Hoe krijgen wij de kerstpakketten AVG compliant bij onze relaties?

| AE 13050 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 20 reacties

Een lezer vroeg me:

Zoals veel bedrijven sturen wij relaties (zoals inkopers, IT-leveranciers etc) elk jaar een kerstpakket. Normaal zou ik dat naar hun kantooradres sturen, maar gezien de Coronasituatie zal het dan lang op een leeg bureau staan en dat vind ik zonde. Natuurlijk heb ik van veel mensen geen privéadres, is dat iets dat hun HR-afdeling of secretaresse mag geven? Wat zegt de AVG over deze situatie?
Een relatiegeschenk thuis willen bezorgen is een leuk idee, maar ik hoop dat we het erover eens zijn dat het niet handig is dat je zakenpartners iemands privéadres geeft omdat die daar ‘een verrassing’ wil bezorgen. Ook al kennen mensen elkaar zakelijk al jaren, dat gaat toch een stapje te ver.

Een simpele oplossing is vragen, aangenomen dat dat zonder zelfs maar indirecte druk gaat “Kees, mag Wim je privéadres? Hij is een toprelatie, vergeet dat niet” is geen legale toestemmingsvraag. Maar de verrassing gaat er wel een beetje af natuurlijk, dus als dat een factor is dan werkt dit niet.

Vooraf vragen, begin november dan wellicht? “Als relaties het vragen, mogen ze dan je privéadres voor een kerstpakket?” Het kan, maar ik twijfel of dit duidelijk genoeg is: welke relaties dan, en wie bepaalt hoe echt het verzoek is? Die ene leverancier die altijd nét iets te dichtbij kwam zitten, wel goed voor de opdrachten en elk jaar een iets te groot kerstpakket, hoe weten collega’s van HR dat deze echt mijn privéadres niet hoeft?

Toch naar kantoor sturen, waarna HR of Office deze centraal doorstuurt? Dat is nogal wat onhandig werk voor die mensen (in de toch al drukke feestdagenperiode) en niet iedereen stuurt z’n pakket tegelijk. Maar het kan. Ik heb kleine twijfels bij de doelbinding (het adres uit je personeelsdossier zit daar omdat dat wettelijk moet, niet voor kerstpakketten) maar wellicht dat je in deze situatie wél kunt zeggen “mag HR je kerstpakketten opsturen of haal je ze liever in januari zelf op”.

Een tussenoptie die ik wel voorbij zag komen, is dat de relatie met HR afspreekt welk pakket moet worden gekocht, en HR dit bestelt met als afleveradres de werknemer. Dan komen de pakketten wanneer ze komen, zit de privacy volgens mij goed. Alleen is dit wel nogal wat gedoe voor HR. Dus ik weet het niet, moet ik zeggen. Alle opties lijken wat onhandig.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Ik zou als werkgever overigens niet meewerken aan het verstrekken van privé-adressen van medewerkers. De AVG is inderdaad een reden daarvoor, maar veel belangrijker is de transparantie rondom kerstpakketten. De inkoper die net iets te dure wijn krijgt van die ene leverancier waar hij altijd bestelt? Lijkt me niet echt een goed plan als dat helemaal uit het zicht verdwijnt.

  2. Het zou goed zijn, wanneer meer werkgevers het beleid voeren, dat ik wel eens gezien heb. Kerstpakketten werden teruggestuurd met een begeleidend schrijven, dat alle personeel even belangrijk is. Dat ze begrijpen dat dit voor de aanbieder van het pakket onbetaalbaar is en het dus maar terugsturen. Of een bedrijf dat alle pakketten verzamelt en onder alle personeel verloot, zodat de inkoper niet een verkeerde stimulans krijgt om met een bedrijf zaken te doen.

    • De kerstattentie is/was bij ons op dezelfde manier geregeld. Bij de kerstborrel kreeg je een code (op een papieren kerstboom). Daarmee kan je dan zelf je cadeau kiezen en adres opgeven.

      Enig nadeel zou wel zijn dat je afhankelijk bent van de cadeauleverancier. Bij een vorige werknemer kregen we van een relatie elk jaar een kalender opgestuurd. De drukker daarvan heeft vast niet zo’n distributiemogelijkheid. (Noch zou ik die kalender thuis ophangen.)

    • Ik zou liever de vraag stellen hoe het is te verkopen (hihi) dat inkopers etc. überhaupt een kerstpakket krijgen van leveranciers.

      Een tussenoptie die ik wel voorbij zag komen, is dat de relatie met HR afspreekt welk pakket moet worden gekocht, en HR dit bestelt met als afleveradres de werknemer. Dan komen de pakketten wanneer ze komen, zit de privacy volgens mij goed. Alleen is dit wel nogal wat gedoe voor HR. Dus ik weet het niet, moet ik zeggen.

      Nog los van of HR hier inderdaad zin in heeft: bedrijf 1 bestelt (gaat overeenkomst aan met de wijnflesverkoper), bedrijf 2 betaalt, ontvangst bij persoon 3. Interessante voor ook de boekhouding en belasting.

      • Ik zou liever de vraag stellen hoe het is te verkopen (hihi) dat inkopers etc. überhaupt een kerstpakket krijgen van leveranciers.

        In een beetje organisatie is er een beleid ten aanzien van dergelijke gestes. In mijn ervaring hangt het af van de (geschatte) waarde van het gift of het überhaupt aangenomen mag worden en/of dat er melding gemaakt moet worden en/of dat er toestemming van hogerhand noodzakelijk is.

  3. Ik zie hier een mooie kans voor een tussenpersoon/pakketdienst! Een bedrijf registreert zich bij deze dienst en geeft daarbij de adressen van de medewerkers door zodat post en pakketten via deze dienst rechtstreeks aan de medewerkers thuis gericht worden. (Mits de medewerker hiermee instemt.) Andere bedrijven sturen dan hun pakket ter attentie van medewerker X met code Y naar deze pakketdienst en de dienst bezorgt dan de post bij de medewerkers thuis of op een ander opgegeven adres. (Bijvoorbeeld kantoor.)

    Medewerkers krijgen een login zodat ze makkelijk zelf hun adresgegevens kunnen nakijken en wijzigen, of zelfs verwijderen. En verder hoeft niemand anders hun adres te weten omdat het via deze speciale postdienst gaat.

    Maar dan krijgen medewerkers een indentificatiecode en dan is de vraag of die ook onder de AVG valt. 🙂

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS