Elektronisch archiveren bij de overheid (gastpost)

| AE 1552 | Innovatie | 6 reacties

archiefkasten.pngOnlangs deed een rechter voor het eerst uitspraak in een zaak waarin digitale duurzaamheid een rol speelt: de manier waarop we digitale bestanden gaan bewaren om in de toekomst historisch onderzoek te kunnen doen, maar ook om onze overheid te kunnen controleren. Een archiefdienst wilde een papieren archief scannen en de originelen weggooien. Maar dat mag (nog) niet. Want wie zegt dat we de digitale bestanden voor altijd kunnen blijven lezen?

Het archiefwezen bewaart de (tot nu toe papieren) weerslag van (overheids)handelen, zoals brieven en beleidsnota’s. Dit is geregeld in een heuse Archiefwet. Maar de weerslag van handelen gebeurt nu en in de toekomst steeds meer digitaal. Hoe moet een commissie Davids onderzoek doen naar de besluitvorming over Irak, als Balkenende daarover bijvoorbeeld Word-documenten op zijn computer zou hebben staan, die hij – vlak voor hij de commissie benoemd – even in zijn voordeel aanpast? Hoe moet een historicus over 100 jaar onderzoek doen naar deze besluitvorming als de Word-documenten software-matig niet meer kunnen worden geopend of – nog erger – op een 5 1/4 floppy zijn bewaard en überhaupt niet meer hardwarematig kunnen worden gelezen?

Je kunt je – dichterbij huis – voorstellen dat het lastig wordt je recht te halen bij je gemeente als dit soort zaken niet goed zijn geregeld. Wat te denken van journalisten die dingen aan de kaak willen stellen en op basis van de WOB aanspraak kunnen maken op inzage in overheidsarchieven.

Gelukkig is de overheid zich hiervan bewust, dus zal Balkenende niet zo maar relevante Word-documenten op zijn eigen PC hebben en wordt gewerkt aan inzichten en systemen om dit probleem te ondervangen. Het idee voor een oplossing wordt een e-depot genoemd. Dit is (kort-door-de-bocht) een hele grote storage unit, met onder andere allerlei geavanceerde backup-faciliteiten, extra controles op authenticiteit van data en autorisatie op toegang. En het systeem wordt ingericht voor de hele lange termijn. De implementatie en organisatie van deze e-depots staat nog in de kinderschoenen: er is bij velen nog onduidelijkheid wat je nu allemaal realistisch kunt doen. Er wordt wel hard aan gesleuteld.

Bij het Stadsarchief in Amsterdam vonden ze hun e-depot al goed genoeg om de papieren originelen weg te gooien en alleen de digitale scans te bewaren. Hiervoor hebben ze vergunning aangevraagd bij de provincie. In mooi juridisch, de stad Amsterdam vraagt aan de provincie of zij haar archief mag “substitueren” oftewel vervangen door een ander origineel, in dit geval scans. De provinciale archiefinspectie vond het e-depot niet goed genoeg en weigerde de vergunning. En toen mocht de bestuursrechter het zeggen. Hij stelde de provincie in het gelijk.

Kern van zijn vonnis is dat er behalve een goed technisch systeem ook een visie moet zijn op hoe het technische systeem op de lange termijn onderhouden moet worden, en dat de organisatie erop moet worden ingericht. De rechter oordeelde dat deze organisatie in Amsterdam nog niet voldoende was. Ik kan dat niet beoordelen, maar zoals zo veel ICT gerelateerde onderwerpen is het dus voornamelijk een organisatorisch probleem en niet een technisch. Voor digitale duurzaamheid zijn nog best wat innovaties noodzakelijk (en misschien wel voortdurend innovaties noodzakelijk), maar deze kunnen alleen organisatorisch worden opgelost.

Ivo Zandhuis is deskundige op het gebied van automatisering en cultureel erfgoed en werkt sinds 2000 als onafhankelijk adviseur voor erfgoedinstellingen. Zie Ivo Zandhuis Onderzoek & Advies.

Deel dit artikel

  1. Ben benieuwd wat precies de kritiek is op het gebruikte digitale systeem (kan dit niet direct terugvinden in het vonnis). Volgens het vonnis is het systeem technisch goed (ben benieuwd wat voor technologie gebruikt wordt — formaten met een open standaard? checksums om de integriteit te bewaken?), maar voldoet het vooral procesmatig niet aan de eisen, omdat het nog “in aanbouw” is.

  2. Het “niet kunnen lezen” probleem is eenvoudig op te lossen door alles om te zetten naar open standaarden, zoals ODF. Je bent dan niet afhankelijk van ??n leverancier om de documenten te kunnen lezen, en aan de hand van de open specificatie kan je, over 100 jaar, desnoods je eigen “reader” implementeren. Uiteraard sla je niet op op 5.25″ floppies. Dit doe je op redundante storage systemen die je gaandeweg meemigreert naar grotere opslagsystemen. En dit doe je uiteraard ook niet op ??n locatie.

  3. De rechter zegt (heel kort samengevat): De provincie staat in haar recht door de toestemming te weigeren gebaseerd op het rapport van haar inspecteur. “Niet gebleken is dat het advies naar inhoud of wijze van totstandkoming gebreken vertoont.”

    Ik heb hier wel het idee dat de provincie zich conservatief opstelt, maar een vernietigd archief is definitief weg, dus ze horen bepaalde garanties te eisen. Als de organisatie er nog niet rijp voor is (kan een insider alle zes kopieen van een record aanpassen?) dan is het het veiligst om nee te zeggen.

  4. @Dirkjan Ochtman: inderdaad wordt er de voorkeur aan gegeven om een open standaard te gebruiken. In dit geval kan de archiefdienst bij het digitaliseren zelf kiezen welke standaard ze gebruikt. Ook checksums worden gebruikt om integriteit (en authenticiteit) te controleren. Belangrijkste probleem lijkt de rechter te hebben met de organisatie: Wat gebeurt er als er een harde schijf kapot gaat? Wie denkt er aan om het systeem te vervangen als het niet meer up-to-date is? Worden er middelen op de lange termijn vrij gemaakt om deze te vervangen? Dat soort vragen.

  5. De bestands formaat is maar een klein probleem in het geheel. De persoon die dit tegen heeft gehouden heeft namelijk iets zeer basic gezegd. Er wordt namelijk uitspraak gedaan over twee zaken 1. bestands formaat is redelijk op te lossen door een formaat te kiezen die openbaar is en deze te gebruiken. 2. Opslag van het geheel op welk medium ga je het opslaan. Als je kijk naar de ontwikkeling van tape naar blu-ray en van floppy naar harddisk daar zit een korte tijd achter maximaal 50 jaar. Papier daarin tegen mits goed opgeslagen gaat honderden jaren mee. Kan men dan niet digitaal gaan doen, ja dat kan maar dan moet de wetgeving aangepast worden, zodat het medium waarop het opgeslagen wordt elke x aantal jaar wordt vervangen zodat het ten alle tijden leesbaar op een medium staat. Denk even aan de ZX spectrum met tapes en nu met blu-ray, tekst van ZX spectrum tijd is heel moeilijk uit te lezen en tape is maar een x aantal jaar houdbaar.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS