Een lezer vroeg me:
Bij mijn werkgever speelt momenteel een grotere reorganisatie, waarbij velen (waaronder ook ik) hun baan gaan verliezen. HR heeft alle medewerkers geïnstrueerd een automatische reply in te stellen met een tekst die erop neerkomt dat je er niet meer werkt en met wie de wederpartij contact moet opnemen.Vragen als deze krijg ik vaak wanneer er iets met ict-systemen of persoonsgegevens gebeurt in de context van een reorganisatie of ontslag. Men wil daar bezwaar tegen maken en zoekt dan naar wetten die worden overtreden, want dat is een hele stevige om een punt mee te kunnen maken.Ik vind dit prematuur, omdat ik hier nog steeds werk en het collectief ontslag nog niet is goedgekeurd. Daarop heeft HR de accounts overgenomen (met hulp van IT) en het bericht zelf ingesteld. Ik kan niet meer bij mijn mail of bestanden en mijn contactpersonen lezen nu dat ik vanaf dd/mm hier niet meer werk. Kan dit zomaar?
Het probleem is: situaties als deze zijn zeer specifiek, en de wet heeft daar geen pasklaar antwoord op. Bovendien is de oplossing lang niet altijd de zuiver juridische route. Dit maakt het erg lastig om vragen als deze te beantwoorden, maar laten we het toch proberen.
De kern van de vraag is dat het bedrijf een persoonsgebonden zakelijk account laat beheren door een ander persoon. Op zich is dat rechtmatig: die accounts zijn van het bedrijf, en het bedrijf bepaalt dus wat ermee gebeurt. Het bedrijf moet als goed werkgever wel rekening houden met de privacy, gegevensbescherming en andere belangen van de werknemer.
Een situatie waarin zo’n overname prima is, is als de werknemer ziek is en het werk door moet. Dan moet je in die mailbox kunnen om relevante mails op te duikelen. (Beter is natuurlijk dat er geen kritische informatie alleen in een mailbox zit, maar we hebben nog een lange weg te gaan hierin.) Mails versturen uit die mailbox vind ik een stuk spannender, maar in een kleine organisatie verdedigbaar als het bedrijfsbelang groot is en de collega zich duidelijk kenbaar maakt: “Bedankt voor je mail aan Wim, hij is ziek maar ik Kees neem het over”.
Hier gaat het meer om een conflict. De werkgever wil de klant tijdig informeren over de opvolging van deze Wim, en daar is zo’n automatische reply een standaardmanier voor. Voorschrijven dat je een dergelijke reply aanzet en met welke strekking is gewoon de instructiebevoegdheid van de werkgever, dus dat had Wim moeten doen. En ja, ook als het nog niet de laatste werkdag is: overdracht van werk kan en mag prima al eerder geregeld worden.
Het is alleen weer geen goed werkgeverschap om een onjuiste mededeling uit te laten gaan. Als Wim zijn ontslag er inderdaad nog niet door is, dan kun je hem niet verplichten “per dd/mm werk ik hier niet meer” in de mail te zetten. (Mogelijk weet HR meer dan Wim, maar dan is het weer zeer ongepast om op die manier Wim zijn ontslag aan te zeggen.)
Daar komt bij dat door deze handelwijze van HR Wim niet meer kan werken: zijn mail is ontoegankelijk, net als alle applicaties en bestanden die hij nodig heeft. Ik weet niet om wat voor reorganisatie het gaat, maar kan me moeilijk voorstellen dat Wim en collega’s per direct overbodig zijn.
De beste koers lijkt me dan ook om op basis van deze onmogelijkheid om te werken een escalatie te doen: beste directeur, graag wil ik blijven werken, alleen heeft HR mijn account uitgezet dus ik kan niets doen. Ik hoor graag je oplossing.
Het zou kunnen dat de werkgever dan zegt, dat is helemaal goed je bent per direct vrijgesteld en we laten je weten hoe het verder gaat. Afdwingen dat je bij je account kan terwijl je die niet nodig hebt voor het werk, is niet mogelijk. Ik snap dat je dan relaties niet meer zelf kunt informeren, maar dat is een te klein belang om alsnog toegang te eisen.
Je kunt dit gebruiken als een opstap naar een discussie over de inhoud van de autoreply. Als het ontslag er inderdaad nog niet door is, dan is de mededeling prematuur en mogelijk schadelijk voor de reputatie van Wim.
In theorie is een kopie van je mailbox opeisen via de AVG mogelijk. Berichten van en naar jou zijn persoonsgegevens. Maar onduidelijk is of dat recht dan gaat over enkel de metadata “je kreeg op 3 maart een mail van Kees” of dat de volledige lap tekst van Kees er bij mag. Verder krijg je dan direct discussies over bedrijfsgeheimen en relatiebedingen, wat een enorme ruis in het toch al aanwakkerende bedrijfsconflict gaat geven. Ik zou deze route dus afraden.
Arnoud
Ik ben het niet eens met je opmerking dat zelf je relaties informeren een klein belang is.
Je staat op straat, en zoekt dus een nieuwe baan. Je relaties kunnen daar mogelijk bij helpen en het eerste wat je dan wil is dat ze een juiste voorstelling van zaken hebben. En je moet ze kunnen benaderen.
De relaties in outlook zijn in principe relaties van het bedrijf en niet van de werknemer. Je kunt je zakelijke relaties mogelijk via linked-in informeren Persoonlijke relaties kun je gewoon met je persoonlijke email informeren.
Maar ik ben interessant voor een volgende werkgever, mede omdat ik contacten heb bij specifieke partijen. Met die contacten werk ik als jaren in diverse projecten samen, en een volgende werkgever zou mij als ingang bij zo’n partij kunnen gebruiken. Dan is een kopie van mijn outlook-adresboek van belang bij het vinden van een nieuwe baan. Vanuit sociaal perspectief is het dus wel zo netjes als je (binnenkort ex) werkgever je het adresboek mee laat namen.
Als de werkgever een commercieel bedrijf is, willen ze dat wellicht niet om de concurrentie niet te helpen. Maar als de werkgever een publieke partij (bijvoorbeeld (semi) overheid) is, dan lijkt me het adresboek meenemen in het belang van iedereen.
Ik vind van niet. Die contacten zijn gerelateerd aan je werk en niet aan jou als persoon. Zonder dat werk had je ze niet gehad. Als het zo van belang is, had je dan niet gaandeweg buiten werk om contact kunnen leggen met deze personen?
Net zoals held verdienen vaak genoemd wordt als een legitiem belang van een bedrijf, lijkt me contact houden met de mensen waarmee je gewerkt hebt toch een legitiem belang van de werknemer?
Als ze jou alleen via het bedrijf kennen, en het bedrijf gooit jou er opeens uit, kan je ze ook niet zomaar op LinkedIn gaan benaderen. Bij mij zouden de alarmbellen af gaan. Dus op z’n minst mogelijkheid om een mailtje te sturen met “ik werk vanaf dd/mm niet meer bij Bedrijf, maar je kunt me privé benaderen op Contact”
En waarom zou je hier pas eind van de rit mee aankomen? Als het contact zo goed was tijdens het werk, had je dan al niet iets kunnen opbouwen buiten het werk om? Als die interesse er toen al niet was, wat is nu dan nog de meerwaarde?
‘Wim is ziek’ is natuurlijk wel een joekel van een gegevenslek!
Interessante stelling – waarom eigenlijk?
‘Gegevens over gezondheid’ zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens. Verwerking daarvan is, uitzonderingen daargelaten (noodzaak), simpelweg wettelijk verboden. Ook de statusmelding ‘persoon X is ziek’ is een gegeven over gezondheid.
Je kunt je zelfs afvragen of de werkgever het wel mag melden aan de collega’s (‘persoon X is deze week afwezig’ is een neutralere melding), maar extern melden is helemaal uitgesloten. Er is geen noodzaak en geen wettelijke plicht, en dan mag het gewoon niet. Simpel.
Ik ben het compleet met je eens dat het door de werkgever delen van details over de ziekte van Wim met haar relaties uit den boze is, maar een simpele melding als “Zolang Wim ziek is neemt Kees zijn supporttaken over” bevat een zodanig minimale hoeveelheid gezondheidsinformatie (en informatie die de werkgever wettelijk moet verwerken) dat de werkgever een gerechtvaardigd belang kan hebben om betreffende mededeling te doen.
Ja, ik ben het ment je eens dat het minimale informatie is, maar het is wel voldoende als persoonsgegeven. En omdat het over de gezondheidstoestand gaat is het een bijzonder persoonsgegeven.
Voor de verwerking daarvan is een gerechtvaardigd belang NIET voldoende, maar moet er een wettelijke plicht of toestemming zijn (en die kan een werknemer niet geven), of nog een paar andere, zeldzamere, situaties.
Waarom moeten externe personen weten dat Wim ziek is? Is de melding ‘Wim is niet beschikbaar, Kees neemt zijn supporttaken over’ niet voldoende voor de klanten? Moeten de klanten weten of Wim ziek is, naar een andere afdeling is gegaan, op vakantie is, naar een conferentie is, geschorst is, of geen klantencontact meer mag hebben van het management?
Welke uitzondering uit artikel 9 lid 2 AVG zou er dan gelden voor het (met collega’s en/of externen) delen van iemands afwezigheid wegens ziekte? Dat de werkgever ‘persoon X is ziek’ mag verwerken voor de administratie, maakt toch niet dat ze die gegevens dus ook mag verwerken door te delen met derden?
Formeel is “Wim is ziek” natuurlijk een bijzonder persoonsgegeven want over de gezondheid van Wim. Je kunt hooguit spitsvondig redeneren dat je niet zegt wát er met de gezondheid is en dat je dus geen gegevens óver gezondheid verstrekt.
In de praktijk kom je er mee weg omdat de schade nihil is en de term in het spraakgebruik ingeburgerd. Maar de oplettende FG zal de instructie geven dat “Wim is afwezig” moet worden gebruikt, en wel zónder de “want je mag geen ‘ziek’ meer zeggen nudge nudge nudge nudge know what I mean say no more know what I mean” die er dan steevast op volgt.
Ik zie een ander probleem. Het feit dat ik er binnenkort niet meer werk is een persoonsgegeven dat tegen mijn wil wordt gedeeld met mijn contacten. Dat is een probleem. Want hoe gaan die contacten daarop reageren? Gaan ze mij een baan aanbieden of gaan ze mij juist uit de weg omdat ik ontslagen wordt en ze denken dat de schuld daarvan bij mij ligt?>/p>
(Heb maar even mijn naam aangepast. De andere Wim hier mag met ontslag!) 😛
Dat gegeven is een persoonsgegeven, maar het lijkt me passen bij de uitvoering van jouw arbeidsovereenkomst dat de werkgever relaties informeert dat jij er niet meer werkt. (Aangenomen dat het klopt natuurlijk.) Hij moet toch kunnen zeggen dat Wim niet meer beschikbaar is en dat je voortaan Kees moet bellen?
Eens als het duidelijk is dat Wim echt ontslag heeft genomen of gekregen.
Maar in deze casus natuurlijk anders, omdat het ontslag er helemaal nog niet door was.
Ik heb vaak genoeg gezien dat een massa ontslag niet werd goedgekeurd, omdat er niet volgens de regels ‘geschaafd’ was. In welk geval het goed mogelijk is dat Wim uiteindelijk niet ontslagen mag worden. Maar afhankelijk van zijn functie (vertegenwoordiger is het eerste wat in mij opkomt) kan het kwaad door die premature communicatie wel al geschied zijn waardoor Wim zijn werk niet meer kan doen en vervolgens de werkgever komt met slechte beoordelingen om hem alsnog weg te krijgen (ondanks dat ze die situatie zelf creeren). En ja zo een grap heb ik ook een keer in de praktijk gezien: mensen het werk onmogelijk maken en dan een slechte beoordeling vanwege niet functioneren.