Mag je per e-mail stemmen op de algemene ledenvergadering?

| AE 7329 | Privacy | 20 reacties

stemmen-stem-vergadering-besluitEen lezer vroeg me:

Bij onze vereniging hebben we altijd een erg lage opkomst bij de algemene ledenvergadering, waardoor we niet altijd kunnen stemmen over belangrijke zaken. Nu stelt een aantal leden voor dat ze hun stem per mail opsturen. Maar mag dat eigenlijk van het verenigingsrecht?

Hoofdregel bij algemene ledenvergaderingen is dat je om te mogen stemmen bij de vergadering moet zijn. Maar de wet, art. 2:38 BW om precies te zijn, bevat een aantal uitzonderingen die elektronisch aanwezig zijn en elektronisch stemmen regelen.

Allereerst heb je als afwezig lid de optie om een ander lid te machtigen. Wil je iemand machtigen, dan moet dat schriftelijk (lid 4) maar dat geschrift mag ook elektronisch zijn (lid 5). Wel moet je in beide gevallen kunnen nagaan dat het echt het lid was dat de machtiging afgaf natuurlijk. In de praktijk betekent dit dat het e-mailadres van het lid al bekend moet zijn bij het bestuur, als iemand met een nieuw mailadres een machtiging geeft dan moet daar even over nagebeld worden.

Op afstand stemmen is ook mogelijk van de wet. Dit moet alleen (lid 6) wel in de statuten staan, en ik gok zomaar dat slechts weinig verenigingen dit als optie hebben opgenomen. Plus, je moet dan zorgen dat de leden op afstand de discussie hebben kunnen volgen, en dat je als vereniging dan ook wéét welke leden er op afstand meedoen. Kort gezegd: zet Skype aan op een groot scherm, met webcam op de vergadering gericht en laat de leden hun webcam ook aanzetten. Dit moet in de statuten geregeld zijn, inclusief de optie of iemand mee mag praten of alleen mag luisteren als hij op afstand meedoet.

Specifiek voor stemmen over bepaalde onderwerpen is er (gelukkig) een iets makkelijker optie. De wet (lid 8) bepaalt dat mensen vooraf (maar niet eerder dan 30 dagen voor de ALV) mogen stemmen via e-mail of andere elektronische media. Ook dit moet in de statuten zijn vastgelegd, bovendien moet in de oproep voor de vergadering gemeld zijn dát men gaat werken met elektronisch stemmen.

Meelezende verenigingsleden: hebben jullie dit in je statuten? En zo niet, hoe gaat elektronisch stemmen of op afstand meevergaderen bij jullie?

Arnoud

Deel dit artikel

  1. De vereniging van eigenaren waar ik in zit lost het probleem wat anders op. De ‘eerste vergadering’ is altijd op een onmogelijke tijd, ergens door de weeks om 4:30 ’s nachts. Dan concludeert het bestuur dat er niemand is komen opdagen, en vervolgens mag op de volgende vergadering wél worden gestemd over de onderwerpen die de week ervoor om 4:30 op de agenda stonden. Ook al is er niet het benodigde quorum aanwezig. Hoewel ik een stuk blijer zou worden van het bijwonen op afstand…

  2. De statuten van onze buurtvereniging zijn 2 jaar geleden vernieuwd, en daar zit géén clausule meer in voor stemmen met een absolute meerderheid. Blijkbaar is dat niet verplicht? Meerderheid van stemmen van de aanwezigen is voldoende. Daardoor konden we ook in slechts 1 vergadering met (buiten het bestuur) slechts 3 aanwezigen, unaniem stemmen voor opheffing. Ik zou me daar zelfs nog wat voor gaan regelen dat afwezigen inspraak krijgen zeg… Ze nemen niet eens de moeite om af te melden…

  3. Bij onze vereniging werken we wel met machtigingen en als mensen die per mail willen sturen maakt dat niet zoveel uit. Op dit moment zijn er meer mensen die niks laten horen dan digitale machtigingen.

    @Bart: Ik moet er niet aan denken om als bestuurslid om 4:30 op te moeten staan 🙂 Hoe doe je dat met de huur van een ruimte? Koffie? Gebak? Ze zullen je als bestuur niet wegstemmen waarschijnlijk, maar ik weet niet of het er op die manier veel gezelliger op wordt binnen een vereniging.

    @Con: Volgens mij moet voor het aannemen van de begroting en goedkeuren van de jaarrekening 2/3 (tweederde) van de leden aanwezig zijn. Ik weet even niet zeker of dat uit onze statuten komt of uit de wet, maar volgens mij is het het laatste.

  4. Onze ALV’s worden altijd in de hal in het complex zelf georganiseerd. Dat elimineert het excuus ‘te ver reizen’, en verhoogt, enigszins, de opkomst. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om nog even snel bij de leden langs de deur te gaan als blijkt dat de opkomst te laag is. Op die manier hebben we al diverse vergaderingen ‘gered’, en het minimaal vereiste aantal stemmen/machtigingen bij elkaar gesprokkeld.

    Het valt me wel op dat met name de ‘wegblijvers’ de grootste ‘zeurders’ zijn over het beleid en enige uitgaven. En die mensen willen zelfs geen machtiging afgeven, ook al is ’t heel goed mogelijk om een “Nee”-stem aan de gemachtigde mee te geven. Ik heb nog niemand kunnen overtuigen dat ook die stemmen zeer belangrijk zijn. Tot nog toe konden we altijd in de notulen vermelden dat de motie ‘unaniem door de Vergadering’ aangenomen is. Vertekend beeld, maar ach. Doel bereikt.

  5. De oplossing lijkt mij niet zo moeilijk en hoeft niet per email. Er is volgens mij genoeg software beschikbaar waarmee verenigingen een systeem kunnen opzetten waarop de leden kunnen inloggen en kunnen stemmen op allerlei zaken. Het stemmen kan dan vervolgens een week van tevoren worden aangekondigd en de leden die op de site nog niet hebben gestemd kunnen dat dan alsnog doen tijdens de ledenvergadering. De software kan namelijk apart bijhouden wie er al gestemd hebben.

  6. Ik zit nu niet meer in een VvE maar dit lijkt we allemaal wat gekunsteld. Men kan anderen machtigen om namens hen te stemmen, is en dan nog niet genoeg aan stemmen aanwezig, dan zal je in een tweede vergadering moeten stemmen. Over het algemeen is bij een tweede vergadering geen quorum nodig en zo voorts. Dit ligt allemaal vast en is prima geregeld.

    De oplossing met de eerste onmogelijke vergadering lijkt me wel aan te vechten bij de rechter trouwens. Is een soort misbruik van de regels en lijkt me niet redelijk als men op deze wijze het “regelt”. wij hebben ook wel eens te weinig stemmen gehad, nou dan was de 2e vergadering inderdaad in de hal beneden en werd er op dat moment gewoon alsnog gestemd.

  7. Ongeclausuleerde machtiging Een belangrijk punt dat bij het verlenen van een machtiging nog wel eens over het hoofd wordt gezien, is dat je daarmee de gemachtigde de bevoegdheid geeft om alles te doen wat je zelf had mogen doen als je in de vergadering aanwezig was geweest. Wat dus niet kan is een machtiging waarbij je zegt ‘ik machtig (persoon x uit) het bestuur om op punt 2 van de vergadering tegen te stemmen’. Althans, voor zover ik dat op basis van ons (model)reglement heb kunnen beoordelen, dient een machtiging in beginsel ongeclausuleerd te zijn. Ergens ook wel logisch, want wie moet anders gaan controleren of aan alle voorbehouden is voldaan?

    Je kan natuurlijk wel (proberen) afspraken te maken met degene die je machtigt, maar wanneer die persoon die voorwaarden niet nakomt, is daarmee m.i. de machtiging niet zonder meer ongeldig,

    Stemmen op afstand Ongeclausuleerd machtigen is wat mij betreft overigens ook een gezonde situatie. Een belangrijk doel van een vergadering is immers om gezamenlijk de voors en tegens van bepaalde besluiten af te wegen. Wanneer je zou aanvaarden dat mensen op afstand en na uitsluitend de agenda te hebben gelezen al een stem uitbrengen, dan zijn gewogen beslissingen eigenlijk niet meer mogelijk. Of je wordt daarmee gedwongen om alles vooraf uit te werken. Punt is wel dat dan ook meteen de penvoerder de macht heeft.

    Kortom, stemmen op afstand is lang niet altijd een uitkomst, en wat mij betreft is het in sommige gevallen goed dat de statuten die mogelijkheid niet kennen. Uiteindelijk zal dat natuurlijk ook wel weer per vereniging verschillen. In een relatief kleine VvE wil je gewoon de mensen aanwezig hebben. Maar in een VvE van 1500 appartementen waar de woningstichting toch de facto de macht heeft ligt dat misschien wel anders.

    Quorum Voor wat betreft de omweg van het uitschrijven van de vergadering om 4u30, vraag ik mij af of dit niet wat omslachtig is. Ik zou dan eerder de geëigende weg volgen, en een ‘gewone’ vergadering uitschrijven. Met de dan opgekomen leden bespreek je de te nemen besluiten. Vanwege niet halen van je quorum zul je dan wel een tweede vergadering moeten uitschrijven om die besluiten daadwerkelijk te nemen, maar dat kan alsdan in vijf minuten. Immers, hoe waarschijnlijk is het dat iemand die de eerste keer de moeite niet nam, de tweede keer wel komt opdagen?

    • Bij mijn weten kan een machtiging best geclausuleerd zijn, maar het is mogelijk om te zeggen dat je alleen ongeclausuleerde machtigingen wilt. Specifiek “ik machtig X om in mijn naam tegen te stemmen op voorstel 2” is wettelijk gezien rechtsgeldig.

      Natuurlijk kun je moeilijke voorbehouden tegenkomen (“x mag voor stemmen als het amendement-Jansen wordt verworpen ténzij de heer De Vries bezwaar maakt of de vergadering tot na 19:30 doorloopt”) maar als iets onbegrijpelijk is, dan is het niet rechtsgeldig. Bovendien kun je als gemachtigde altijd zeggen “sorry, dít ga ik niet indienen”.

      Het argument van niet geclausuleerd machtigen vind ik wel een goeie, maar soms is het wél nuttig om geclausuleerd te machtigen: er is een bestuur voorgesteld, ik vind dat prima, dus Wim stem jij even namens mij vóór? Ik wil alleen niet dat WIm ook over de andere dingen uit de ALV in mijn naam spreekt, dus ik beperk dan de machtiging. Ook in het geval ineens Hans wegvalt uit het voorgestelde bestuur en Petra hem vervangt, wil ik niet meer dat Wim namens mij stemt.

  8. Als er weinig leden komen op ALV’s, moet je het quorum afschaffen als het even kan. De wet schrijft niet voor dat er een quorum moet zijn (dus een minimum aantal leden op de vergadering om besluiten te kunnen nemen). Een quorum staat dus in de statuten en kan worden geschrapt met een statutenwijziging.

  9. Onze Statuten geven niet aan dat een lid maar een beperkt aantal machtigingen kan hebben. Dit heeft soms tot gevolg dat één lid 15 machtigingen heeft. Bij een opkomst van 35 mensen in the flesh lijkt dat een onevenredige macht te geven aan de gemachtigde. Aan de andere kant kan deze het ook niet helpen dat de rest (40 leden) te beroerd is om te verschijnen of anderen te machtigen. Maar de vraag is eigenlijk: is er een wettelijk kader om in de Statuten een beperking hiervoor op te nemen? Ik ben benieuwd naar de reacties

    • Je bent vrij om in je statuten te regelen óf en zo ja hoe mensen elkaar mogen machtigen. Art. 2:38 lid 4 BW bepaalt dat mensen elkaar onbeperkt mogen machtigen “tenzij de statuten anders bepalen”. Een maximum van 2 machtigingen per gemachtigde is een vrij gebruikelijke beperking, het verbaast me eigenlijk dat dat niet al in jullie statuten staat. Maar machtigingen afschaffen of 5 machtigingen of wat je maar wil: wettelijk is het jullie keuze.

  10. Arnoud, begrijp ik het goed dat electronisch stemmen onder bepaalde voorwaarden wel kan, maar dat het altijd gekoppeld moet zijn aan een ALV waar mensen komen opdagen? Stel dat een vereniging de kosten voor de huur van een locatie wil uitsparen, kan het er dan voor kiezen om de besluitvorming digitaal te laten plaatsvinden in plaats van bij vergadering? In het algemeen niet denk ik: het gaat niet alleen om het kunnen stemmen maar ook om discussie… Dit zie ik vooral niet gebeuren in gevallen dat er veel op agenda staat zoals jaarplan en begroting goedkeuren, nieuw bestuursleden kiezen en reglementen aanpassen. Maar wat in het geval dat er slechts 1 onderwerp op agenda staat, te weten verkiezing nieuwe voorzitter?

    En een tweede vraag: wanneer is een onderwerp specifiek en kan er dus gebruik worden gemaakt van de optie om tot 30 dagen van tevoren digitaal stem uit te brengen, en wanneer is een onderwerp dat niet, en moeten leden wachten met het uitbrengen van hun stem tot het moment van de vergadering (waar ze dus moeten kunnen meekijken etc)?

    Ik ben benieuwd! Dank je alvast!

    • De wet zegt nergens hoe de ALV zelf moet worden georganiseerd. Dat is ook logisch want toen die wetsartikelen werden geschreven, bestond elektronisch vergaderen eigenlijk niet. Ik twijfel dus of het kan, een zuiver elektronische ALV. Daar staat tegenover dat de wet het ook nergens verbiedt. Wel lijkt het me dat dit expliciet in de statuten moet staan dat men zo vergadert. Art. 2:27 lid 4 sub d BW bepaalt immers dat de statuten de “wijze van bijeenroeping van de algemene vergadering” moeten bepalen, en de wijze van houden van de ALV lijkt me daarmee toch minstens op één lijn mee te liggen.

  11. Kan een vereniging in het huishoudelijk reglement laten opnemen dat machtigingen om te stemmen (statutair geregeld) 24 uur voor aanvang van de ledenvergadering per post/email moeten worden toegezonden aan het bestuur? Dit om chaotische toestanden en te late aanvangstijd van de vergadering te voorkomen indien leden massaal pas machtigingen (max 2) inleveren bij het tekenen van de presentielijst kort voor aanvang van de ledenvergadering.

Laat een reactie achter

Handige HTML: <a href=""> voor hyperlinks, <blockquote> om te citeren en <em> en <strong> voor italics en vet.

(verplicht)

Volg de reacties per RSS