Rechtbanken nemen volgend jaar afscheid van de fax

| AE 12944 | Innovatie | 7 reacties

Rechtbanken doen in februari 2022 de fax in de ban, meldde Nu.nl vorige week. Vanaf dat moment sturen rechters en griffiers vertrouwelijke informatie via beveiligde e-mails. Een gedwongen innovatie: KPN stopt volgend jaar met de dienstverlening voor traditioneel faxen (ISDN). Het gaf vele reacties, vooral van verbazing. Heel gek is het niet, dat de rechtbank toch lang vasthield aan faxen. Maar als de rest van het land eigenlijk al vergeten is wat dat voor dingen zijn, dan wordt het misschien toch eens tijd.

De juridische wereld hangt sowieso heel erg van traditie en terughoudendheid aan elkaar, maar daar is een goede reden voor: het zijn bewezen werkende en betrouwbare werkprocessen. En dat is wat je wil wanneer jouw output de levens van mensen kan maken of breken, soms zelfs letterlijk. Je kunt niet zomaar in een gecontroleerde omgeving een test doen met robotvonnissen bijvoorbeeld, dat heeft serieuze impact.

De overstap van post naar fax was destijds al een grote stap. Ik kon niet precies achterhalen wat de eerste uitspraak was waarin faxverkeer als rechtsgeldig werd erkend, de strafzaak HR 13 september 1988, NJ1989,12 lijkt de eerste uitspraak te zijn geweest. Hierin stond ter discussie of een gefaxte pleitnota wel rechtsgeldig ondertekend was door de advocaat. Immers, hoe controleer je de echtheid van een korrelig plaatje? Gelukkig was de advocaat-generaal van de HR behulpzaam:

Nodig is dat de advocaat telefonisch of schriftelijk aan de griffie van de HR laat weten dat de gefotocopieerde handtekening zijn handtekening is. Waar zo een nadere mededeling ontbreekt zal slechts een toevallige omstandigheid, zoals de aanwezigheid in het dossier van een brief van de indienende advocaat met diens originele handtekening en de mogelijkheid om de overeenkomst van die handtekeningen zonder moeite vast te stellen, de schriftuur met de gefotocopieerde of ‘gefaxte’ handtekening kunnen redden.
In andere zaken werd vergelijkbaar geoordeeld, waarbij ook wel als argument werd geaccepteerd dat je het origineel naleverde en dat men achteraf kon zien dat dit identiek was aan de fax. Dan heb je je origineel maar kan het allemaal net wat sneller. Daar kon niemand op tegen zijn, maar zeker woog ook mee dat professionele procespartijen zoals advocaten of rechters er geen belang bij zouden hebben om vervalste faxen te sturen. De kans op vervalsingen zou dus klein genoeg zijn.

Anekdotisch zijn er natuurlijk genoeg verhalen over het tegendeel. Je had grapjassen die dan pagina 1 stuurde en een zelf alvast afgescheurde pagina 2 zodat ze ’s ochtends konden bellen en verbaasd zijn dat de fax het origineel had verscheurd, maar “ik stuur meteen de tekst ahem nogmaals”. Een pdf corrumperen zodat je “iets” kunt inleveren met dezelfde truc is wat technisch complexer.

Er bleven genoeg vragen, zoals wat rechtens is als de toner bijna op was zodat de fax onleesbaar is maar de afzender wél een technisch “bericht ontvangen” melding heeft gekregen? Of wat als pagina 1 om 23:58 was ontvangen maar de laatste pagina om 0:05 de volgende dag? Hoe expliciet moet je zijn over faxen willen ontvangen, is het dan genoeg dat je faxnummer op je briefpapier staat of moet een rechtbank zeggen “wij gaan u faxen”? (Benieuwd wie deze drie alledrie onderbouwd weet te beantwoorden.)

De transitie van faxen naar een digitale omgeving (we gaan het gewoon niet over e-mail hebben) heeft heel lang geduurd. De belangrijkste reden daarvoor was volgens mij dat men er eigenlijk het nut niet van inzag, post en faxen wérkt toch gewoon? Maar goed, als het moet, laten we het dan in een keer helemaal goed doen. En zoals iedere IT’er weet, een geheel werkproces vervangen door een nieuw proces dat in zijn geheel helemaal goed moet zijn, dat is een recept voor enorme vertragingen en complexiteit.  Maar goed, het gaat nu dus eindelijk gebeuren.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Wat mij vooral verbaasd met faxen is dat dit vaak betekend dat sommige data overgetikt moet worden. Qua hoeveelheid werk valt het meestal wel mee, maar dit levert gewoon grotere kansen op tikfouten dan als iets gecopy-paste kan worden. [Overigens heb ik geen idee hoe bij rechtbanken met documenten wordt omgegaan, dus dit is puur speculatie. Ik kan me wel zo voorstellen dat een dossiernummer nog ergens ingetikt moet worden en dat het nogal gevolgen heeft als dat mis gaat.]

  2. Men wil dus de fax vervangen door een oplossing op basis van de NTA 7516 norm. Dat is gebaseerd op een versleuteling die plaatsvindt in de client en waar de documenten op een cloud server opgeslagen zijn. De server houdt een document toegangslijst bij, die gebruikt kan worden voor bewijs van verzending en van ontvangst. Vreemd dat daar nog geen internationale norm voor is.

  3. Een gedwongen innovatie: KPN stopt volgend jaar met de dienstverlening voor traditioneel faxen (ISDN).
    Waarom is ISDN nodig om een fax aan te sluiten? Een fax kun je toch gewoon aansluiten op je analoge aansluiting (of een converter, zoals een Fritzmodem), zodat hij piepende geluidjes kan gaan maken (zoals een modem).

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS