Mag een bedrijf de factuur alleen via een portaal aanbieden?

| AE 9176 | Contracten | 17 reacties

Een lezer vroeg me:

Is het toegestaan om facturen alleen als download te verstrekken, of moet je op verzoek ze per e-mail (of op papier) verstrekken?

De eerste vraag is of de klant een consument is of een bedrijf. Een consument heeft geen recht op een factuur (en de handelaar is niet verplicht een factuur uit te reiken). De consument moet alleen een betalingsbewijs krijgen. Dat mag natuurlijk opgemaakt zijn als factuur, maar formeel zitten er geen eisen aan hoe dit bewijs eruit moet zien of hoe het moet worden verstrekt.

Een bedrijf moet wel een factuur uitgereikt krijgen, maar de wet laat de keuze bij partijen of die elektronisch of op papier moet worden verstrekt. De klant heeft het laatste woord: elektronisch factureren vereist instemming van de wederpartij (art. 35b lid 1 Wet omzetbelasting 1968). Gelukkig voor de ondernemer kun je die instemming in je algemene voorwaarden bedingen.

Hoe je de elektronische facturatie vervolgens invult, is iets dat je vrij mag beslissen. Een e-mail is dus op zich mogelijk, maar als je de facturen liever in een portaal zet en de klant ze daar moet downloaden, dan is dat ook goed (tenzij de klant piepte toen hij dat in je algemene voorwaarden zag staan).

Zo’n online omgeving wordt door juristen als nuttig gezien, omdat je dan kunt bewijzen dat de factuur is gedownload en dus is uitgereikt. Ook voldoe je dan aan beveiligingseisen ivm privacy, een factuur kan immers persoonsgegevens bevatten. Het is buitengewoon irritant, maar irritatie is niet onrechtmatig.

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Ik denk dat de vraag hier gaat om ‘facturen’ van een organisatie die voornamelijk consumenten als klant heeft, maar alle rekeningen in een online beschermde omgeving heeft staan. Om in die beschermde omgeving te komen moet je als klant vaak registreren en akkoord gaan met ‘aanvullende´ algemene voorwaarden, zoals het doorverkopen van je gegevens aan adverteerders. Ga je daar niet mee akkoord, kom je die omgeving niet in.

    Wat er dan vaak gebeurt is dat rekeningen uitsluitend in die beveiligde omgeving worden gestopt en klanten zelf maar mogen uitvissen of ze nog een openstaande factuur hebben staan, in plaats van herinneringen te sturen per post of e-mail. Als je dan als klant niet inlogt dan kun je gewoon een boze brief van een incassobureau krijgen voor zaken die ‘uit het niets’ ontstaan zijn. Tsja, had je maar in “Mijn Zorgverzekeraar punt enel” moeten kijken.

    De vraag lijkt me dan ook of een betalingsverplichting (of aanmaning) als een push-bericht moet worden aangeboden of dat een pull-model waar de klant zelf naar moet gaan zoeken ook mag. En of aanvullende voorwaarden, zoals een ‘privacyverklaring’ dan ook mogen of niet.

  2. Er ontstaat natuurlijk wel een probleem van bewijslast. De verkoper kan bij wijze van spreken de factuur aanpassen (correctie formele gebreken, kwaadwillende aanpassing van het bedrag) in zijn eigen portal. De koper heeft dan een gedownloade versie. Maar er zijn dan twee verschillende versies van dezelfde factuur. Bewijs maar eens welke de ‘echte’ is.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS