Waarom eisen sommige bedrijven nog steeds dat je briefpapier gebruikt voor officiële correspondentie?

| AE 10823 | Ondernemingsvrijheid | 23 reacties

Een lezer vroeg me:

Recent las ik deze hilarische blog (The Daily WTF) waarin een bedrijf een domeinnaam wilde verhuizen en alle security tokens had maar het niet voor elkaar kreeg omdat het verzoek niet op briefpapier was verstuurd. Een grap, maar ik weet dat het in all seriousness ook echt gebeurt. Waarom is dat? Het is toch 2018, ik maak met Paint beter briefpapier dan sommige reclamebureaus.

De eis van briefpapier met briefhoofd is inderdaad een hardnekkige in veel juridisch georienteerde processen. Het idee erachter is dat het bericht dan “officieel” is, want zo ziet het er dan uit.

De vermoedelijke achterliggende gedachte is dat een mededeling pas bindend op de afzender is als je erop mag vertrouwen dat deze van hem afkomstig is of door hem geautoriseerd is (art. 3:35 BW). Een los kattebelletje of een e-mail vanaf het bedrijfsdomein is dan net te dubieus. Briefpapier is alleen beschikbaar voor daartoe bevoegde personen, dus een brief op briefpapier is afkomstig van een bevoegd persoon.

Moehaha, inderdaad. Een logo’tje fotoshoppen (“technisch aanpassen met Adobe® PhotoShop software – PhotoShop is een gedeponeerd handelsmerk van Adobe Incorporated”) is triviaal, dus in de praktijk is dit een volkomen wassen neus. Juridische zaken zijn echter hardnekkig, en blijven over het algemeen ook bestaan nadat hun grondslag al lang verdwenen is.

De enige juridische reden die ik nog kan bedenken, is dat het vervalsen van iemands briefpapier een misdrijf is (valsheid in geschrifte). Je kunt dan zeggen, dat is zeer uitzonderlijk want we mogen veronderstellen dat mensen niet dagelijks misdrijven plegen. Daarom is een brief op briefpapier tóch anno 2018 betrouwbaar en werkelijk van de afzender. Blijkt dat niet zo te zijn, dan moet de politie daar tegen optreden maar zijn wij niet aansprakelijk.

Moehaha, inderdaad. Praktisch gezien zou ik dan ook zeggen, als dit als eis wordt neergelegd door een ICT-leverancier anno 2018, dan wordt het tijd om over te stappen.

Arnoud