Onlangs deed een rechter voor het eerst uitspraak in een zaak waarin digitale duurzaamheid een rol speelt: de manier waarop we digitale bestanden gaan bewaren om in de toekomst historisch onderzoek te kunnen doen, maar ook om onze overheid te kunnen controleren. Een archiefdienst wilde een papieren archief scannen en de originelen weggooien. Maar dat mag (nog) niet. Want wie zegt dat we de digitale bestanden voor altijd kunnen blijven lezen?
Het archiefwezen bewaart de (tot nu toe papieren) weerslag van (overheids)handelen, zoals brieven en beleidsnota’s. Dit is geregeld in een heuse Archiefwet. Maar de weerslag van handelen gebeurt nu en in de toekomst steeds meer digitaal. Hoe moet een commissie Davids onderzoek doen naar de besluitvorming over Irak, als Balkenende daarover bijvoorbeeld Word-documenten op zijn computer zou hebben staan, die hij – vlak voor hij de commissie benoemd – even in zijn voordeel aanpast? Hoe moet een historicus over 100 jaar onderzoek doen naar deze besluitvorming als de Word-documenten software-matig niet meer kunnen worden geopend of – nog erger – op een 5 1/4 floppy zijn bewaard en überhaupt niet meer hardwarematig kunnen worden gelezen?
Je kunt je – dichterbij huis – voorstellen dat het lastig wordt je recht te halen bij je gemeente als dit soort zaken niet goed zijn geregeld. Wat te denken van journalisten die dingen aan de kaak willen stellen en op basis van de WOB aanspraak kunnen maken op inzage in overheidsarchieven.
Gelukkig is de overheid zich hiervan bewust, dus zal Balkenende niet zo maar relevante Word-documenten op zijn eigen PC hebben en wordt gewerkt aan inzichten en systemen om dit probleem te ondervangen. Het idee voor een oplossing wordt een e-depot genoemd. Dit is (kort-door-de-bocht) een hele grote storage unit, met onder andere allerlei geavanceerde backup-faciliteiten, extra controles op authenticiteit van data en autorisatie op toegang. En het systeem wordt ingericht voor de hele lange termijn. De implementatie en organisatie van deze e-depots staat nog in de kinderschoenen: er is bij velen nog onduidelijkheid wat je nu allemaal realistisch kunt doen. Er wordt wel hard aan gesleuteld.
Bij het Stadsarchief in Amsterdam vonden ze hun e-depot al goed genoeg om de papieren originelen weg te gooien en alleen de digitale scans te bewaren. Hiervoor hebben ze vergunning aangevraagd bij de provincie. In mooi juridisch, de stad Amsterdam vraagt aan de provincie of zij haar archief mag “substitueren” oftewel vervangen door een ander origineel, in dit geval scans. De provinciale archiefinspectie vond het e-depot niet goed genoeg en weigerde de vergunning. En toen mocht de bestuursrechter het zeggen. Hij stelde de provincie in het gelijk.
Kern van zijn vonnis is dat er behalve een goed technisch systeem ook een visie moet zijn op hoe het technische systeem op de lange termijn onderhouden moet worden, en dat de organisatie erop moet worden ingericht. De rechter oordeelde dat deze organisatie in Amsterdam nog niet voldoende was. Ik kan dat niet beoordelen, maar zoals zo veel ICT gerelateerde onderwerpen is het dus voornamelijk een organisatorisch probleem en niet een technisch. Voor digitale duurzaamheid zijn nog best wat innovaties noodzakelijk (en misschien wel voortdurend innovaties noodzakelijk), maar deze kunnen alleen organisatorisch worden opgelost.
Ivo Zandhuis is deskundige op het gebied van automatisering en cultureel erfgoed en werkt sinds 2000 als onafhankelijk adviseur voor erfgoedinstellingen. Zie Ivo Zandhuis Onderzoek & Advies.