager zijnde… Maar wat kun je daarna wettelijk gezien doen met die brief, er van uit gaande dat er verder geen afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de printer… 🙂

  14. Arnoud wat ik vreemd vind is dat je een IT reglement nodig heb om iemand op gebruik van privé doeleinde aan te spreken. Laat we het eens anders bekijken als personeel weet je dat je niets mee mag nemen voor eigen gebruik zonder toestemming. Ik print documenten af en ik neem dus papier mee en ook inkt en/of toner. Als men iets steelt mag men diegene ontslaan nu zal dit een beetje overkill zijn maar voor ontslag wegens diefstal dient men correcte voorraad bij te houden en ook andere processen dienen goed te zijn. Anders gezegd als men geen goede of correcte voorraad beheer heeft kan een rechter het ontslag terug draaien.

  15. @We are Borg, dat is toch echt nodig omdat het gaat om een structurele verwerking van persoonsgegevens. Het is niet “ik liep langs de printer en zag je privéprints” maar van iedere medewerker een lijstje maken met wat ze printen elke week. De situatie is vergelijkbaar met overal camera’s ophangen om diefstal tegen te gaan. Natuurlijk mag je optreden tegen diefstal maar als je structureel gaat observeren, raak je aan de privacy van de werknemers.

  16. @Antigoon wat betreft MR; ik denk dat het voor de mr ook zeker interessant is waar het geld heen gaat een jaarsalaris is immers een hele fte aan bezetting waar je prima een collega van had kunnen inhuren en zo een verlaging van werkdruk/kleinere klassen/minder tussenuren. In die zin lijkt het míj als management interessant om het in toom te houden en voor de mr ook, maar verder als het bestuur het wel gelooft zou het mij als ict’er niet zo boeien: de repo kosten zijn hoog maar blijkbaar vinden ze het dat waard… Wellicht inderdaad dan maar op zwart wit overschakelen de volgende keer… Wel interessant dat het bestuur/mr het niet zo boeiend vind, naar mijn herinnering is het Eden flinke begrotingspost en een fte voor personeel extra is naar mijn ervaring altijd heel aantrekkelijk op een school… Verder lijkt het mij het beste om een systeem te hebben dat strict ammoniak bijhoud en dan als er voor een persoon heel grote hoeveelheden komen dat dan in overleg met directie (je bent it niet de politie van de school) kan kijken wie het is en wat het is en dan eventueel er over contact opnemen (nog beter eerst globaal mailtje er zijn veel printjes en dan kijken wie is het etc etc..). Maar dit van mijn eigen schoolervaringen…. (Bovenstaande naar

  17. @Lagg… Ik probeer goed wijs te raken in je verhaal, het komt enigzins onsamenhangend over als ik eerlijk ben. Met name dat amoniac gedeelte…

    Mijn persoonlijke ervaring met MR is eigenlijk niet erg relevant en het zou de discussie hier te veel op een zijspoor zetten. Zij hebben hun rol in de organisatie en an sich is dat goed, maar dat wil niet zeggen dat ik het altijd met hun conclusies eens ben…

    Zwart-wit wordt over enkele weken al ingevoerd, we staan in de startblokken om alle gebouwen te ontdoen van kleur met nieuwe apparaten (op een per gebouw na). Dit is natuurlijk geen beslissing die alleen door IT genomen is maar daar hadden we zeker geen MR voor nodig. Wel een accountant om tot dezelfde conclusie te komen als IT. Deze beslissing heeft overigens weinig met deze enkele medewerkers te maken, die beslissing is genomen op het totaalplaatje. 😉

    Verder ben je als IT afdeling inderdaad niet de politie van de school, maar je bent wel de club die het constateert, en constateren betekend wat mij betreft ook dat je soms pro-aktief moet kunnen handelen. In dit geval blijkt “bewustwording” tenslotte niet afdoende, Immers de gebruiker in kwestie kan duidelijk de kosten die gemaakt zijn zien in het schermpje waar hij of zij het pasje naast houdt en zou dus “bewust” kunnen zijn van…

    Naast regelementen bestaat er wat mij betreft ook nog zoiets als “gezond boeren verstand” dus zelfs zonder een specifiek regelement lijkt het mij redelijk (via leidinggevende) aan de persoon te vertellen wat je geconstateerd hebt en zelfs te melden dat zoiets ver boven het gemiddelde ligt. Om vervolgens gewoon te vragen of het echt noodzakelijk is, meer niet…

    Het antwoord op die vragen kan best zijn dat er inderdaad geen alternatieven zijn, ook goed natuurlijk maar ik vermoed bij zulke dingen toch eerder slordigheid of onbenulligheid in plaats van doelbewuste keuzes. En het blijven toch belastingcenten die opgemaakt worden, daar moeten we toch voorzichtig mee zijn…

    Uiteraard is het aanspreken van de individuele werknemer geen taak van IT maar van direct leidinggevenden van de betrokkene. Maar volstaat in zo’n geval het sturen van een overzicht en vervolgens maar zien of het de leiding ook opvalt en hopen dat die actie onderneemt? Of mag IT zich pro-actiever opstellen door direct de leidinggevende te informeren van wat je geconstateerd hebt? Waar leg je met andere woorden de grens?

    Een ander alternatief zou zijn is om iedereen een soort maximum saldo te geven, of een budget. Indien je over dat budget heen gaat zul je niet meer kunnen printen en kun je via je leidinggevende extra saldo aanvragen… Maar ja, dan zijn we weer bureaucratie aan het creeëren met een hoop gezeik aan je kop op de koop toe om nog maar te zwijgen wat de MR van dat soort beperkingen vindt (zo’n mogelijk saldotekort komt natuurlijk altijd op het meest ongelukkige moment etc…)

    Hoe belangrijk is het echter allemaal nog als we via een andere weg een flinke besparing hebben? Dure kleurenprints worden binnenkort immers behoorlijk minder nonchalant gemaakt wat aannemelijk zal resulteren in een flinke afname in kosten… De tijd zal het leren 😉

  18. Er kunnen bedrijfseconomische redenen zijn om processen die zich binnen een onderneming afspelen te monitoren. Primair zijn die dan niet bedoeld om de privacy van werknemers aan te tasten, maar kunnen natuurlijk wel die uitwerking hebben. Denk bijvoorbeeld aan bewakingscamera’s in winkelbedrijven. Deze zijn dan in de eerste plaats bedoeld om diefstal door klanten in beeld te brengen. Maar als spin-off daarvan kunnen tevens handelingen van het personeel in de gaten worden gehouden. M.i. geldt hetzelfde voor het monitoren van printgedrag. Dit kan in de eerste plaats een bedrijfstechnisch doel dienen. Bij voorbeeld de vraag, hoe houden we de enorme papierwinkel binnen dit bedrijf binnen de perken; Kan dit misschien efficienter? Zou het niet gek zijn als het managment niet zou mogen kennis nemen van de inhoud van hetgeen is geprint, omdat mogelijkwijs er een private tekst van de werknemer in het spel is?

  19. Even een vergelijking, want ik heb nog wat moeite met de stelling dat printergebruik niet zonder meer mag worden gemonitord.

    Stel je hebt een mobiele telefoon van de zaak. Daarbij is het prima mogelijk dat de werkgever inzicht krijgt in de gemaakte kosten, bijvoorbeeld door een maandelijks overzicht te ontvangen van de gemaakte belkosten vanaf de verschillende mobiele nummers. Allemaal met oog van een vinger aan de pols houden om te zorgen dat de kosten binnen de perken blijven. Analoog aan het printeren zou dit dus ook niet zonder meer mogen… wat mij toch zou bevreemden.

  20. Een andere mogelijkheid is om alle werknemers een forfaitair bedrag in rekening te brengen voor prive prints.(ik geef toe, deze mogelijkheid is ietsje pietsje komisch bedoeld) Diegene die aantonen geen prive prints af te drukken, worden van betaling ontslagen.

  21. @Edkadett(22): Ik vind het helemaal niet vreemd dat het management geen kennis mag nemen van de inhoud van het geprinte materiaal, omdat zij daar geen belang bij hebben.

    @Edkadett(24): Dus je stelt -enigszins komisch- voor dat werknemers gedwongen worden om een overeenkomst sluiten waarbij de werknemer een vast bedrag moet betalen aan de werkgever, zonder daar hier aantoonbaar iets tegen over staat?

  22. Een andere mogelijkheid is om alle werknemers een forfaitair bedrag in rekening te brengen voor prive prints.
    Giechel!

    Hoeveel prive-prints maken werknemers eigenlijk? Zitten ze echt hele boekwerken af te drukken voor prive-doeleinden? Of is het af en toe een kopietje van een formulier, reisdocument of wat anders voor prive-gebruik… Wat ik eerder vermoed is dat werknemers de neiging hebben om papieren archieven aan te leggen van alle binnenkomende emails en documentatie die men electronisch ontvangt zodat men deze op een andere locatie kan lezen dan achter de computer. Plus, het geeft de mogelijkheid om commentaar toe te voegen aan een tekst. Als programmeur ontvang ik regelmatig functionele ontwerpen waar ik vervolgens weer een technisch ontwerp voor schrijf dat de basis wordt voor mijn code. Ik stuur die FO’s meestal rechtstreeks door naar de printer want dat is het ontwerp dat ik zal volgen. Dat betekent dat functionele wijzigingen wel in het document aangebracht kunnen worden maar ik beschouw die wijzigingen als “requests for change” en die moeten dus even duidelijk gemeld worden want anders volg ik de afgedrukte versie! En de functionele mensen zijn erg creatieve schrijvers met veel afbeeldingen en lange teksten, mede omdat deze ook naar de klant worden verstuurd voor feedback. Een documentje van 30 pagina’s is dan best klein. En de aanpassingen zijn vaak snel door te voeren waardoor het schrijven van de documentatie al gauw twee keer zoveel tijd kost als het daadwerkelijke bouwen van de code… Natuurlijk kan ik ook zonder printjes werken, alleen moet ik dan op een andere manier aantekeningen maken. Is ook lastig als ik wil overleggen met de functionele mensen want dan moet het document bij heb open en zij hebben soms al een bijgewerkte versie. Hoeveel prive-printjes ik maak? Eigenlijk geen, maar ik ben desondanks best iemand die regelmatig moet printen. Zo werk ik nu eenmaal, en daarin ben ik niet uniek…

  23. @Allex de Cruijff (25): Ik vind het helemaal niet vreemd dat het management geen kennis mag nemen van de inhoud van het geprinte materiaal, omdat zij daar geen belang bij hebben.

    Maar waar ligt dan de grens, als die er dan al is. Mag het management van bijvoorbeeld een deurwaarderskantoor niet de uitgaande post (prints) inzien, omdat mogelijkerwijs prive berichten betrokken zijn? Hoe zit het trouwens met het eigendomsrecht? Wijkt dit recht, zonder meer, voor het recht op privacy? Gaat het om een printje, dan kun je je er nog wel wat bij voorstellen. Maar gesteld dat iemand de complete mailing van de voetbalvereniging via de printers op het papier van het bedrijf afdrukt. Zodra iemand, zonder toestemming, prive tekst op het papier van het bedrijf afdrukt, is er sprake van het toe-eigenen van papier. Als het management op het moment van printen of vlak daarna, niet gerechtigd is om de prints in te zien,dan geldt dit natuurlijk ook in een later stadium. Om de privacy echter te kunnen effectueren dient het papier buiten de sfeer van het bedrijf te worden gebracht, althans de betrokken persoon dient de controle daarover te kunnen behouden. Raar is toch wel als personen complete pakketten papier buiten de sfeer van het bedrijf zouden kunnen brengen, zonder dat het management, bijvoorbeeld op grond van het eigendomsrecht, daar grip op zou kunnen krijgen.

  24. @Allex de Cruijff (25): Dus je stelt -enigszins komisch- voor dat werknemers gedwongen worden om een overeenkomst sluiten waarbij de werknemer een vast bedrag moet betalen aan de werkgever, zonder daar hier aantoonbaar iets tegen over staat?

    Dit is zeker een lastige. Uitgangspunt is dat een ieder in de onderneming prive mag printen. Gesteld echter dat er slechts twee personen betrokken zijn bij het printen voor de onderneming. Omdat er onverklaarbaar veel wordt geprint, ontstaat het vermoeden dat er op aanzienlijke schaal prive wordt geprint. Het management besluit dan ook de forfaitaire regel in te stellen, met als basis de (geschatte) kosten van prive gebruik. Een van de bij het printen betrokken personen speelt open kaart, onder het motto, ‘ik heb niets te verbergen’ Hij laat al zijn prints controleren. Resteert nog een persoon aan wie, met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid, de overschrijding van de normale kosten zijn toe te rekenen.

    Zijn er meer personen betrokken dan wordt het inderdaad wel lastig.

    Waarom heeft het management geen belang om van de prints kennis te (kunnen) nemen?

  25. De focus wordt hier wel erg gelegd op het betrappen van priveprinten. Iets dat je als management zal moeten accepeteren lijkt me, net als het telefoontje naar de tandarts voor de afspraak van je kinderen etc.

    Antigoon schetst denk ik de reden voor het monitoren van printgebruik beter. Mensen die heel veel nutteloze printjes maken, voor hun werk. Rapporten uitdraaien en ze niet lezen, emails printen want zo’n computer is maar lastig. En dan klinkt het me toch enigszins vreemd dat dat persoonsgegevens zijn. Bedrijven meten enorm veel dingen in hun processen. Hoelang een werknemer bij een belcompany belt, hoelang een fabrieksmedewerker doet over het monteren van een autodeur, hoeveel verf de ene schilder verbruikt tegenover de andere voor de zelfde hoeveelheid vierkante meters. (best lastig om voorbeelden te verzinnen..)

    En dan vind ik het bijhouden van de hoeveelheid papier die men verbruikt voor het uitvoeren van hun werkzaamheden niet zo’n rare. Waarom moet je daar opeens een IT-regelement voor hebben? Of zou je voor bovenstaande managementinformatie ook regelementen moeten opstellen?

  26. Je kunt nog zo goed monitoren wat werknemenrs zoals afdrukken, je kunt nooit en te nimmer zien wat ze zoal copieren… Oftewel, als je werknemer net zo paranoïde (ik heb echt geen betere omschrijving) is als zijn management dan is er altijd wel een weg te verzinnen waarop… En dan geloof ik eerder in het via USB stick naar buiten smokkelen dan op papier als het om vertrouwelijke stukken gaat.

    Privé gebruik is het probleem niet zo zeer, dat is echt mariginaal te noemen vergeleken “verspilling” zoals hierboven reeds besproken.

    Voor bedrijven zijn met name de kosten belangrijk, niet zo zeer wat er op de afdrukken staat. En soms zijn documenten op papier handiger dan op een PC, met name in vergaderingen bijvoorbeeld (en een stuk goedkoper dan iedereen een iPad geven zoals onlangs een gemeente deed om printkosten uit te sparen… zucht…)

  27. Eerst en vooral: is het legaal om op je werk prive-prints uit te draaien? Zo ja, is dit dan beperkt tot een klein aantal pagina’s of mag je gehele boekwerken voor prive-gebruik afdrukken? Volgens mij is het prive afdrukken op kantoor-printers gewoon een vorm van diefstal waar mensen op staande voet voor ontslagen kunnen worden. En van een rechter hoef je dan ook meestal geen medelijden te verwachten want je hebt gestolen van je werkgever. En 5 of 10 blaadjes zijn dan niet erg, maar het valt behoorlijk op indien iemand een boekwerk van 500 pagina’s afdrukt en deze documenten niet op kantoor worden gebruikt. En geloof mij, het valt goed op indien iemand zo’n groot document afdrukt. Als dat regelmatig gebeurt zal het managers zeker niet ontgaan, of je nou wel of geen boekhouding van de prints bijhoudt.

    Je hoeft immers alleen even te kijken wie het printje ophaalt. En als die persoon vervolgens dat boekwerk in zijn tas stopt kun je als manager natuurlijk vragen stellen over wat voor soort document dat was, waarom het afgedrukt moest worden en waarom het mee naar huis wordt genomen. Als je dan meldt dat het een prive-document betreft bestaat de kans dat je naar huis mag en niet meer terug hoeft te komen…

    Ik denk dan ook dat management niet al te bang is voor werknemers die de printers voor prive-doeleinden misbruiken. Kleine aantallen prints zijn acceptabel en grote aantallen prints vallen snel op. Waar het bedrijven meer om zal gaan zijn grote hoeveelheden prints voor bedrijfsmatig gebruik. Medewerkers die b.v. ieder binnenkomend document afdrukken om deze op papier te kunnen lezen. Zeker als het om interne documenten gaat is het wel eens vervelend dat er papieren kopieen ontstaan die zo het bedrijf uit gesmokkeld kunnen worden. Documenten met bedrijfs-informatie die een medewerker b.v. thuis verder wil bestuderen. Prima dat werknemers thuis door willen werken, maar dergelijke gevoelige informatie kan zo in verkeerde handen vallen! Ik kan mij dus niet voorstellen dat bedrijven de printer monitoren om prive-gebruik in de gaten te houden. Het zal eerder gaan om de interne bedrijfs-processen te controleren. En dat is een prima excuus om exact bij te houden wie wat afdrukt. Wel even vastleggen in het IT-reglement. (En natuurlijk ervan uitgaan dat iedere werknemer wel weer een papieren versie van dat IT reglement zal afdrukken…)

  28. @Antigoon, het gaat nog niet eens om het meesmokkelen van documenten maar om het gewoon meenemen van diezelfde documenten om gewoon thuis door te kunnen lezen! Een document wordt dan eerst afgedrukt omdat je er dan aantekeningen bij kunt plaatsen en omdat dit handig is tijdens vergaderingen waar je je laptop niet voorhanden hebt. Maar zo’n document is vervolgens ook handig mee te nemen om nog verder na te lezen in de metro, trein of bus, als je je anders toch maar verveelt. Of om thuis nog verder door te lezen. Of om mee te nemen naar een klant, waarbij je bij die klant misschien nog even moet wachten. Heeft niets met paranoia te maken maar eerdig met slordigheid. Je kunt dat document immers vergeten in de bus, trein, metro, bij je klant of het verdwijnt thuis in een vuilnisbak waarbij mogelijk iemand het weer kan opvissen. Nou ja, het ergste is als je het vergeet bij een klant want die krijgt dan gratis vrij gevoelige informatie… Natuurlijk vind smokkel van gevoelige gegevens ook plaats maar daar zijn al regels voor. Ook daarvoor kun je op staande voet voor ontslagen worden plus een behoorlijke schadeclaim voor aan je broek krijgen.

    Maar inderdaad, bedrijven vinden het onderdrukken van de kosten belangrijker. Om die reden zijn laptops tegenwoordig zo populair omdat je die toch her en der mee kunt nemen. Alleen blijft het nog steeds handiger om aantekeningen te maken op een papieren afdruk dan op een electronisch document dus papier zo uitbannen is bijna niet mogelijk…

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS