Mag een bedrijf de factuur alleen via een portaal aanbieden?

| AE 9176 | Informatiemaatschappij | 21 reacties

Een lezer vroeg me:

Is het toegestaan om facturen alleen als download te verstrekken, of moet je op verzoek ze per e-mail (of op papier) verstrekken?

De eerste vraag is of de klant een consument is of een bedrijf. Een consument heeft geen recht op een factuur (en de handelaar is niet verplicht een factuur uit te reiken). De consument moet alleen een betalingsbewijs krijgen. Dat mag natuurlijk opgemaakt zijn als factuur, maar formeel zitten er geen eisen aan hoe dit bewijs eruit moet zien of hoe het moet worden verstrekt.

Een bedrijf moet wel een factuur uitgereikt krijgen, maar de wet laat de keuze bij partijen of die elektronisch of op papier moet worden verstrekt. De klant heeft het laatste woord: elektronisch factureren vereist instemming van de wederpartij (art. 35b lid 1 Wet omzetbelasting 1968). Gelukkig voor de ondernemer kun je die instemming in je algemene voorwaarden bedingen.

Hoe je de elektronische facturatie vervolgens invult, is iets dat je vrij mag beslissen. Een e-mail is dus op zich mogelijk, maar als je de facturen liever in een portaal zet en de klant ze daar moet downloaden, dan is dat ook goed (tenzij de klant piepte toen hij dat in je algemene voorwaarden zag staan).

Zo’n online omgeving wordt door juristen als nuttig gezien, omdat je dan kunt bewijzen dat de factuur is gedownload en dus is uitgereikt. Ook voldoe je dan aan beveiligingseisen ivm privacy, een factuur kan immers persoonsgegevens bevatten. Het is buitengewoon irritant, maar irritatie is niet onrechtmatig.

Arnoud