Uw nieuwe digitale factuur is vanaf nu beschikbaar op onze website

| AE 2343 | Informatiemaatschappij | 27 reacties

Een lezer vroeg me:

Steeds meer bedrijven werken met digitale facturen. Op zich prima, maar wat ik lastig vind is dat je ze niet gewoon per mail krijgt (als PDF-bestand) maar dat je op een of andere website moet inloggen en daar zelf de PDF moet downloaden. Met alle leveranciers en digitale facturen die beschikbaar zijn kun je daar een dagtaak aan hebben. En doe je dat niet snel genoeg, dan heb je kans dat de factuur alweer verdwenen is. Kan ik een bedrijf verplichten mij gewoon een PDF te mailen?

Dit lijkt me juridisch een kansloze zaak. Een bedrijf is vrij om te kiezen voor elektronisch factureren, mits ze maar vooraf instemming vragen aan de wederpartij. Die toestemming kan in de algemene voorwaarden worden bedongen (zolang die maar tijdig aangeboden zijn).

Het is daarbij ook vrije keuze van het bedrijf hoe hij de elektronische factuur wil uitreiken. De belastingdienst stelt wel eisen aan de inhoud maar niet aan de vorm. Een portaal waar je na inloggen facturen kunt downloaden, is dus op zich net zo goed als een e-mail met een bijlage in PDF formaat.

(Overigens: consumenten hoef je geen factuur uit te reiken, behalve bij consumenten in het buitenland. Dus een bedrijf is hoe dan ook niet verplicht consumenten een mail met PDF te sturen.)

Arnoud

Deel dit artikel

  1. Ligt de opmerking “consumenten hoef je geen factuur uit te reiken….een mail met PDF te sturen.” niet iets genuanceerder? Ik meen me te herinneren dat een bedrijf altijd gehoor moet geven aan de vraag om een gespecificeerde rekening?

    Check; snel even gezocht… consuwijzer zegt dit daar over: “Hebt u afgesproken dat u het gewerkte aantal uren en de gebruikte materialen betaalt? Dan hebt u recht op een gespecificeerde rekening.”

    Overigens met de toevoeging: “Hebt u van tevoren afgesproken dat u een vaste prijs betaalt? Dan hebt u geen recht op een gespecificeerde rekening”

    Volledige tekst en bron: http://www.consuwijzer.nl/Ikwiladviesover/Huisentuin/Werkzaamhedeninenomhethuis/Veelgesteldevragen/Hebikrechtopeengespecificeerde_rekening

  2. Het meest vervelende van die praktijken vind ik dat het van een push-notification naar een pull-notification gaat. Zoals de vraag steller als schrijft: nu moet je zelf actie ondernemen om je factuur te zien, terwijl je vroegah gewoon een bericht op deurmat kreeg. Met andere woorden: nu moet je er zelf om denken ipv dat zij dat voor je doen. Of te wel: ik ga hun werk doen. En dat vaak zonder dat de rekening minder word…

  3. Wellicht dat ze hiermee willen voorkomen dat ze data over een onbeveiligde verbinding moeten sturen.

    Gaat natuurlijk mank als ze die zelfde (potentieel onveilige) email gebruiken om het password te mailen om de pdf op te halen. Maar als je zelf je account gecreerd hebt en via https met je eigen password de pdf ophaalt dan is het veiliger.

    Of dit een risico is wat beheerst moet worden is een tweede. (Tenzij d vraagsteller zeer specifieke dames diensten gefactureerd krijgt šŸ˜‰

  4. (Overigens: consumenten hoef je geen factuur uit te reiken, behalve bij consumenten in het buitenland. Dus een bedrijf is hoe dan ook niet verplicht consumenten een mail met PDF te sturen.)

    Dat wil ik toch graag nuanceren aan de hand van letterlijke tekst bij de belastingdienst.

    Wie zijn verplicht te factureren?U maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die u levert aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn, stuurt u een factuur. Dit zijn bijvoorbeeld gemeenten, verenigingen en stichtingen.Als u aan particulieren levertU hoeft geen factuur te sturen aan particulieren, op 2 uitzonderingen na:* Als er sprake is van een afstandsverkoop. * Als u een nieuw vervoermiddel levert aan een particulier uit een ander EU-land.

    Kortom, ik hoef niet te factureren, tenzei: ik over internet verkoop.

    Wat betreft de consumenten in het buitenland, die hoeven alleen een factuur te krijgen als je ze een vervoersmiddel verkoopt.

    Dit weblog gaat voornamelijk over internet recht en aanverwante zaken, deze nuancering had ik toch wel terug verwacht in het artikel zelf. (of vergis ik mij nu ergens in?)

  5. Die toestemming kan in de algemene voorwaarden worden bedongen

    Op e-factureren.info (pdf-blz 16) lees ik :

    Hetzelfde geldt wanneer u in de algemene voorwaarden de voorwaarde opneemt dat de klant bij het accepteren van de voorwaarden ook akkoord gaat met het elektronisch ontvangen van facturen. Overleg kan veel misverstanden voorkomen. U kunt dan afspreken welk formaat de klant wenst te ontvangen of bijvoorbeeld afspreken of u een geavanceerde elektronische handtekening gebruikt of computers direct met elkaar laat communiceren. Zolang de eerste elektronische factuur niet is betaald, heeft u geen toestemming voor elektronisch factureren.

  6. De vraagsteller geeft aan dat “ben je niet snel genoeg, dan heb je kans dat de factuur alweer verdwenen is.

    Nu zal dat waarschijnlijk een maand of meer duren. Maar als je zegt: Het is daarbij ook vrije keuze van het bedrijf hoe hij de elektronische factuur wil uitreiken. Dan heb ik het idee dat het bedrijf daar ook best een week van kan maken, een werkdag, een uur. Hoe is die grens dan bepaald, of, is dat simpelweg besproken in de AV en doet marktwerking vervolgens het werk?

  7. Fiscaal: ??? je mag e-factureren als de klant daar maar mee instemt. ??? de instemming vormt een onderdeel van de administratie ??? instemming hoeft niet expliciet plaats te vinden; instemming kan ook impliciet plaatsvinden door een e-factuur te betalen. ??? andere vormen van instemming zijn: verwerken in algemene voorwaarden, verplicht onderdeel van het bestelproces, vermelden op een bestelformulier, vragen bij het afrekenen (vgl Office Centre) Zie ook de Checklist E-factureren

    Civiel ??? Een factuur speelt een cruciale rol in een incassozaak. Dat geldt ook voor een e-factuur ??? De eisen voor een e-factuur zijn fiscaal gezien lager dan de bewijskracht in een incassozaak ??? Zorg er voor dat je de e-factuur goed kunt aanleveren bij een incassozaak.

    Handelsrelatie: ??? Of de een de ander kan dwingen, heeft niet zoveel te maken met fiscale zaken, maar meer met de machtsverhoudingen tussen twee zakenrelaties. ??? Zo kan een ZZP-er een collega ZZP-ers of micro-MKB (<10 FTE) niet/nauwelijks dwingen een factuur in een bepaald formaat/kanaal te accepteren. ??? Ahold/Unilever/Overheid kunnen hun leveranciers wel afdwingen en doen dat ook. Dat geldt ook voor grote zorg-/verzekerings-/energie-/internet-/telefoon-/etceteramaatschappijen richting hun klanten.

  8. @lepelaar:

    Hoe is die grens dan bepaald, of, is dat simpelweg besproken in de AV en doet marktwerking vervolgens het werk?

    ??? Wij hebben nog niet gezien dat de bewaartermijn in de algemene voorwaarden staat vermeld ??? De lengte van de bewaartermijn is heel verschillend en vaak niet of onduidelijk gecommuniceerd: – Vodafone: 6 maanden – Internetbankieren: 16 maanden – Professionele dienstverlener: ergens tussen: zolang het contract duurt en tot en met 10 jaar

    Wij (Stichting Waarborg E-factureren) proberen daar wat in te stroomlijnen aan de hand van een zelfregulerings-initiatief in de ???e-factureren branche??? met het Keurmerk E-factureren.

    Tip: zorg ervoor dat je altijd de beschikking hebt/kunt hebben over je (e-)facturen.

  9. Tja, eerst het veiligheids-aspect: waar is de factuur beter beveiligd? Op de website van de verkoper of in de mailbox van de klant? En wat als de klant de factuur kwijt raakt of niet ontvangt? Dan moet de verkoper deze toch opnieuw kunnen toesturen. Maar op de site zelf zouden hackers dus toegang kunnen krijgen tot alle facturen. Maar goed, die data moet toch al ergens op de server aanwezig zijn en blijven, dus dat maakt weinig uit. Aanbieden als download via de site lijkt mij dus veiliger. Zeker over HTTPS in combinatie met een login-actie.

    Maar ik vraag mij af als dit in de algemene voorwaarden wordt bedongen, maar de klant is het daar mee oneens. Wat dan? Niet bij de webwinkel bestellen of duidelijk aangeven dat je met die voorwaarde niet accoord gaat.

    Overigens ontvang ik tegenwoordig van bol.com steeds facturen per email. Best irritant want ik bestelde laatst zo’n 15 films op DVD maar die konden ze niet allemaal tegelijkertijd leveren. Dus eerst een pakketje met 8 DVD’s erin en daarna steeds weer een envelop met nog 1 DVD erin. En per verzending dus ook een verzend-bevestigings-mailtje en een factuur-mailtje. Kortom, ik krijg nu best veel email van hen. šŸ™‚ Best irritant, eigenlijk. Nou ja, had 1 factuur minder dan verwacht. Ze konden 1 DVD niet meer leveren…

  10. @wim ten brink

    Informatiebeveiliging/Privacy

    Tja, eerst het veiligheids-aspect: waar is de factuur beter beveiligd? Op de website van de verkoper of in de mailbox van de klant? En wat als de klant de factuur kwijt raakt of niet ontvangt? Dan moet de verkoper deze toch opnieuw kunnen toesturen. Maar op de site zelf zouden hackers dus toegang kunnen krijgen tot alle facturen. Maar goed, die data moet toch al ergens op de server aanwezig zijn en blijven, dus dat maakt weinig uit. Aanbieden als download via de site lijkt mij dus veiliger. Zeker over HTTPS in combinatie met een login-actie.
    Goed punt. Naarmate er meer in de ‘cloud’ wordt gewerkt, staan steeds meer facturen online/bij de leverancier. Er zijn hele betrouwbare/verantwoordelijke leveranciers en er zijn er die dat een stuk minder zijn. Zorg er vooral voor dat je zelf beschikt/kunt beschikken over je facturen, rekeningen gedurende de wettelijke bewaarperiode. Dat eist de belastingdienst ook: je bent zelf verantwoordelijk voor je administratie (waaronder het archief van rekeningen/facturen). Je moet dat kunnen aanleveren (tot 5 jaar terug bij consumenten en 7 jaar bij ondernemingen).

    Maar ik vraag mij af als dit in de algemene voorwaarden wordt bedongen, maar de klant is het daar mee oneens. Wat dan? Niet bij de webwinkel bestellen of duidelijk aangeven dat je met die voorwaarde niet accoord gaat.

    Dan zal je naar een andere leverancier moeten gaan en moeten bedenken of het prijsverchil (daar draait het vaak om) het ten opzichte van de e-factuurpraktijk waard is om naar die andere leverancier te gaan.

  11. Steeds meer bedrijven werken met digitale facturen. Op zich prima, maar wat ik lastig vind is dat je ze niet gewoon per mail krijgt (als PDF-bestand) maar dat je op een of andere website moet inloggen en daar zelf de PDF moet downloaden. Met alle leveranciers en digitale facturen die beschikbaar zijn kun je daar een dagtaak aan hebben. En doe je dat niet snel genoeg, dan heb je kans dat de factuur alweer verdwenen is. Kan ik een bedrijf verplichten mij gewoon een PDF te mailen?

    Op basis hiervan heb ik een bericht achtergelaten, omdat wij dit met ons programma ondersteunen.

    Mijn excuses voor het ontstane van een misverstand.

    Groet Stefan

  12. @stefan

    Kan ik een bedrijf verplichten mij gewoon een PDF te mailen?

    Nee, het is in principe (de jure) de verzender die het formaat en kanaal bepaalt. Dat doet zij op basis van allerlei factoren als: – geleverde dienst – aard bedrijfsactiviteiten – type klant – klantgrootte – betalingsrisico – regio van de factuur – het een factuur is die nog betaald moet worden (betaalfactuur) of al betaald is (bewijsfactuur)

    Het is wel jammer dat we bij e-facturen deze nu ineens moeten ophalen, van verschillende plekken, terwijl de papieren altijd naar ons werd gebracht op 1 plek: de deurmat.

    Friso

  13. Beste Arnoud,

    Inderdaad is het lastig om te verpichten. Aan de andere kant is ook weer zo dat digitale factureren steeds vaker aan bod komt en dus in de toekomst ook normaal wordt. Je zou het dus wel naar je leveranciers kunnen communiceren dat je geen factureren meer per post wil ontvangen. Uiteindelijk wordt het dan ook voor iedereen makkelijker doordat je alles geautomatiseerd kan scheiden in je inbox. Je hoeft je dus geen zorgen te maken dat je facturen gaat verliezen.

    Groet Stefan Simbill

  14. Zonder naar de letter van de wet te kijken: hierboven heeft men het over “de verzender”. Ook de site van de belastingdienst heeft het erover dat degene die de factuur uitreikt deze “verstuurt”.

    Daar leid ik uit af dat ?f de leverancier ervoor moet zorgen dat de factuur ook daadwerkelijk bij mij terecht komt, ?f dat het begrip “bij mij” ook de locatie op de server van de leverancier inhoudt — dat die locatie dus mijn eigendom wordt (anders is het niet echt “bij mij”). In dat laatste geval mag ik neem ik aan eisen stellen aan uptime, bewaarduur enzovoort (net zoals ik eisen mag stellen aan een gehuurd kantoor of een gehuurde postbus).

  15. @branco collin

    hoe is dat ???vervelend???? Is de wet dan anders?

    In mijn beleving (en ik dacht ook te lezen dat dat jouw beleving was) is het voor de consument vervelend dat de wet niet voorschrijft dat bij e-factureren de alle facturen net als bij een papieren factuur (1) op 1 plek van de consument (2) wordt afgeleverd.

    En als dat zo is, waarom geef je dat dan niet aan?

    Mijn excuses, ik had een verkeerde indruk.

    Doordat de wet zoveel ruimte geeft mogen verzenders gebruik maken van de kanalen (HTTP, HTTPS, FTP, SFTP, SMTP, SOAP) en formaten (DOC, DOCX, XHTML, XLX, en ga zo maar door) die digitale communicatie te bieden hebben. En dat gebeurt dan ook, zodat die ene plek voor consumenten niet echt ontstaat. Qiy.nl probeert daar iets mee/aan te doen (heb er geen banden mee).

    De wet zelf heeft het trouwens over ???uitreiken???, maar ik heb nergens iets kunnen ontdekken over wat ???uitreiken??? betekent volgens juristen.

    De belastingdienst zegt daar wel wat over, maar dat staat geloof ik niet meer op hun website. Er zijn geen specifieke voorwaarden omschreven. Een paar voorbeelden:

    Wel uitreiken: – mail met daarin de factuur als (X)HTML in de body (KPN) – mail met daarin de factuur als -PDF- bijlage (PC Extreme) – mail met daarin hyperlink naar de betreffende ‘mijn portal’ – nota in je Internetbankieren omgeving

    Niet uitreiken: – mensen verplichten in te loggen met op externe omgeving met steeds wisselende wachtwoorden en gebruikersnamen

    Overigens heeft de uitreikingsverplichting richting consumenten vooral een handelsrechtelijke functie (betaalfunctie, bewijsfunctie) en heeft de uitreikingsverplichting richting ondernemingen aanvullend (en eigenlijk: op de eerste plaats) een fiscale functie: voldoen aan administratievoorwaarden conform Wet Omzet Belasting en Algemene Wet inzake Rijksbelastingen.

    Groet,

    Friso Factuurwijzer.nl

  16. Als zelfstandige ondernemer en consument vind ik het bijzonder raar en vervelend dat de leverancier zoveel vrijheid heeft bij e-factureren. Indien electronisch uitreiken ook het plaatsen op een portaal van de leverancier is ( of factuur dienstverlener) en ik zelf maar de moeite moet doen om hem op te halen zou het dus ook ok zijn als we de papieren facturen zelf moeten ophalen bij de leverancier? Ik heb daar dan geen zin in en vraag TNT post om hem te bezorgen (als afnemer betaal ik de nu de verzendkosten).

    Indien een leverancier kiest om een e-platform te gebruiken voor de facturen dan zou het fiscale bewaarregime verplicht horen te zijn. Voor bankrekeningen zou dit m.i. ook horen te gelden ( 7 jaar toegang i.p.v. 1 jaar). Daarnaast zou het verplicht horen te zijn dat er eenvoudig een (digitale) kopie kan worden gemaakt door de afnemer voor zijn eigen administratie.

    Logisch zou zijn dat uitreiken betekent versturen naar een door de afnemer bepaald adres, op papier of digitaal. De leverancier kan de afnemer motiveren in de kanaalvoorkeur met het bieden van voordeel ( korting, extra diensten). Een eerder gemaakte opmerking hierboven, uitreiking is overdracht van eigendom, zou betekenen dat de ontvanger baas wordt van de data en dus bepaald wanneer de delete knop wordt gebruikt. Door het gebruik van een e- platform kiest de leverancier m.i. bewust om de bewaarverantwoordelijkheid over nemen van de afnemer.

    • Is daar iemand aan het spammen? Overigens zie ik verwijzingen naar Webspire en Mendix in de screenshots, wat suggereert dat de software niet zelf is ontwikkeld. (Niet geheel, in ieder geval.) Als ik verder kijk zie ik ook duidelijk elementen uit WordPress en dan ga ik mij echt zorgen maken omdat ik dan wel wil weten wie deze verzamelbak van componenten nu precies aan het onderhouden is. Ik zou dus adviseren om deze software juist niet te gebruiken omdat onduidelijk is hoeveel kwetsbaarheden de code heeft. En dan heb ik nog niet eens gekeken naar de algemene voorwaarden of de locatie van de webserver die deze gegevens beheert. Want als deze server ergens in ds USA staat dan heeft de NSA er meteen toegang toe. Leuk is wel dat er mobiele apps voor Android en IOS worden ontwikkeld maar Windows gewoon weer wordt vergeten. Een Windows App zou ik zeker aanraden als extra. Verder via RobTex en RobTex even verder gekeken. De site staat op een gedeelde host dus de veiligheid ervan is niet te garanderen. Hoe veilig de site zelf ook is, een lek in een der andere sites op dezelfde host kan alsnog de beveiliging schaden. Ten slotte lijkt de site erg nieuw te zijn. Volgens mij ontwikkeld in 2013 en sinds korte tijd opengesteld voor consumenten. En ik wil niet zeggen dat het er slecht uit ziet. Ik zie alleen een aantal waarschuwings-lampjes knipperen als ik er eens kritisch naar kijk. Het is niet iets waar ik mijn financiele administratie mee zou willen beheren. Sorry.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS